Правила делегирования.

А. Формальные правила

• ЧТО НУЖНО ДЕЛАТЬ?

Опишите, что нужно сделать. Цель задания должна быть совершенно ясной. Какие должны быть достигнуты результаты? В какой ситуации мы хотели бы оказаться после выполнения задания? Описание задания должно быть ясным, полным и обусловленным ситуацией.

• КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Установите точно, кто является ответственным за выполнение всего задания, и кто отвечает за отдельные поручения. Уточните, кто имеет право изменять содержание задания, сроки и т.п.

Обговорите права и обязанности сотрудника в связи с выполнением задания. Необходимо уточнить границу между участком работы руководителя и участком работы сотрудника.

Сотрудник должен знать, что задание является либо задачей типа А, либо, задачей типа В или С:

А Задачи, выполняемые сотрудником без обращения с вопросами к руководителю и без отчета руководителю.

В Задачи, выполняемые сотрудником без обращения с вопросами к руководителю, но с последующим отчетом руководителю после выполнения задания.

С Задачи, к которым сотрудник не имеет права приступать и по которым не имеет права принимать окончательных решений без консультации с руководителем,

Зачем должно выполнять задание?

Объясните причину, по которой данное задание должно быть выполнено.

Объясните значение задачи в общем контексте, необходимость выполнения данного задания.

• КАК ДОЛЖНО ВЫПОЛНЯТЬСЯ ЗАДАНИЕ?

Объясните сотруднику, каким образом следует, можно или должно выполнять задание Не исключено, что ему может потребоваться для этого исчерпывающая информация и подготовка. Используйте эти правила при обучении.

• КОГДА ДОЛЖНО БЫТЬ ЗАКОНЧЕНО ЗАДАНИЕ?

Установите сроки выполнения задач и поручений. Подумайте о том, чтобы эти сроки были и реалистичными, и напряженными. Необходимо принимать во

внимание возможные задержки по причине перегруженности сотрудника другой

работой. Предусмотрите время " про запас".

Определяйте сроки выполнения вместе с сотрудником. Они должны быть для

него реалистичными и приемлемыми.

• ПИСЬМЕННАЯ ФОРМУЛИРОВКА ЗАДАНИЯ

Делегирование всегда следует оформлять письменно Письменная формулировка должна как минимум содержать ответ на вопросы: Что? Кто? Когда? Большинство заданий требуют также устных разъяснений.

• СООТВЕТСТВИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ

Руководитель должен быть абсолютно уверен, что сотрудник полностью понял задание. Для того, чтобы избежать недоразумений, руководителю следует проверить, совпадают ли его и сотрудника понимание задачи. Получите от сотрудника письменную формулировку задания с тем, чтобы убедиться, что он правильно понял задание. Получить подтверждение можно и в устной форме.

•ПОМОЩЬ СОТРУДНИКУ

Предоставьте сотруднику необходимую и достаточную помощь для выполнения задания в соответствии с намеченным планом. Предоставьте информацию и обучите его, обеспечьте необходимыми средствами. Если это необходимо, помогайте сотруднику в ходе работы над заданием. Объясните сотруднику, куда ему следует обратиться за помощью в случае возникновения непредсказуемых осложнений. Помогите сотруднику в определении очередности выполняемых задач.

· контроль

Договоритесь с сотрудником о порядке контроля за выполнением задания. Установите несколько сроков контроля, если задание продолжительно по времени. Разбейте большое задание на несколько небольших, и контролируйте результаты по частям. Договоритесь о форме связи во время выполнения задания. Какой ей быть - устной, или письменной, с какой частотой.

• ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

Договоритесь с сотрудником, чтобы сразу по выполнении задания он сообщил вам об этом. Позаботьтесь, чтобы сотрудник немедленно сообщал о возникающих осложнениях, не позволяющих ему выполнить задание в срок.

• ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ОКРУЖАЮЩИХ

Объявите другим задействованным лицам, что данное задание поручено такому-то сотруднику, который наделяется соответствующими правами и обязанностями, и поэтому все последующие обращения по данному вопросу должны адресоваться этому сотруднику.

• ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ПРОБЛЕМ

Продумайте, какие осложнения, препятствующие выполнению задания в срок,

могут возникнуть в ходе работы. Постарайтесь предвосхитить эти проблемы,

наметьте меры по уменьшению их негативного влияния и внесите эти

мероприятия в план выполнения задания. Составьте, если необходимо,

альтернативный план.

Объясните сотрудник его действия на случай получения от кого-либо, отменяющего указания. Попросите сотрудника консультироваться с вами, прежде чем приняться за выполнение контрприказа, если у него возникнет сомнение, что приказ исходит от вас.

• ТРЕБОВАНИЕ К СОТРУДНИКУ

Требуйте от сотрудника работы, выполненной полностью. Не допускайте, чтобы вам сдавали работу, выполненную наполовину. Не позволяйте сотруднику приходить с проблемами, не имея предложений по их решению. Избегайте ситуаций, когда сотрудник делегирует задачу обратно вам. Пусть он возьмет на себя ответственность. Попросите его действовать так, как если бы он был ^ руководителем собственной фирмы.

• КАЧЕСТВО

Тщательно уточните требования к качеству задания: определите критерии удовлетворительного качества; насколько точно и безупречно должно быть выполнено задание; какие ресурсы должны быть задействованы; что означает " недовыполнить" или " перевыполнить" задания. Приучите сотрудника самостоятельно контролировать качество выполнения работы.

Б. Неформавльные правила

• ДАЙТЕ ПОНЯТЬ СОТРУДНИКУ, ЧТО ВЫ ЕМУ ДОВЕРЯЕТЕ

Исходите из того, что все ваши сотрудники способны решать новые задачи. Каждый растет, выполняя задание, если ему только представлена такая возможность. Многие развиваются настолько успешно, что их достижения намного превосходят не только ожидания руководителя, но и собственные ожидания.

Объясняется это особым проявлением ответственности, вовлеченностью в работу, мобилизацией внутренних ресурсов. Часто сотрудник обнаруживает у себя способности и резервы, о которых раньше и не подозревал. Убедите сотрудника в том, что он может выполнить задание, выразите ему свое доверие в присутствии других..

Если этого не сделать, то сотрудник может уловить недоверие к нему в

поведении руководителя при общении с ним, особенно в его выражениях и

жестах.

Если сотрудник не справился с заданием, предоставьте ему еще один шанс. Это

придаст уверенности сотруднику и другим, с кем вам еще прийдется работать.

• ОЖИДАЙТЕ И ДОПУСКАЙТЕ ВОЗМОЖНОСТЬ ОШИБОК В РАБОТЕ

Ожидать, что сотрудник при выполнении нового задания не совершит ошибки,

нереалистично.

Вероятность ошибок может быть снижена при помощи формальных правил, но

даже если специально заняться предупреждением возможных ошибок, их

практически невозможно избежать.

Ожидайте ошибок и готовьтесь к ним. Рассматривайте их как неотъемлемую

часть процесса делегирования. Когда сотрудник совершает ошибку и понимает ее причину и характер, то получает ценный опыт. Проследите за тем, чтобы сотрудник признал ошибку и осознал последствия. Обсудите с ним допущенный сбой и договоритесь, каким образом избежать повторения подобного в будущем

Создайте в коллективе обстановку, в которой каждый учится на ошибках. Чтобы сотрудники старались избегать ошибок, но не были парализованы страхом перед ними.

• ВОСПИТЫВАЙТЕ У СОТРУДНИКОВ ЧУВСТВО СОБСТВЕННОГО ДОСТОИНСТВА

Поручайте сотрудникам задачи, которые по их мнению являются захватывающими, развивающими и разрешимыми. Давайте, сотрудникам возможность использовать все свои сильные стороны. Помогите сотрудникам добиться успеха и покажите, что рады этому.

Оказывайте сотрудникам необходимую поддержку с тем, чтобы они смелее брались за решение новых задач. Делайте замечания и направляйте сотрудника в работе таким образом, чтобы это не задевало его достоинства. Критикуйте не человека, а его действия.

• УВАЖАЙТЕ И ЦЕНИТЕ ЛЮДЕЙ

Очень важно похвалить сотрудника - это укрепляет его чувство собственного

достоинства и поэтому является решающим элементом эффективного

делегирования.

Всегда хвалите сотрудника после того, как он успешно выполнил задание или его часть.

Отсутствие такой похвалы, (а сотрудник, естественно, ожидает ее после успешного выполнения задания) расстраивает его, приводит к разочарованию и охлаждению к работе.

Давайте также положительную оценку действиям сотрудника в " междустрочной области", где он прямой похвалы руководителя не ожидает: поощряйте за творчество, исполнительность, увлеченность, точность, готовность помочь, бодрое настроение, знания, опыт и т.п.

Никогда не принимайте лично похвалу за работу, выполненную вашим сотрудником.

Когда руководителя хвалят за его вклад в работу, чрезвычайно важно подчеркнуть вклад всех сотрудников в достижение результата. Будьте осторожны, когда хвалите весь коллектив. Не хвалите " весь отдел" за высокие результаты работы, если на самом деле лишь несколько сотрудников «повинны» в этом.

Не забывайте передавать сотруднику положительные высказывания других о его работе.

Пытайтесь хвалить сотрудника чаще, чем наказывать его.

• ПРОЯВЛЯЙТЕ ГИБКОСТЬ

Считайтесь с тем, что все сотрудники развиваются, работают и решают задачи

по-разному. Признавайте право на существование других подходов, учитесь у

других.

" Впитывайте" в себя идеи и предложения, исходящие от ваших сотрудников.

Относитесь со вниманием к индивидуальным пожеланиям сотрудников.

Относитесь с уважением к их времени, другим занятиям и обязанностям.

Постоянно ищите новые средства и способы для эффективного делегирования.