Проблема выбора и использования технологий управления информационными ресурсами

Управление информационными ресурсами предполагает наличие совокупности соответствующих технологий, основанных на использовании тех или иных средств сбора, передачи, обработки, хранения, представления информации в процессе управленческой деятельности. В зависимости от преобладания каких-либо из перечисленных информационных процессов, их интенсивности и значимости выбираются соответствующие средства их реализации, что при многообразии последних ставит проблему выбора и использования средств обеспечения управления информационными ресурсами. Для конкретизации указанной проблемы рассмотрим еще раз пример, представленный в 5.2, но уже в ином разрезе.

Небольшая торговая фирма начала свою деятельность с продаж мелких партий компьютеров. В соответствии с масштабами своей деятельности и ограниченностью имеющихся финансовых средств фирма арендовала небольшие по площади помещения в окраинной части города, далекой от потенциальных покупателей. Техническая оснащенность управленческой деятельности была минимальной: один телефонный аппарат, пишущая машинка, что первоначально было вполне достаточно.

По мере увеличения эффективности своей деятельности, расширения объемов продаж и увеличения круга клиентов руководство фирмы приняло решение о переезде в центральную часть города с открытием там офиса и об организации на старом месте складского хозяйства. При этом была приобретена определенная совокупность средств компьютерной техники для обеспечения решения следующих задач:

• автоматизировать процессы подготовки текстовых документов, количество и объем которых существенно увеличились;

• обеспечить быстрое и качественное оформление бухгалтерских и финансово-отчетных документов;

• обеспечить хранение и быстрый поиск информации по всей номенклатуре изделий и клиентов;

• обеспечить быстрое и эффективное информационное обслуживание рабочих мест сотрудников фирмы.

Для решения этих задач необходимо было выбрать соответствующие информационные технологии и соответствующие программные средства.

Следующим этапом развития фирмы стал переход от чисто торговой деятельности к производственно-торговой: сборка компьютеров под заказ, предпродажная подготовка компьютерной техники, установка и техническое сопровождение компьютерной техники у заказчиков. Следствием такого расширения деятельности явилось появление специализированных подразделений фирмы, размещенных в различных районах города, и укрупнение центрального офиса. Кроме того, у фирмы появились мобильные группы сотрудников, выполняющих свои функции у заказчиков.

Развитие фирмы потребовало соответствующего развития технического обеспечения управленческой деятельности, связанного с решением следующих проблем:

• организация эффективной связи между подразделениями фирмы, размещенными в разных районах города;

• организация эффективной связи между подразделениями фирмы и мобильными группами;

• обеспечение координированной распределенной обработки всей документации фирмы.

А это вызвало необходимость принятия решений по следующей проблеме:

с помощью каких технологий и программных средств обеспечить эффективное информационное взаимодействие различных подразделений фирмы.

И, наконец, очередной этап развития фирмы привел к открытию розничного магазина и филиалов в других регионах, что в свою очередь поставило вопрос о методах и технологиях адекватной информационной поддержки развивающейся фирмы.

Упомянутые в примере проблемы и связаны с выбором и использованием программных средств обеспечения технологий управления информационными ресурсами.