Технології організаційної структуризації

В літературі по тематиці менеджменту значна увага приділяється питанню організаційних структур, які розглядаються як необхідний атрибут управління організацією. Вибір організаційної структури управління завжди є сферою вищого керівництва організації. Але питаннями побудови організаційних структур займаються керівники різних рівнів, а також до цього процесу можуть бути долучені спеціалісти, в тому числі і незалежні експерти.

Формування організаційної структури – це складний та трудомісткий процес, який може здійснюватися за різними підходами та технологіями. В спеціальній літературі, присвяченій питанням побудови та удосконалення організаційних структур управління, пропонуються різні підходи до вивчення закономірностей їх формування та розвитку, найбільш поширеними з яких є класичний, біхевіоральний (поведінковий), ситуаційний, системний, системно-цільовий.

Необхідність формування нових організаційних структур виникає в таких випадках, як: 1) створення нової організації; 2) реструктуризація старої організації; 3) зміни в підходах та методах управління організацією; 4) зміни напрямку діяльності організації тощо.

В наш час існує досить багато методів побудови структур управління, які використовуються в різноманітних методичних підходах. Найбільш поширеними методами є: досвідний, експертний, аналогій, нормативний, параметричний, технологічний, структуризації цілей, економіко-математичного моделювання, імітаційного моделювання.

Організаційна структуризація зв’язана з прийняттям рішень стосовно багатьох сфер життєдіяльності організації. Тут в основному мають бути розглянуті рішення, що стосуються таких елементів:

1) поділ праці та спеціалізація;

2) департаментизація та кооперація;

3) зв’язок між відділами та координація;

4) норма керованості та контролю;

5) ієрархія організації та її ланцюговість;

6) розподіл прав і відповідальності;

7) централізація та децентралізація;

8) диференціація та інтеграція.

В процесі організаційної структуризації слід виділити два напрями дослідження, аналізу та проектування:

1) організація управління установою;

2) організація та методи роботи всередині ланок сфери управління.

При цьому організаційна структуризація в сучасних умовах інтерпретується як проектування нових і раціоналізація існуючих організаційних структур, здійснення в них змін під впливом змін в оточенні.

Відповідно до популярної в європейських країнах технології організаційної структуризації, яка знана під терміном „організація і методи” (Organization and Methods – O& M), алгоритм дослідження організації управління (рис. 7.3) передбачає декілька почергових етапів управлінських заходів.

Отже в сучасних технологіях організаційної структуризації увага звертається на такі сторони:

аналіз організації, де увага приділяється засобу, за який установа організована для здійснення своїх основних функцій. Метою поведінки при аналізі є удосконалення структури;

аналіз інформації, де досліджуються інформаційні запроси сфери управління заради надання фактичної інформації відповідним особам, в потрібному місці і в потрібний час. Також досліджується і система комунікації в реалізації управлінської діяльності поруч з надходженням інформації всередину організації;

аналіз діяльності, де виконуються дослідження функціонування внутрішніх структур організації, виявлення їх цілей та засобів їх досягнення. Тут досліджуються функції окремих працівників поряд зі засобами та методами раціоналізації процесу праці.

7.4. Технології бізнес-планування та бюджетування в системі адміністративного менеджменту

В системі адміністративного менеджменту з метою удосконалення якості та оптимізації затрат все більше одержують поширення управлінські технології на підставі застосування методів бізнес-планування та бюджетування.

Бюджет за [45, с. 293] є метод розподілу ресурсів, що охарактеризовані в кількісній формі, для досягнення цілей, які також представлені кількісно.

Першим кроком в складанні бюджету є вираження в числовій формі, як ресурсів, так і цілей, що формулюються. Можна для цього використовувати як натуральні, так і грошові одиниці.

Кількісні показники дають можливість керівництву побачити, порівняти та поєднати різні елементи, які використовуються в роботі організації.

Бюджет може складатися як для всієї організації, так і по окремих її підрозділах або проектах чи процесах.

Увесь процес складання бюджету можна розділити на такі етапи. Етап 1 пов’язаний з оголошенням вищим керівництвом загальних цілей організації або будь-якого іншого предмету бюджетування. На другому етапі здійснюється підготовка відділами та підрозділами оперативних кошторисів. На етапі 3 вище керівництво здійснює аналіз та перевірку пропозицій за бюджетом і потім відділи передають свої пропозиції на підставі вказівок вищого керівництва. На цьому етапі вище керівництво займається розподілом ресурсів всередині організації. На етапі 4 здійснюється підготовка підсумкових бюджетів, де ведеться постатейний облік ресурсів і використання фондів. Остаточно ці детальні розрахунки співвідносяться з продуктивністю окремого працівника або відділу, щоб виявити керівництву можливості виконати контрольні показники.

Бізнес-планування є технологією, що надає можливість здійснити оцінювання перспективної ситуації як всередині організації, так і за її межами. В умовах ринкової економіки бізнес-план є управлінським інструментом, за допомог якого можна описати процес функціонування організації, а саме показати, яким чином керівництво намагається досягти основних цілей та завдань.

Бізнес-план є таким документом, який систематично оновлюється, до нього вносяться зміни, що пов’язані зі змінами, які відбуваються всередині організації, та в оточуючому її середовищі. Бізнес-план пов’язує аналіз, що здійснюється в середині організації, та макроекономічний аналіз, який здійснюється спеціалізованими науковими організаціями.

Бізнес-план є документом, який визначає стратегію розвитку організації, разом з тим він базується на загальній концепції розвитку організації, більш детально розроблює економічний та фінансовий аспекти стратегії, надає техніко-економічне обґрунтування конкретним заходам. Як відомо, реалізація стратегії базується на інвестиційних програмах, які складаються як єдина система технічних, організаційних та економічних змін, що пов’язані між собою, на визначений термін часу. Бізнес-план охоплює одну з частин інвестиційної програми, термін реалізації якої, як правило, обмежений деякими роками, що дає можливість надати досить чітку економічну оцінку заходам, що намічені.

Отже, в стратегічній роботі організації можна простежити наступний порядок.

1-й етап. Розробка концепції розвитку.

2-й етап. Інвестиційна програма розвитку.

3-й етап. Бізнес-план на середньостроковий термін.

4-й етап. Заходи по реалізації бізнес-плану.

Особливістю бізнес-плану як стратегічного документу є його збалансованість по постановці завдань з урахуванням реальних фінансових можливостей організації.

Бізнес-план дає можливість вирішити шерег завдань, серед яких основними є:

обґрунтування економічної доцільності напрямів розвитку організації (стратегій, концепцій, проектів);

розрахунок фінансових результатів діяльності, що очікуються, а саме: обсягів продаж (а для адміністративних організацій – державно-управлінських послуг), прибутку, доходів на капітал тощо;

виявлення джерел фінансування реалізації стратегії, що обрана, тобто засобу концентрування фінансових ресурсів;

підбір працівників (команди), що здатні реалізувати даний план.

Таким чином, бізнес-план є не тільки внутрішнім документом організації, але й може бути використаний для залучення інвесторів та кредиторів.

Хоча не існує єдиного стандартного формату бізнес-плану, практика бізнес-планування виробила основні структурні елементи та організаційні вимоги щодо компонування інформації в розділи бізнес-плану (табл. 7.6).

Обсяг і ступінь конкретизації розділів бізнес-плану виявляються специфікою організації і тих цілей заради яких створюється бізнес-план. Для первинних переговорів бізнес-план має бути досить стислим (2 – 3 сторінки машинописного тексту). Треба мати на увазі, що загальний обсяг бізнес-плану повинен не перевищувати 50 сторінок.

Таблиця 7.6

Зміст бізнес-плану