Информационно-справочные документы

АПРОБАЦИЯ

Министерство образования и науки Российской Федерации

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

СОЗДАНИЕ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационные технологии в экономике»

для студентов специальности 080502.65

очной, очно-заочной, заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цели:

- знать правила (требования) оформления автобиографии, заявления, доверенности и т.д.

- уметь анализировать (корректировать) деловые бумаги, составлять их самостоятельно.

В повседневной жизни нередко приходится сталкиваться с деловыми письмами: написать заявление, автобиографию при поступлении в учебное заведение, на работу, объяснительную записку, если пропустил занятие, опоздал на урок, ушел раньше с работы и т. д. Часто в таких бумагах допускают ошибки, а подчас не знают, каким образом они оформляются. А ведь правильно составленное, без ошибок написанное резюме сразу вызывает у работодателя уважение и внимание к человеку, ищущему место службы.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Личные документы

- Заявление

- Доверенность

- Автобиография

- Жалоба. Основные положения

- Жалоба. Структура текста

- Резюме

- Служебная характеристика

Административно-организационные документы

- Положение, правило, инструкция

- Правила составления и оформления должностных инструкций

- Контракт, договор: виды договоров, основные составляющие договора

- Оформление договора

· Преамбула

· Предмет договора. Условия договора

· Срок действия договора. Реквизиты сторон

· Приложения. Подписи сторон

- Дополнительные материалы к договору

- Трудовой договор

Распорядительные документы

- Виды распорядительных документов

- Приказ. Общие правила оформления

- Приказ. Заголовок и текст

- Выписка из приказа

- Распоряжение

- Указание

Информационно-справочные документы

- Виды информационно-справочных документов

- Справка

- Докладная записка

- Объяснительная записка

- Служебная записка

- Акт

- Протокол. Особенности оформления

5. Деловые письма. Классификация

Заявление. При приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске работники составляют заявление на имя директора компании, в котором излагают просьбу о зачислении на работу, переводе, увольнении либо предоставления отпуска, указывая свою должность. Составляется заявление в произвольной форме, пишется от руки, оформляется заявление на листе формата А4.

Для написания заявления, нужно использовать следующую типовую структуру:

- адресат (кому адресовано заявление);

- заявитель (кто составляет заявление);

- наименование вида документа (Заявление);

- текст заявления;

- подпись составителя;

- дата составления заявления.

Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий: получить заработную плату, какой-то документ, предмет, право подписывать документы и прочее. Доверенность предоставляет указанному в ней лицу конкретные права и обязанности, например, право совершать сделки от имени и в интересах автора доверенности, обязанность совершать эти сделки в пределах полномочий, указанных в доверенности, не злоупотреблять полномочиями, не совершать сделки от имени автора документа в личных интересах.

Составляется доверенность в произвольной форме. При написании доверенности обязательно указывать следующие реквизиты:

- наименование документа (Доверенность);

- личные данные доверителя (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- личные данные доверенного лица (кто предоставляет права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- текст доверенности;

- дата составления доверенности;

- подпись доверителя.

Оформление доверенности желательно осуществлять на фирменном бланке организации.

Доверенность имеет юридическую силу в случае удостоверении подписи доверителя нотариусом.

Автобиография – это документ личного характера, который создается человеком самостоятельно.

Особых четких требований и правил к документу не существует, поэтому сочинять автобиографию можно в произвольной форме. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа.

Писать автобиографию желательно от руки на листе бумаги форматом А4, можно оформить автобиографию на специальном бланке, на ПК. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности, чтобы можно было составить четкую картину о жизненном пути, трудовой и общественно–политической деятельности автора. Несмотря на произвольную форму и отсутствие жестких требований к написанию автобиографии, некоторые реквизиты и сведения должны присутствовать в ней обязательно:

- название документа

- фамилия, имя, отчество автора;

- дата и место рождения;

- образование (место и период учебы, присвоенная квалификация и специальность);

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и занимаемая должность;

- награды, грамоты;

- семейное положение;

- сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы/учебы и адрес проживания);

- дата составления автобиографии;

- личная подпись.

Резюме (от франц. resume - излагать вкратце) - краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления.

1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).

2. Домашний адрес.

3. Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например, номер факса, E-mail, ICQ и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу.

4. Дата и место рождения.

5. Гражданство.

6. Семейное положение, наличие детей, их возраст.

7. Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.

8. Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.

9. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.

При описании места работы следут указывать полностью наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности, например: Фирма " ПЛЮС" (Россия, г. Волхов), розничная торговля продовольствием и ТНП.

Часто рекомендуется указывать не только занимаемую должность, но и конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад.

10. Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе.

Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это могут быть два варианта: на русском и иностранном языке.

Резюме желательно представлять в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо оговоренных случаев. Не следует увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом - не более чем на двух.

Не рекомендуется указывать свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор.

Резюме подписывается с обязательным указанием даты.

Объяснительная записка – один из видов деловой переписки внутри компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Оформление объяснительной записки осуществляется согласно основных требований к составлению деловых писем и состоит из:

- реквизитов получателя (с указанием человека, кому адресована записка);

- наименования документа (Объяснительная записка);

- даты создания, номера документа;

- заголовка к тексту («О …», «Касательно …»);

- сам текст пояснения.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета. Если составлена расписка правильно, ее можно использовать в случае необходимости при судебном разбирательстве.

Четких требований к оформлению расписки не существует, она пишется в произвольной форме. Но некоторые реквизиты должны присутствовать в ней обязательно:

- наименование документа (Расписка);

- основные сведения об авторе расписки (фамилия, имя, отчество, дата рождения – по желанию, паспортные данные - серия, номер, кем и когда выдан, адрес проживания, контактные телефоны – по желанию);

- текст (сли в расписке указывается сумма денег, писать ее необходимо сначала цифрами, затем в скобках прописью. В тексте расписки можно указать дату возврата займа);

- дата составления (с левой стороны под текстом расписки);

- подпись (с правой стороны под текстом расписки).

Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если Вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо пригласить несколько посторонних людей – свидетелей, в присутствии которых и осуществляйте сделку, чтобы в случае необходимости они могли подтвердить факт передачи денег или какого-то предмета в суде. В данном случае свидетели под датой и подписью автора расписки указывают свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания и ставят личную подпись.

Деловое письмо. Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Как же правильно составлять и оформлять деловое письмо?

Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Деловое письмо обычно печатается на фирменном бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

При составлении делового письма следует придерживаться следующих принципов:

1. Краткость – сестра таланта. Будьте четкими и конкретными, выражайте свои мысли лаконично.

2. Простота. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.

3. Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры, отдельные мысли и логические части разделяйте абзацами.

Перед отправкой делового письма обязательно еще раз прочитайте его и проверьте на отсутствие грамматических ошибок. Ведь деловое письмо должно производить хорошее впечатление.

Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих чрезвычайную ее популярность как средства координации действий подразделений внутри организации. Служебная записка сохраняется в письменном виде и ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передачи сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Служебная записка может иметь информационный (выдача инструкций, сопровождение другого сообщения, объявление, извещение и т. п.), инициативный (запрос информации, извещение) или отчетный характер. Записка может содержать также предложение или просьбу.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4. Структура служебной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (служебная записка), дата документа, и собственно текст.

Текст служебной записки по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма. В тексте, как правило, выделяют три части.

В первой приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления служебной записки.

Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения.

В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т. п.

Подробнее о деловом письме, языке, особенностях стиля можно прочитать в разделах " Язык делового общения" и " Деловые письма".

Подписывает служебную записку руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. В качестве работодателя может выступать собственник средств производства или уполномоченное им лицо - руководитель предприятия (учреждения, организации). Трудовой договор заключается только в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя в соответствии с уставом учреждения (организации); сведения о документах, удостоверяющих личность работника; идентификационный номер налогоплательщика (работодателя); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Рекомендациями по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 14 августа 2008 г.) обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в конкретном филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении работодателя (учреждения), расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретного вида поручаемой работнику работы). В случае, если работнику поручается конкретный вид работы, квалификационные требования по которой не содержат квалификационные справочники, вид поручаемой работы рекомендуется оговаривать в трудовом договоре.

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- условия оплаты труда (размер должностного оклада, ставки заработной платы работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, включая выплаты компенсационного и стимулирующего характера);

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (например, особенности установления учебной нагрузки преподавателей образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования, исчисления заработной платы учителей и преподавателей других типов образовательных учреждений с учетом установленного объема учебной нагрузки и др.).

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. При заключении трудового договора рекомендуется утверждение работодателем должностной инструкции работника, которую рекомендуется предоставлять работнику для ознакомления под расписку.

Примерная форма трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и дополнительного соглашения к трудовому договору с работником федерального бюджетного учреждения об изменении условий оплаты труда приведена в разделе " Примеры и образцы документов".

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок или на конечный срок продолжительностью не более пяти лет (срочный договор). Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения в связи с характером предстоящей работы или условиями ее выполнения не могут быть установлены на неопределенный срок. В соответствии с Трудовым Кодексом РФ такие договоры заключаются:

- для замены временно отсутствующего работника, на время выполнения временных или сезонных работ;

- для проведения срочных работ по предотвращению или для устранения последствий несчастных случаев, аварий, катастроф и других чрезвычайных обстоятельств;

- с лицами, поступающими на работу в организации - субъекты малого предпринимательства с численностью до 40 работников (в организациях розничной торговли и бытового обслуживания - до 25 работников), а также к работодателям - физическим лицам;

- с лицами, направляемыми на работу за границу;

- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы);

- с лицами, работающими в данной организации по совместительству;

- с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и т. п.;

- с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности и т. п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Как правило, цель докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст докладной записки четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Например, инициативными докладными записками информируют руководителя о ходе выполнения работ.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога " о" (" об").

Оформление докладных записок зависит от адресата.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Допускается рукописный способ оформления. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения формата А4 и подписывается руководителем учреждения.