Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Организация работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области






В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области используется смешанная форма организации работы с документами. Часть операций (прием и обработка входящих и исходящих документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, тиражирование и т.д.), осуществляется отделом документационного и материального обеспечения министерства, а в структурных подразделениях министерства (управлениях, отделах) выполняются операции по созданию документов, их оперативному хранению.

Видовой состав документов министерства состоит из:

- Распорядительных документов, вышестоящих органов власти (Губернатора, Правительства Оренбургской области, Министерства сельского хозяйства РФ);

- Статистической отчетности министерства;

- Писем-запросов о деятельности министерства;

- Писем-ответов на запросы сотрудников министерства;

- Актов и справок о проведении ведомственных проверок;

- Других материалов по участию в деятельности коллегиальных органов, общественных мероприятий, различных выставок и т.д. (приглашения, решения, тезисы выступлений, информация к ознакомлению и т.п.)

Движение документов в организации с момента их со­здания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи до­кументов для исполнения уделяется большое внимание. Вся документация министерства делится на три документопотока, представленных на рисунке 9.

 

 
 

 

 


Рисунок 9 – Документопотоки министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

 

Видовой состав документов министерства состоит из:

- Распорядительных документов, вышестоящих органов власти (Губернатора, Правительства Оренбургской области, Министерства сельского хозяйства РФ);

- Статистической отчетности министерства;

- Писем-запросов о деятельности министерства;

- Писем-ответов на запросы сотрудников министерства;

- Актов и справок о проведении ведомственных проверок;

- Других материалов по участию в деятельности коллегиальных органов, общественных мероприятий, различных выставок и т.д. (приглашения, решения, тезисы выступлений, информация к ознакомлению и т.п.)

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота министерства. Величина документооборота используется для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механи­зации и автоматизации делопроизводства.

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области обладает большим объемом документооборота. Объем документооборота и количество копий документов за последние три года представлены в таблице 2.

 

Таблица 2 – Количество документов за 2011 – 2013 г. (шт./г.)

В штуках

Документы 2011 г. 2012г. 2013 г.
Подлин- ник, шт. Копии Подлин- ник, шт. Копии Подлин- ник, шт. Копии
Поступающие            
Отправляемые            
Внутренние            
Итого:            

 

Из данной таблицы можно сделать вывод, что разница между объемом документооборота за 2011, 2012 и 2013 годы небольшая. Это можно объяснить тем, что за последние три года организационная структура министерства не менялась, видовой состав документов также оставался неизменным. Исходя из годового количества документов в министерстве, можно заключить, что численность делопроизводственного персонала не нуждается в изменении.

Динамика документооборота изображена на рисунке 10.

 

 

 

 

Рисунок 10 – Динамика документооборота министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области за 2011 – 2013 г.

 

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, элект­ронной почте. Процентное соотношение документов составляемых средствами ЭВМ и вручную, а также соотношение унифицированных и неунифицированных форм документов представлены в приложениях Л и М.

В технологической цепочке обработки и движения документов в министерстве можно выделить следующие этапы, изображенные на рисунке 11.

 

 

 
 

 


Рисунок 11 – Этапы работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

 

Обработка корреспонденции в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выглядит следующим образом. Ежедневно, дважды в день (в 10.00 и 14.30) старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения забирает входящую корреспонденцию с пункта почтового отделения, просматривает правильность адресата, в случае, если письмо было адресовано неверно, оно не вскрывается, его возвращают обратно в почтовый пункт. Остальная корреспонденция подлежит дальнейшей обработке. Конверты вскрывают, если листы скреплены, их раскрепляют для удобства сканирования при дальнейшей регистрации в СЭД. Старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения просматривает письма, если среди них встречаются информационные письма и поздравительные открытки, их кладут в ячейку адресата, остальные же документы подлежат процедуре регистрации.

Регистрация входящей документации в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области осуществляется двумя способами: традиционным – в журнал входящей документации, и автоматизированным – с помощью системы электронного документооборота «Lotus Notes».

После того, как старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения подготовил документы к регистрации, он их регистрирует – вносит в журнал входящей документации основные данные о документе: название организации-автора, заголовок (при отсутствии – краткое содержание документа), дату. Присваивает документу входящий номер – порядковый по журналу. Затем проставляет его вместе с датой на документе снизу (так чтобы не закрывать других реквизитов документа) с помощью штампа. Далее зарегистрированные в журнале документы проходят регистрацию в СЭД.

Регистрацию в системе электронного документооборота производит главный специалист отдела документационного и материального обеспечения министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. Процедура выглядит следующим образом: старший инспектор передает главному специалисту зарегистрированные в журнале документы. Главный специалист их сканирует и регистрирует в «Lotus Notes», внося в соответствующие окна программы, запрашиваемые сведения о документе и прилагая сканы документа. Здесь необходимо отметить, что при регистрации документа в «Lotus Notes» используются те же номер и дата, которые уже проставили на документах при журнальной регистрации.

Дублирование форм традиционного и электронного документооборота является серьезным недостатком, из-за которого увеличиваются трудовые и временные затраты. Министерству сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области следует отказаться от журнальной регистрации. Если освободить старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения от журнальной регистрации и регистрировать документы только в электронном виде – можно избежать потери времени, оптимизировать процесс движения документов. А также освободить главного специалиста отдела документационного и материального обеспечения от обязанности регистрировать документы в СЭД и дать ему возможность осуществлять свои прямые функции по материально-техническому обеспечению министерства, не отвлекаясь на регистрацию. Но на сегодняшний день это невозможно, так как не все органы власти и организации, с которыми взаимодействует министерство, перешли на электронный документооборот.

После того, как документы прошли регистрацию, их передают секретарю-инспектору в приемную министра. Министр их рассматривает и ставит резолюции. Затем их забирает секретарь-инспектор, с некоторых снимает копии (если назначено несколько исполнителей) и возвращает в отдел документационного и материального обеспечения. В отделе старший инспектор раскладывает документы по ячейкам, на которых указаны исполнители. Но перед этим вносит в журнал входящей документации фамилии исполнителей к соответствующим документам. Здесь следует отметить, что движение документов должно быть прямоточным, то есть документы не должны проходить одно и то же подразделение дважды. Это еще один недостаток организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. Далее старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения сообщает секретарям-инспекторам структурных подразделений о том, что для них приготовлены документы и их необходимо, забирать. Документы забирают и за каждый расписываются в журнале входящей документации, напротив соответствующей фамилии, затем передают непосредственно исполнителям.

Следует заметить, что для уменьшения нагрузки, возложенной на старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения, и оптимизации движения документов в министерстве, нужно обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений приходить за документами в назначенное время. А ячейки с именами исполнителей лучше всего, разместить в приемной министра у секретаря-инспектора, во избежание повторного возврата документов в отдел документационного и материального обеспечения.

Обработка и отправка исходящих документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области проводит­ся отделом документационного и материального обеспечения.

Сотрудники отдела документационного и материального обеспечения, получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то про­ставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресации;

- наличие всех листов в документе и указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, его возвращают исполнителю на доработку.

При отправке документа по почте его вкладывают в конверт. Конверты маркируют. Все оформ­ление проводят в соответствии с требованиями почто­вых правил.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надеж­ность доставки. В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области за работу с электронной почтой и факсимильной связью (прием и передачу сообщений) отвечает специалист I категории отдела документационного и материального обеспечения. Этот сотрудник следит за электронной почтой и факсом, так как именно по этим каналам связи в министерство поступают различного рода письма от Правительства и Министерства сельского хозяйства РФ, которые обычно требуют оперативного исполнения.

Все документы, требующие исполнения и ответа, ставятся на контроль.

Для ведения контроля в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителя­ми. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок испол­нения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2—3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, секретарь-инспектор расставля­ет карточки по срокам исполнения, то есть ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен.

Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь-инспектор может легко узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Помимо текущего контроля секретарь-инспектор ведет преду­предительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреж­дает об этом каждого исполнителя своего структурного подразделения.

Документ считается исполненным в том случае, когда полно­стью выполнены поставленные в документе или указанные в ре­золюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фикси­руется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается. Контроль за сроками исполнения ведется в каждом структурном подразделении.

За обеспечение сохранности документной информации в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области отвечает отдел документационного и материального обеспечения. Все исполненные документы должны быть систематизированы и сформированы в дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. [67] Разработку номенклатуры дел в министерстве осуществляют специалисты отдела документационного и материального обеспечения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [42] определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Функции номенклатуры дел представлены на рисунке 12.

 

 

 
 

 

 


Рисунок 12 – Функции номенклатуры дел

 

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. [42, 67]

В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области номенклатура дел пересматривается и уточняется каждый год, а раз в 5 лет заново составляется и согласовывается.

При составлении новой номенклатуры, сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства берут за основу номенклатуры дел за предшествующие годы.

Специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства при составлении номенклатуры дел учитывают следующие требования, предъявляемые к формированию дел:

- систематизация всех документов;

- включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков, раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Перед составлением номенклатуры сотрудниками отдела документационного и материального обеспечения проводится некоторая аналитическая работа, заключающаяся в изучении состава, содержания и количества всех документов.

Не остается без внимания также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку.

Сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства, при определении разделов номенклатуры дел берут структуру министерства, закрепленную в штатном расписании. Первым разделом номенклатуры выступает руководство с индексом 01, в раздел входят министр и заместители, затем в соответствии с иерархией остальные структурные подразделения.

Итак, первая графа номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области – это индекс дела. Индексы дел – это условные обозначения, присваиваемые каждому делу. Индекс дела номенклатуры дел министерства состоит из цифрового обозначения должностного уровня (руководство, управления и т.д.), структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. То есть, индекс 01-02-03 означает: 01 – руководство, 02 – первый заместитель министра, 03 – название дела. Индексация ведется по порядку, она закреплена приказом министра.

Вторая графа называется заголовок дела. При составлении заголовков дел специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства указывают вид документов (положение, инструкция, переписка, оперативная информация), автора документов (организация, орган власти), копийность документов и краткое содержание документов дела.

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов, к примеру: «Документы о наложении карантина на сельхозпредприятия области (планы, списки, переписка)».

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется, к примеру: «Переписка с сельхозорганизациями области об организации и методах финансирования».

При группировке в деле распорядительных документов в заголовке указывают вид документа и автора, например: «Приказы заместителя председателя Правительства – министра сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области по основным вопросам деятельности».

Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы содержат указание на вид и характер документов, их периодичность, то есть: «Сводные годовые отчеты предприятий области по основной деятельности», «Квартальные отчеты сельхозорганизаций области по основной деятельности».

После составления заголовков дел определяют порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

Вначале располагают заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности министерства и структурных подразделений (положения, регламенты), затем заголовки дел с распорядительными документами непосредственно министерства (приказы, распоряжения), за этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные.

Дела с перепиской располагают следующим образом: вначале - переписка с вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями.

В третьей графе указывают количество единиц хранения, то есть количество томов конкретного дела.

Четвертая графа называется «Сроки хранения и № статей по Перечню». В ней сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня.

Название перечня приводят в пятой графе номенклатуры дел, которая называется «Примечание». На рисунке 13 изображена «шапка» номенклатуры дел министерства.

 

 

 

Рисунок 13 – Графы номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

 

Сроки хранения документов – постоянные или временные – устанавливают в зависимости от значимости документов. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Некоторые документы, связанные с деятельностью министерства не имеют конкретных сроков хранения. Их хранят «до минования надобности» (например, «Оперативная информация о ходе весенне-полевых работ, уборке урожая и заготовке кормов в области») или «до замены новыми» (положения, должностные регламенты).

Также в графе «Примечания» проставляют различные отметки: о переходящих делах, в архив не сдается или при условии завершения ревизии и т.п.

После утверждения номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, отдел документационного и материального обеспечения рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Данные выписки используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов.

В конце года специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства оформляют итоговую запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывают количество дел постоянного хранения, временного со сроком хранения свыше 10 лет и временного со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи начальник отдела документационного и материального обеспечения министерства ставит подпись и дату составления. Номенклатура дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлена в приложении Н.

 

 

 

 

Рисунок 14 – Пример итоговой записи

 

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области учреждена постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) на основе Положения, утвержденного министром. [50] Её целью является организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Оренбургской области управленческую, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области и его подведомственных организациях. Положение о ЦЭК министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлено в приложении П. При разработке данного нормативного документа руководствовались «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

В состав ЦЭК входят наиболее квалифицированные сотрудники министерства, под председательством начальника управления делами министерства и обязательном участии директора ГБУ «Архив сельхозорганизаций области» и представителей делопроизводственной службы министерства. Состав ЦЭК министерства представлен на рисунке 15.

 

 

 

 

Рисунок 15 – Фрагмент из положения о ЦЭК министерства.

 

К основным задачам ЦЭК можно отнести следующие:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в ГБУ «Архив сельхозорганизаций области»;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. [50]

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

- представляет на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области списки подведомственных организаций, являющихся источником комплектования архива, а также примерных номенклатур дел, примерных положений об ЦЭК подведомственных организаций, других нормативно – методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению;

- рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно – методическими пособиями;

- а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно – методическими пособиями;

- осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций министерства;

- рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

- организует и координирует работу по подготовке нормативно методических пособий по экспертизе ценностей документов и отбору документов на хранение в архив;

- оказывает содействие и методическую помощь специалистам отрасли по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможности передачи дневников, записей, воспоминаний и других документов в ГУ «Государственный архив Оренбургской области» с целью создания истории своей отрасли;

- организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

ЦЭК проводит заседания в соответствии с утвержденным планом работы и по мере необходимости. ЦЭК является совещательным органом при министерстве. Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК вступают в силу после утверждения министром. [50]

Таким образом, анализ организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выявил следующие недостатки: чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения, отсутствие прямоточности в движении документов, дублирование форм традиционного и электронного документооборота, которые необходимо исправить в целях оптимизации деятельности министерства.

 

 






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.