Проблемы разработки и использования нормативно-методического обеспечения управления информационными ресурсами

Любая организация при управлении информационными ресурсами вынуждена руководствоваться существующими законодательными и нормативными ограничениями, учитывать необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий, принимать меры информационной безопасности.

Вернемся к примеру, рассмотренному в 5.2 и 6.2.

Небольшая торговая фирма начала свою деятельность с продаж мелких партий компьютеров. В соответствии с масштабами своей деятельности и ограниченностью имеющихся финансовых средств фирма арендовала небольшие по площади помещения в окраинной части города, далекой от потенциальных покупателей. Техническая оснащенность управленческой деятельности была минимальной: один телефонный аппарат, пишущая машина, что первоначально было вполне достаточно. Количество работающих и объемы документации были незначительны, что практически не требовало внутренней регламентации по обработке и хранению документов.

По мере увеличения эффективности своей деятельности, расширения объемов продаж и увеличения круга клиентов руководство фирмы приняло решение о переезде в центральную часть города с открытием там офиса и об организации на старом месте складского хозяйства.

При этом возникли следующие вопросы:

• как организовать такую систему обработки и хранения документов, которая обеспечила бы эффективное управление в условиях разделения деятельности по заключению и контролю контрактов в офисе и по контролю за соответствующими материальными потоками на складе;

• как обеспечить своевременное и достоверное оформление всех необходимых документов в связи с резким ростом их объема и количества.

Это лишь некоторые проблемы, решение которых связано с выработкой соответствующих нормативных и инструктивных материалов.

Следующим этапом развития фирмы стал переход от чисто торговой деятельности к производственно-торговой: сборка компьютеров под заказ, предпродажная подготовка компьютерной техники, установка и техническое сопровождение компьютерной техники у заказчиков. Следствием такого расширения деятельности явилось появление специализированных подразделений фирмы, размещенных в различных районах города, и укрупнение центрального офиса. Кроме того, у фирмы появились мобильные группы сотрудников, выполняющих свои функции у заказчиков.

Развитие фирмы потребовало соответствующего развития технического обеспечения управленческой деятельности, что всерьез поставило проблему обеспечения безопасности и сохранения здоровья персонала, работающего с техникой.

И, наконец, очередной этап развития фирмы привел к открытию розничного магазина и филиалов в других регионах.

Это поставило уже новую проблему – обеспечение информационной безопасности фирмы для предотвращения несанкционированного доступа к коммерческой конфиденциальной информации.

Перечисленные проблемы решаются путем разработки нормативно-методического обеспечения управления информационными ресурсами и его эффективного использования.