Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Рекомендации по совершенствованию организации и технологии ДОУ в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности






 

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей работников министерства.

В ходе изучения объекта исследования было установлено, что деятельность по ДОУ основана на нормативных актах общегосударственного характера и актах Оренбургской области, приказах министра, должностных регламентах сотрудников отдела документационного и материального обеспечения.

Среди недостатков документационного обеспечения управления министерства – отсутствие прямоточности в движении документов и чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения.

Последний недостаток можно исправить, обязав секретарей-инспекторов структурных подразделений приходить за документами в назначенное время и закрепить это в должностных инструкциях этих сотрудников.

Проблему отсутствия прямоточности в движении документов решим установкой ячеек с именами исполнителей у секретаря-инспектора в приемной министра, таким образом, предотвратив возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения. К тому же, существенно сократим время движения документации, при условии, что отписанные документы секретари-инспекторы структурных подразделений будут своевременно разбирать в назначенное время.

Также следует отметить, что в министерстве внедрена система электронного документооборота «Lotus Notеs». Все документы регистрируются как в «Lotus Notеs», так и в журнале входящей документации, что приводит к значительной потери времени, увеличении нагрузки на работников, снижению оперативности работы с документами в целом. Дублирование форм традиционного и электронного документооборота является существенным недостатком в деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Еще принятая в январе 2002 г. федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002–2010 годы) предусматривала «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Цель внедрения современных автоматизированных технологий – это повышение качества информационно-документационного обеспечения деятельности управленческого аппарата и в конечном счете – повышение эффективности и прозрачности работы управленческого аппарата в целом.

Однако анализ выполнения программы, показал, что результатом внедрения автоматизированных технологий стало создание дублирующих традиционное делопроизводство систем, что не только не привело к повышению эффективности работы государственных органов, но, наоборот, значительно увеличило нагрузку на сотрудников, потребовало увеличения штатной численности.

Практически повсеместно проекты документов готовятся на компьютере, но зачастую вся автоматизация этим и ограничивается. В лучшем случае, и то далеко не везде, внедрили системы электронного делопроизводства (СЭД), но в конечном результате документ все равно выводился на бумагу, так как обмен документами между различными ведомствами, работа с документами по личному составу, долговременное и постоянное хранение документов – все это осуществлялось только по традиционным бумажным технологиям.

В 2008–2009 гг., когда проблемы внедрения современных информационных технологий в деятельность государственных органов привлекли внимание руководства нашей страны, стало ясно, что нужны глобальные решения в государственном масштабе.

Вследствие этого в 2009–2010 гг. появляется целый ряд важных документов: Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477, утвердившее Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, отдельный раздел которых посвящен особенностям работы с электронными документами. Следом за ним, 22 сентября, появляется другое постановление № 754, утвердившее Положение о системе межведомственного электронного документооборота, а уже 5 октября в дополнение издается распоряжение Правительства РФ № 1403-р, утвердившее Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Принятые нормативные акты, безусловно, оптимизировали процесс внедрения современных информационных технологий в деятельность органов власти, но остается сильным и психологический фактор — люди не доверяют до конца электронным документами и настаивают на параллельном хождении бумаги просто чтобы подстраховаться, на всякий случай. Пожалуй, в этом кроется серьезный риск для осуществления полного перехода на электронный документооборот.

Следует избегать дублирования электронного документооборота бумажным. В такой связке бумага сохраняет приоритет и поэтому никакого реального ускорения не происходит. Более того, при параллельном хождении бумажных и электронных документов расходы возрастают, а производительность понижается. Потому что сотрудники тратят дополнительное время на сверку бумажных документов с электронными. Или будут просто игнорировать СЭД, пока к ним не поступят оригиналы.

Не стало исключением и министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, так как деятельность ведомства и выполнение возложенных на него функций, заключается, в том числе, и во взаимодействии со многими органами власти и организациями. Основная проблема заключается в фрагментарности автоматизации, отсутствии единых общегосударственных решений.

Здесь следует ещё раз отметить, что министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области оснащено системой электронного документооборота под названием «Lotus Notеs», программа работает без ошибок, сотрудники, отвечающие за документационное обеспечение управления, программе обучены. Но как показывает практика не все ведомства, районные администрации и организации Оренбургской области, с которыми ведет свою деятельность министерство, по состоянию на февраль 2014 года работают в системе электронного документооборота.

Итак, если уж надо работать с бумажными документами, то нужно делать это эффективно. Современные технологии позволяют наладить обработку бумажных документов так, что это перестанет быть слабым местом в документационном обеспечении управления министерства.

Во-первых, разумеется, без поточного сканирования не обойтись, поэтому предлагаем министерству установить программный компонент «ActiveXCompanent» и приобрести поточный документный сканер.

ActiveXCompanent – это набор модулей, который позволит существенно расширить возможности разработки и значительно повысить функциональность приложений построенных на платформе IBM Lotus Notes, а это в свою очередь, позволит повысить количество исполняемых задач, эффективность, а так же простоту использования Lotus-приложений.

В состав «ActiveXCompanent» входят 5 готовых модулей:

- Lotus DocScaner – модуль для организации сканирования документов;

- Lotus BarCode – модуль для работы со штрих кодами;

- Lotus DrawDiagram – модуль для построения и обработки диаграмм описания бизнес-процессов;

- Lotus Spreadsheet – модуль для динамической работы с табличными данными;

- Lotus Notification – модуль для организации работы уведомлений о различных событиях.

Использование «ActiveXCompanent» позволит министерству:

- повысить скорость и удобство поиска и идентификации документов;

- предоставит возможность формирования отчетов прямо в Lotus'e;

- предоставит возможность осуществлять сканирование документов (как одностороннее, так и потоковое, двустороннее);

- позволит получать уведомления о новых документах;

- использовать функциональность формирования и распознавания штрих-кодов;

- формирование бизнес диаграмм и мониторинг по ним прямо в программной оболочке Lotus.

Интегрирование «ActiveXCompanent» в используемые базы, не требует знание специфических языков программирования и высокой квалификации программистов.
Компонент «ActiveXCompanent» предоставляется, как в полном объеме, так и модульно, в зависимости от того, что необходимо задействовать в используемых приложениях, то есть у министерства будет возможность выбора наиболее предпочтительного модуля, и как следствие меньше затрат.

Стоимость программы составляет порядка 13-15 тыс. рублей, стоимость поточных сканеров представлена в таблице 3, установку произведут специалисты информационного отдела министерства.

 

 

Таблица 3 – Стоимость поточных сканеров

В рублях

  Наименование сканера Характеристики Стоимость
  Fujitsu fi-6800 130 стр/мин, 60000 листов/день 586854 руб.
  Canon imageFORMULA DR-X10C 100 стр/мин, 60000 листов/день 590332 руб.
  Kodak i4600 120 стр/мин, 30000 листов/день 749270 руб.
  Panasonik KV-S3105C 130 стр/мин, 80000 листов/день 922407 руб.

 

Из предложенных моделей поточных сканеров, министерству наиболее подошла бы модель Fujitsu fi-6800. Данная модель обладает хорошими характеристиками скорости и качеством печати, работоспособностью, а также проста в использовании. Обладает наиболее приемлемой ценой.

Во-вторых, важно выстроить всю схему работы так, чтобы не возникало вопросов о доверии к информационной системе и не приходилось потом сличать скан документа с его оригиналом.

Для этого, специалистам отдела документационного и материального обеспечения следует донести до всех руководителей и рядовых сотрудников министерства, что скан документа точно соответствует оригиналу, подкрепив это внутренними распорядительными документами.

В таблице 4 представлены затраты к рекомендациям по совершенствованию документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

 

 

Таблица 4 – Общие расходы на внедрение рекомендаций по совершенствованию ДОУ в министерстве

В рублях

Проблемы Решения Затраты
Чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения Обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений забирать документы в назначенное время. Закрепить это в их должностных инструкциях. 0 руб.
    Отсутствие прямоточности в движении документов Переместить и установить стеллаж с ячейками, на которых указаны имена исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра. Прекратить возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения. 0 руб.
    Дублирование форм традиционного и электронного документооборота Установить программный компонент «ActiveXCompanent», работающий на платформе IBM Lotus Notes, который позволит расширить функциональность Lotus Notes. Приобрести поточный сканер Fujitsu fi-6800 601854 руб.    
    Итого: 601854 руб.

 

Таким образом, в целях совершенствования документационного обеспечения управления министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области необходимо прибегнуть к изложенным рекомендациям, а именно обязать секретарей-инспекторов забирать документы в назначенное время, установить ячейки с именами исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра, закупить и установить программное обеспечение и оборудование для поточного сканирования, провести ознакомительную беседу со всеми сотрудниками министерства по поводу соответствия сканов документов их оригиналам.

Заключение

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. [56]

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности является органом исполнительной власти Оренбургской области, осуществляющим проведение единой государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере поддержки организаций агропромышленного комплекса, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области независимо от форм собственности, ветеринарии и ветеринарного надзора, государственного надзора за техническим состоянием самоходной техники, инновационной политики агропромышленного комплекса, производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, деятельности садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан.

Министерство осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления муниципальных образований, общественными объединениями и иными организациями.

Министерство обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, счета, открытые в соответствии с действующим законодательством, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки и штампы, приобретенное и переданное ему в установленном порядке имущество.

Анализ показал, что существующий порядок организации документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области имеет ряд недостатков: встречаются нарушения в движении документов, и как следствие оперативность движения документов снижена; отсутствует рациональность действий при разборе отписанной документации, в результате чего, старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения подвергается излишней нагрузке; присутствует дублирование форм традиционной и электронной документации, что опять же, приводит к снижению оперативности движения документов и загруженности персонала.

Процесс совершенствования документационного обеспечения управления министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области заключается в устранении выявленных недостатков, с помощью разработанных рекомендаций.

Для совершенствования документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области нами разработаны следующие рекомендации:

- переместить и установить стеллаж с ячейками, на которых указаны имена исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра. Прекратить возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения.

- обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений забирать документы в назначенное время. Закрепить это в их должностных инструкциях.

- установить программный компонент «ActiveXCompanent», работающий на платформе IBM Lotus Notes, который позволит расширить функциональность Lotus Notes. Приобрести поточный сканер Fujitsu fi-6800

Ожидаемая эффективность от введения данных предложений - повышение производительности труда, качества и скорости работы с документами.

 

 






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.