Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Системы управления документами
|
|
Системы управления документами (СУД) предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации.
Развитые системы управления документами осуществляют следующие функции:
• индексирование документов;
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• управление конфигурацией документа с установлением взаимосвязи между отдельными структурными компонентами;
• ассемблирование документов, позволяющее объединить все части составного документа для отображения на экране;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов, таких как оглавление или название раздела;
• многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например «только для чтения»;
• администрирование учета и архивирования;
• организация выдачи/возврата документа;
• контроль версий документа;
• рассылка документов.
Развитие сети Internet определяет появление ряда новых функций современных СУД. Например, возможность помещения документов на Web-узле; поддержка обмена документами по интрасети между сотрудниками фирмы, а по Internet– с клиентами и партнерами фирмы.
Лидером на мировом рынке СУД является компания Documentum (продукт Enterprise Document Management).
6.3.5.4. Программное обеспечение для рабочих групп (groupware)
Программное обеспечение для рабочих групп (groupware) предназначено для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляет задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Системы класса groupware позволяют автоматизировать такую деятельность, которая не вписывается в стандартные схемы реляционных баз данных. Например, взаимодействие большого числа людей, исполняющих различные работы в физически удаленных друг от друга местах. Такие приложения могут обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию.
Основными функциями ПО для рабочих групп являются:
• электронная почта;
• поддержка видеоконференций/совещаний;
• управление изображениями документов;
• совместное использование документов;
• маршрутизация документов;
• календарное планирование.
Лучшими системами класса groupware считаются: Lotus Notes компании Lotus Development, Link Works компании Digital Equipment, Group Wise компании Novel.
6.3.5.5. Системы автоматизации деловых процедур
Системы автоматизации деловых процедур (АДП) предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес – процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес – процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одном уровне.
Примером систем АДП может служить продукт фирмы Staftware. Документы в системе обрабатываются по принятому в организации алгоритму и перемещаются в рамках корпоративной системы между отдельными подразделениями и исполнителями по заранее определенным маршрутам. Система основана на технологии «клиент–сервер», интегрируется с программными продуктами, работающими на платформах Windows NT, Windows 95, UNIX. В состав системы может входить графический построитель процедур (Graphical Workflow Definer), описывающий документопоток в виде диаграмм с указанием логических шагов, маршрутизации, предельных сроков и форм отчетов. Является инструментом для разработки модели бизнес – процессов.
В последнее время наблюдается тенденция сближения и пересечения функциональных возможностей вышеописанных систем. Так в системах, классифицируемых как group-ware, могут использоваться технологии полнотекстовых баз данных, систем управления документами и автоматизации деловых процедур. Поэтому в современных системах автоматизации документооборота вышеуказанные технологии могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонент.
Выводы
1. Программное обеспечение играет ключевую роль в реализации технологий управления информационными ресурсами, во многом определяя конкретные особенности выполнения функций информационной поддержки управленческой деятельности.
2. С точки зрения общей информационной поддержки важное значение имеет выбор системного программного обеспечения и прежде всего операционной системы, определяющей эффективность реализации информационных технологий и качество взаимодействия пользователей с компьютерными комплексами.
3. Выбор и реализация конкретных технологий управления информационными ресурсами определяется конкретными потребностями организации и имеющимися финансовыми возможностями.
4. В любом случае имеется определенный фиксированный набор базовых технологий, реализация которых необходима практически для любых форм и масштабов управленческой деятельности: подготовка текстовых документов; обработка финансово-экономической информации и подготовка табличных документов; управление базами данных; личная информационная поддержка.
5. В зависимости от текущего состояния организации и перспектив ее развития возможно рассмотрение и практическая реализация таких достаточно крупномасштабных информационных проектов, как технологии управления проектами, СASE -технологии, технологии систем комплексного управления документами.
Выбор и использование технологий информационной поддержки управленческой деятельности с соответствующими программными средствами – функция специалистов по информационным технологиям, к помощи которых необходимо обращаться в той или иной форме: на постоянной основе, имея их в штате организации или приглашая их для временной работы в рамках разработки и реализации конкретных проектов или консультаций.
|
|