Тема. Создание и использование запросов, форм, отчетов. Автоматическое создание форм и отчетов.

Запрос позволяет отображать множество записей из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих определенному условию. Запрос подобен фильтру, но фильтр действует только «здесь и сейчас» и не сохраняется в базе данных. Запрос же является объектом, хранимым в БД, поэтому его можно использовать по мере необходимости. Фактически в запросе хранится лишь описание способа отбора записей из различных таблиц, сами же данные хранятся в таблицах. Запрос может выступать источником данных для отображения в формах, для создания отчетов и построения других запросов наравне с таблицами.

Чтобы начать создание запроса, нужно перейти на вкладку Создание и выбрать или Мастер запросов или Конструктор запросов. При выборе команды Мастер запросов открывается окно Новый запрос, где можно выбрать вид создаваемого запроса. Рассмотрим эти виды.

· Простой запрос. Запускается мастер, помогающий создать запрос.

· Перекрёстный запрос. Специальный запрос для анализа данных по двум или более признакам. Например, может представлять интерес запрос в виде таблицы, где заголовками строк являются поставщики, заголовками столбцов – детали, а на пересечении строк и столбцов стоит суммарное количество деталей, поставленных определенным поставщиком.

· Повторяющиеся записи. В этом режиме запускается мастер, который просматривает выделенную таблицу или запрос и отбирает все записи, содержащие повторяющиеся значения в заданном поле. Его можно использовать для проверки возможности установления связей между таблицами.

· Записи без подчинения. Данный запрос используется для сравнения двух таблиц и поиска всех записей в первой таблице, для которых не имеется подчинённых записей во второй таблице.

Создание простого запроса. В окне Новый запрос, нужно выбрать Простой запрос. Начнет работать мастер создания простого запроса. На первом диалоге мастера нужно отобрать поля для включения в запрос. На втором диалоге, можно выбрать тип запроса:

· подробный – выводятся все записи из различных таблиц, удовлетворяющие заданным условиям;

· итоговый – отображает итоговая информация, а не все подходящие записи.

На последнем третьем диалоге, задается имя запроса. Если оставить переключатель Открыть запрос для просмотра данных, то в результате будет показана таблица с результатами запроса.

На вкладке Главная слева расположена кнопка Режим, с помощью которой можно переключаться между разными режимами представления активного в данный момент объекта. Режим SQL обеспечивает просмотр запроса в виде инструкции языка SQL.

Перейдем в режим Конструктор для запроса. Откроется бланк конструктора запросов. В верхней части бланка помещены списки полей таблиц, из которых выбраны поля в запрос. Кроме того, добавляются поля таблиц, необходимых для установления связи между выбранными в запрос полями. При работе с бланком запроса можно самостоятельно добавлять или изменять связи между таблицами. Эти изменения будут касаться только данного запроса и не изменят связей, показываемых в окне Схема данных.

Если в строке Условие отбора для поля ввести определенноезначение, тогда в запрос будут включены только данные, соответствующие условию. Установка флажка Вывод на экран в строке конструктора обеспечивает показ соответствующего поля, снятие флажка отменяет вывод поля на экран.

Запросы с выводом наборов значений. В окне Новый запрос, выберем Конструктор. При загрузке конструктора появится окно выбора таблицы, в котором выберем таблицу. Работая в конструкторе, включим в запрос нужные поля проведем сортировку. В группе команд Настройка запроса в поле Возврат введем необходимое значение.

Подведение итогов по записям. В запросе можно делать вычисления над полями, включенными в запрос. На вкладе Создание выберем инструмент Мастер запросов, в диалоге Новый запрос выберем Простой запрос. Далее выбираем из таблиц поля. На следующем диалоге выбираем Итоговый, при этом становится активной кнопка Итоги, нажимаем ее и переходим в окно настройки запроса. Выбираем в окне Итоги групповую операцию, которую следует выполнить над полем, включенным в запрос. После нажатия кнопки ОК возвращаемся к предыдущему диалогу с которого по кнопке Далее переходим к диалогу ввода имени запроса.