Программно-техническое обеспечение различных этапов управления.

3.1.1 Понятие управления. Структура управленческого процесса

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому здесь под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

- сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;

- анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

- выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

- передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

- выявление функций управления;

- установление рационального количества уровней управления;

- распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

- определение профессионального и численного состава кадров;

- разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид управленческой деятельности. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функций управления:

- планирование;

- календарно-плановое руководство;

- оперативное управление;

- контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

- определение целей и задач;

- разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

- определение необходимых ресурсов:

- доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование — это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

- формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

- слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

- анализ и оценка изменений в условиях в ходе выполнения плана;

- разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

- непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

- сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

- анализ и прогнозирование развития ситуации;

- принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

- разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

- оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив, развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования. •

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему. Понятие “проблема” означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Процесс принятия решений состоит из следующих действий.

1. Формулируется Цель.

2. Составляется как можно более полный список альтернатив.

3. Рассматривается как можно более полный перечень факторов, которые могут оказать влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные мощности, человеческий фактор и т.д.).

4. Список рассматриваемых факторов используется для уменьшения числа альтернатив, при этом обращается внимание на причину исключения каждой.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает последовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые этапы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений ложится на руководителей различных уровней.

3.1.2 Программно-техническое обеспечение процесса управления

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках данного курса рассматривается информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключение дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации;

- постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно - планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

- доведение данных решений до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим, планирование и календарно-плановое руководство.