Добавление сумм, счетчиков и итогов в отчет

Access позволяет добавлять в отчет суммы, счетчики и итоги. Предположим, в конец отчета нужно добавить сумму объемов заказов. Для этого в примечан ии отчета нужно создать вычисляемый элемент управления. Источником данных вычисляемого элемента управления является выражение, а не поле. При открытии отчета с вычисляемым элементом управления Access вычисляет его значение на основе текущих данных. Например, чтобы напечатать на отчете текущую дату, в текстовое поле вводится выражение =Date(). Date — это встроенная функция, которая возвращает текущую дату по показаниям системных часов компьютера. При запуске отчета рассчитывается значение выражения в вычисляемом элементе управления, Date(), и текущая дата отображается в элементе управления отчета.

Использование функции «Sum»

Чтобы вычислить сумму объемов заказов по всему отчету, поместите в примечании отчета текстовое поле и присвойте свойству ControlSource текстового поля следующее выражение:

=Sum([QuantityOrdered])

Функция Sum вычисляет итог по набору значений источника записей — в данном случае, столбца «Объем заказов». Sum — статистическая функция Access, которая позволяет вычислять итоговые значения.

Большинство итоговых значений представляют собой сумму по группе записей или по всем записям. При вычислении суммы важно то, в каком разделе отчета размещается вычисляемый элемент управления, содержащий выражение суммирования. Access определяет способ подсчета суммы на основании места размещения элемента управления, то есть на основании того, в каком разделе он находится.

Например, чтобы вычислить итог по одной записи, в области сведений создается вычисляемое текстовое поле. В качестве примера можно взять расчет налога с продаж. Чтобы рассчитать итог по группе записей, например по каждому продукту в сгруппированном по продуктам отчете, вычисляемое текстовое поле создается в заголовке или примечании группы. Чтобы распечатать общий итог по всему отчету, вычисляемое текстовое поле создается в заголовке или примечании отчета.

Обратите внимание: если итоги будут подводиться в вычисляемом элементе управления, необходимо повторить выражение, записанное в вычисляемом элементе управления, в функции Sum. Например, если в вычисляемом элементе управления«Налог»записано выражение

=[Цена за единицу]*0, 085,

чтобы рассчитать итог по значениям элемента управления «Налог», нужно записать

=Sum([UnitPrice]*0, 085),

а не

=Sum(Tax)

Иногда необходимо подсчитать не только сумму, но также и количество элементов. Например, в дополнение к отдельным суммам выручки может понадобиться вывести число заказов на конкретный продукт. Чтобы подсчитать заказы, можно воспользоваться функцией Count. Accessзапрашивает базу данных на языкеSQL, а функция Count является одной изстатистических функций SQL, с помощью которой можно производить вычисления по столбцам.

Использование функции «Count»

Пусть в отчет «Выручка по продуктам» нужно добавить счетчик количества заказов. Чтобы подсчитать число заказов, создается текстовое поле, а свойству ControlSource задается выражение, которое выглядит следующим образом:

=Count(*)

Звездочка означает, что Access будет проводить подсчет п о всем строкам области сведений, но результат будет зависеть от того, где будет размещено текстовое поле. Как и при подсчете суммы, способ работы счетчика в Access зависит от того, в каком разделе отчета будет находиться текстовое поле. Если разместить текстовое поле в заголовке или примечании группы, счетчик обработает только строки этой группы. Если текстовое поле будет находиться в заголовке или примечании отчета, счетчик обработает строки по всему отчету. На следующей диаграмме выражение «Count(*)» отображается в поле свойства ControlSource текстового поля, а итог, полученный по результатам работы функции Count, — в примечании отчета.