Процедура документирования в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, документирование – это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. [34]

Документы, создаваемые в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 291 мм) и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки разработаны на основе углового и продольного варианта расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги имеет поля следующих размеров: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Бланки министерства изготавливаются с помощью компьютерной техники. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу министерства.

В Министерстве используются следующие виды бланков:

- бланк письма Министерства (приложение Д);

- бланк письма Министра;

- бланк приказа Министерства (приложение Е);

- бланк распоряжения Министерства (приложение Ж).

Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. [46]

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Согласование документа в министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом согласования.

Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права организации, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д. [34]

К организационным документам, регламентирующим деятельность министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, относятся: положение о министерстве, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение о центральной экспертной комиссии. [46]

Распорядительные документы, отражающие административно-управленческую деятельность министерства, включают в себя: приказы и распоряжения.

Схема оформления организационно-распорядительных документов в министерстве типична. Оформляющая часть практически всегда одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части бланков внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные министерства, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью организационно-распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее министерству обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области включает в себя следующие стадии, представленные в таблице 1.

Таблица 1 – Этапы документирования организационно-распорядительных документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Рассмотрим наиболее часто используемые в министерстве виды организационно-распорядительных документов.

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выполняет свои функции и полномочия, руководствуясь Положением, в котором отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с другими государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утверждаемый министром, в котором определены права, обязанности и ответственность работников министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Инструкция утверждается приказом или непосредственной подписью министра в грифе утверждения. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

В целях совершенствования организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области и в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области от 7 сентября 2011 г. № 227 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области» [46] введена новая инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области устанавливает единый порядок делопроизводства обязательный для всех служащих министерства.

Данная инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. [34] Инструкция включает в себя 8 разделов и регламентирует каждую стадию делопроизводства – от документирования информации и оформления документов до работы с электронными документами.

Положения инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида их носителя.

В соответствии с ними: ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение инструкции в структурных подразделениях возложена на руководителей структурных подразделений, а методическое руководство на отдел документационного и материального обеспечения. [46] Ответственные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с документами по делопроизводству. Государственные служащие министерства несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

Должностные инструкции разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. Текст инструкции делится на разделы и пункты. В инструкцию входят следующие реквизиты:

- наименование учреждения;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа (инструкция);

- гриф утверждения;

- дата;

- индекс;

- место издания;

- заголовок;

- подпись.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый министерством в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. [48] Должностная инструкция инспектора министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлена в приложении И.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц.

Работники министерства обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными, а также локальными актами министерства. [48]

Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается в обучении вновь принятых работников, а также работников, перемещенных на новые должности. Кроме того, имеющиеся в распоряжении министерства должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций.

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность министерства, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [39] унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом, подписанным министром.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные.

Приказ– это нормативный документ, издаваемый министерством для решения каких-либо задач. В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области издают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). Приказ министерства представлен в приложении К.

По основной деятельности приказы издаются при:

- создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

- утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

- введение новых стандартов;

- изменении графика работы министерства и т. д.

По личному составу:

- назначении работников на должность;

- при освобождении от должности;

- при перемещении по службе;

- поощрениях или взысканиях;

- уходе сотрудников в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

- название вида документа (ПРИКАЗ);

- дату (датой приказа является дата его подписания);

- порядковый номер приказа;

- место издания приказа;

- индекс документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись министра;

- отметку о согласовании;

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1, 5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующейчасти излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительнойчасти излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по основной деятельности в отделе документационного и материального обеспечения. Приказы регистрируют в отдельном журнале, после регистрации подшивают в дело.

Акт – документ, составленный комиссией (несколькими лицами) и подтверждающий факты, события.

Актыв министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской областисоставляются в самых различных ситуациях (при инвентаризации, учете материальных средств) и имеют много разновидностей: акт приема работ по договору; акт приема-передачи документов; акт списания материалов и т. д.

Если акт носит внутренний характер, то он оформляется на бланке министерства без справочных данных. Акт, являющийся внешним документом, должен содержать справочные данные министерства. Акты составляются при инвентаризации, перемещении материальных ценностей, списании орг. техники, оборудования и других материалов, а также при межведомственной работе.

Во вводной части акта указывают основания составления документа (ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия).

Затем указывают состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, а также их должности. В основной части акта излагают цели, задачи проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение министром и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Акты не регистрируют.

Документы служебной переписки министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство структурного подразделения, являющегося составителем этих документов. Повторная регистрация подразделением-получателем при приеме таких документов не производится.

При регистрации документов служебной переписки в системе «Lotus Notes» документу присваивается регистрационный номер, который состоит из делопроизводственного индекса департамента, составившего документ, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера в пределах календарного года. [46]

Как указывалось ранее все министерство, а в частности отдел документационного и материального обеспечения использует автоматизированную программу электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes» CompanyMedia (СЭД).

Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

- подготовка документов;

- согласование документов;

- направление документов на подпись и их подписание;

- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов, обращений граждан;

- направление документов на ознакомление;

- внесение резолюций/выдача поручений;

- постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений; формирование заданий;

- предоставление сведений об исполнении заданий и документов;

- контроль исполнения заданий и документов;

- отнесение документов в дела;

- направление документов в архив.

Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

- карточка документа (КД) – для всех документов;

- карточка резолюции (КР) – для входящих и внутренних документов;

- карточка поручения (КП) – для организационно-распорядительных документов;

- контрольная карточка задания (ККЗ) – для всех поставленных на контроль заданий по документу;

- карточка исполнения (КИ) – для всех исполненных заданий по документу;

- лист согласования (ЛС) – для всех документов, направляемых на согласование;

- лист ознакомления (ЛО) – для всех документов, направляемых на ознакомление.

Пример электронной регистрационно-контрольной карточки входящего документа представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Диалоговое окно регистрационно-контрольной карточки входящего документа.

Если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо организационно-распорядительного документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, специалист на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке «Контроль».

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке «Сопроводительное письмо»).

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму «Карточка резолюции», диалоговое окно которого представлено на рисунке 6.

Рисунок 6 – Диалоговое окно электронной формы «Карточка резолюции».

Работники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают Отчет об исполнении (Карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, специалист заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса, дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты КД:

- поле «Вид документа»;

- поле «Заголовок» отражает краткое содержание документа;

- поле «Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

- поле «Подпись» содержит Ф.И.О руководителя, подписывающего документ;

- поле «Исполнители»;

- поле «Количество» – количество листов документа, в т.ч. приложения к нему.

На рисунке 7 размещено диалоговое окно регистрации исходящего документа. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь с данными документами.

Рисунок 7 - Диалоговое окно регистрации исходящего документа.

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке «Прекратить процесс» в Листе согласования. В КД исходящего документа на закладке «Содержание» исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый Лист согласования. Диалоговые окна регистрации внутренних документов и обращений граждан аналогичны.

Подготовка проекта отправляемого или внутреннего документа начинается с создания Карточки документа (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически. Диалоговое окно создания проекта документа представлено на рисунке 8.

Рисунок 8 – Диалоговое окно создания проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:

- согласен;

- не согласен;

- согласен с замечаниями.

Поручения, содержащиеся в организационно-распорядительных документах, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или лицами, замещающими их в СЭД, могут быть выданы свои поручения.

При создании поручения вводятся имя автора поручения, текст поручения, исполнители и срок исполнения поручения.

В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.

Таким образом, министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области обладает высоким уровнем автоматизации и широким спектром разновидностей документов. В процессе изучения процедуры документирования особых недостатков выявлено не было, так как почти весь процесс документирования деятельности министерства носит автоматизированный характер.