Тема Управление коммуникациями

Среди менеджеров проектов есть общее мнение, что умение управлять коммуникациями является важным из профессиональных навыков, которые должен иметь менеджер проекта. Это умение считается более важные, чем организационные навыки, навыки по

построению команды, а также технические навыки

По оценкам американского института PMI до 90% времени руководители тратят на коммуникации в проекте

Управление коммуникациями в проекте -это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения и получения информации проекта

1. Планирование управления коммуникациями - определение информационных и коммуникационных нужд заинтересованных лиц

2. Управление коммуникациями проекта - процесс сбора информации проекта для создания связи, распределения, хранения, поиска и размещения в соответствии с планом управления коммуникациями

3. Контроль над коммуникациями - процесс мониторинга и контроля коммуникаций на протяжении всего проекта для обеспечения информационных потребностей заинтересованных сторон проекта

В процессе «Планирование управления коммуникациями» определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта

Определяются следующие:

-Кому и какая информация нужна

-Когда эта информация необходима

-Каким образом информация будет предоставляться

Во многих проектах основная часть планирования коммуникациями выполняется на самых ранних стадиях проекта

Результаты этих процессов должны пересматриваться по ходу исполнения проекта

*Следует проанализировать информационные потребности участников проекта и предавать только ту информацию, которая способствует успеху проекта

*Следует учитывать потребности как непосредственно задействованных в проекте сторон, так и заинтересованных сторон, не связанных непосредственно с деятельностью по проекту (например, местные жители)

Для определения требований к коммуникациям необходимы данные:

-Организационная структура и распределение ответственности

-Подразделения, вовлеченные в проект

-Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения

-Информация об участниках проекта

-Информационные потребности участников проекта

Методы передачи могут существенно различаться:

-Краткие обсуждения

-Полноценные совещания

-Письменные материалы

-Электронная почта

-Общие базы данных, доступные через Интернет

Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации, включают в себя:

1. Срочность получения информации - зависит ли успех проекта от того, что информация о проекте непрерывно обновляется и доступна в произвольный момент времени, или достаточно регулярно выпускать печатные отчеты о проекта

2. Возможности технологии - подходят ли имеющиеся информационные системы или необходима модернизация

3. Готовность участников - соответствует ли предложенная система опыту и знаниям участников проекта или требуется интенсивное обучение

4. Окружение проекта - предполагается живое или виртуальное общение

В результате планирования управления коммуникациями формируется план управления коммуникациями, который может быть самостоятельным документом или частью общего плана управления проектом

План управления коммуникациями включает в себя:

-Структуру распределения информации

-Требования к формату, содержанию и степени детализации информации

-Технологии, используемые для передачи информации

-Лица, ответственные за распространение информации

-Частота коммуникаций

-Время, необходимое на эскалацию спорных вопросов

-Методы и процедуры обновления плана управления коммуникациями

Описание порядка распространения информации часто включает в себя матрицу отчетности, в которой указывается, кто и с какой периодичностью получает те или иные отчеты

Как правило, по горизонтали в ней представлены виды отчетности, по вертикали - получатели, в клетках задается периодичность

Степень развития в организации информационной структуры является важным фактором при разработке плана управления коммуникациями.

Там, где хорошо развитой информационной структуры нет, команда проекта должно принять компромиссные решения

ПРИМЕР.

Должна ли команда возложить на себя обязанности по развитию дорогой и сложной

инфраструктуре в дополнение к работе над проектом? Можно ли пренебречь требованиями некоторых участников относительно информационного обеспечения?

Распространение информации - своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта

Для распространения информации используются разные формы коммуникации

-Письменные и устные

-Внутренние и внешние

- Формальные и неформальные

- Вертикальные и горизонтальные

Для распространения информации могут быть использованы различные методы:

1 Сбор и передача в бумажном виде

2 Использование телефонов, факсов, электронной почты, видеосвязь

З Использование веб-интерфейсов программного обеспечения по управлению проектами и т.д.

Коммуникативные сети- направление распространения информации

коммуникаций характеризуется

большими искажениями информации и

задержками скорости ее передачи

Звезда. В этой сети информация

доносится до большинства участников в

одинаковом формате и виде, искажения

минимальны