Робоча книга Excel

Excel для Windows

Робоча книга Excel

У багатьох популярних робочих таблицях Windows вже давно використовується те, що мовою Excelназивається робочоюкнигою. Робоча книга (book) - це приклад комп`ютерної моделі, яка імітує реальне життя. Коли ви працюєте над будь-яким проектом, на вашому столі завжди є кілька аркушів паперу з різними цифровими даними, які пов`язані між собою (тобто розробники Excel припустили, що у більшості користувачів є різні, але пов`язані між собою групи цифрових даних, які краще розміщувати не на одному, а на кількох аркушах). У кінці робочого дня ви складаєтє всі ці аркуші в папку і ховаєте її в ящик стола. В Excel кожен з таких аркушів стає окремою робочою таблицею. Ці таблиці помічаються спеціальними ярликами у нижній частині аркуша. Разом аркуші робочих таблиць утворюють робочу книгу (тобто папку, якщо дотримуватись нашої аналогії).

Працюючи з книгою робочих таблиць, легко знайти потрібну інформацію, пересуваючись по численних аркушах книги. Крім того, у книзі на ярликах кожного аркуша робочої таблиці можна розміщувати його назву, яка відповідає змісту даної таблиці.

Кожна робоча книга Excel може включати до 255 окремих аркушів робочих таблиць, кожен аркуш - близько 16384 рядків і 256 граф. Крім аркушів робочих таблиць, робоча книга Excel може мати аркуші діаграм (на яких зберігаються діаграми), аркуші модулів (тобто аркуші коду програм, що написані з допомогою Visual Basic for Applications - мовою програмування, яка використовується в Excel), аркуші макросів Excel, а також аркуші діалогових вікон.

2.2.2. Елементи вікна інтерфейсу Excel

На рис. 2.1 подано вікно програми Excel у випадку, коли плата відеоадаптера працює в режимі Super VGA з роздільною здатністю 1024 на 768 пікселів. Якщо система Windows працює в інших відеорежимах, екран може мати інший вигляд.

Рис. 2.1. Вікно інтерфейсу Excel в розгорнутому вигляді та його основні елементи

Розглянемо основні елементи вікна інтерфейсу.

Панели инструментов - на панелях інструментів (toolbars) розміщені кнопки, клацання на яких мишкою викликає на виконання відповідну команду Excel.

Кнопка системного меню - це піктограма Excel, клацання на якій мишкою приводить до відкриття системного меню, що дає змогу маніпулювати вікном Excel.

Поле имени клетки - подає ім`я та адресу активної клітинки в робочій книзі.

Строка формул - відтворює дані або формули, які вводяться в клітинку.

Строка меню - головний список команд Excel; клацання мишкою на будь-якому слові, що входить до цього списку, розгортає список елементів вибраної команди головного меню.

Строка заголовка - відтворює ім`я програми, з якою працює користувач, і, крім того, на ній розміщені деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна Excel.

Кнопка закрытия (выход из программы) - клацання мишкою на цій кнопці закриває вікно Excel та завершує роботу програми.

Кнопка восстановления - клацання мишкою на цій кнопці збільшує вікно Excel так, щоб воно займало увесь екран.

Кнопка минимизации - згортає вікно Excel, розміщуючи його піктограму на панелі задач Windows 95.

Строка состояния - відтворює різні повідомлення Excel, а також стан клавіш < Num Lock>, < Caps Lock>, < Scroll Lock>.

2.2.3. Створення нової робочої книги

Коли користувач починає роботу з Microsoft Excel, відкривається нова робоча книга під назвою Microsoft Excel - Книга1 (Microsoft Excel - Book1). Спочатку книги містять по 16 чистих аркушів для створення робочих таблиць під назвою Лист1, Лист2,..., Лист16 (Sheet1, Sheet2,..., Sheet16). Якщо користувачеві в процесі роботи потрібно створити нову робочу книгу, то це можна зробити одним з трьох способів:

· виконати команду Файл та її опцію Создать (File? New);

· клацнути мишкою на кнопці Создать Книгу (New Workbook), розмішеній на стандартній панелі інструментів (на цій кнопці зображений чистий аркуш паперу);

· використати комбінацію швидких клавіш < Ctrl + N>.

2.2.4. Eлементи вікна робочої книги

На рис. 2.2 наведене звичайне вікно робочої книги Excel та позначені його основні компоненти. Зазначимо, що вікно робочої книги і вікно інтерфейсу Excel мають багато однакових елементів.

Кнопка выделения всех ячеек рабочей таблицы - клацання мишкою на цій кнопці виділяє всі клітинки активної робочої таблиці.

Кнопка системного меню - це піктограма Excel, клацання мишкою на якій призводить до відкриття системного меню, завдяки чому можна маніпулювати вікном Excel.

Индикатор активной ячейки (табличный курсор) - це темний контур, який виділяє активну клітинку (одну з 4 194 304 клітинок кожної робочої таблиці).

Заголовки столбцов - кожна з 256 граф робочої таблиці має заголовок - букву від A до IV. Після графи Z йде графа АА, за якою - АВ, АС і т. ін. Після графи AZ йдуть графи ВА, ВВ і так до останньої графи, яка позначена IV. Для виділення всіх клітинок графи необхідно клацнути мишкою на її заголовку.

Рис. 2.2. Нова (чиста) робоча книга Excel, яка називається Книга1 (Book1), та основні елементи її вікна

Строка заголовка - відтворює ім`я робочої книги, з якою працює користувач, і, крім того, на ній розміщені деякі кнопки управління, які можна використовувати для зміни зовнішнього вигляду вікна Excel.

Кнопка закрытия (выход из программы) - клацання мишкою на цій кнопці закриває робочу книгу та завершує роботу програми.

Кнопка восстановления - клацання мишкою на цій кнопці збільшує вікно робочої книги так, щоб воно займало весь екран.

Кнопка минимизации - згортає вікно робочої книги так, що від нього залишається тільки рядок заголовка.

Ярлычки листов (ярлычки рабочих таблиц) - спеціальні позначки (імена) аркушів робочих таблиць. Робоча книга може мати довільну кількість аркушів, але кожен аркуш має своє ім`я, яке і відображене на ярличці аркуша.

Кнопки прокрутки ярлычков листов - дають змогу перегортати (про-кручувати) аркуші робочих таблиць під час їх перегляду.

Заголовки строк - кожний рядок робочої таблиці має заголовок, який позначається цифрою від 1 до 16 384. Для позначення всіх клітинок рядка необхідно клацнути мишкою на заголовку рядка.

Горизонтальная полоса прокрутки - дає змогу переглядати (прокручувати) аркуш робочої таблиці по горизонталі.

Вертикальная полоса прокрутки - дозволяє переглядати (прокручувати) аркуш робочої таблиці по вертикалі.

Полоса разделения ярлычков и полосы прокрутки - ця маленька смужка дозволяє збільшувати або зменшувати простір, який займають ярлики аркушів. Якщо користувач бажає побачити більше ярликів, то відповідно необхідно зменшити простір, що займає горизонтальная полоса прокрутки.

2.2.5. Відкривання вже створеної робочої книги

Щоб відкрити раніше створену робочу книгу, користувач повинен виконати команду Файл та її опцію Открыть (File? Open). Виберіть потрібний файл та відкрийте його, клацнувши мишкою на кнопку Открыть (Open). Якщо потрібний файл розміщений у іншій папці (folders), потрібно спочатку перейти в цю папку (рис. 2.3). Для цого знайдіть її в діалоговому вікні і двічі клацніть на неї мишкою. Клацнувши на кнопці Переход на один уровень вверх діалогового вікна Открытиедокумента (Open), користувач зможе переміщуватися вверх по дереву папок. Якщо користувач бажає відкрити робочу книгу, з якою він нещодавно працював, то йому потрібно відкрити меню команди Файл (File) і в нижній його частині вибрати ім`я потрібного файлу. З усіх файлів, які користувач відкривав, табличний процесор Excel запам`ятовує останні чотири, тому їх імена можна знайти в нижній частині меню команди Файл (File).

Отже, у користувача є такі способи відкрити робочу книгу, яка зберігається на диску:

· виконати команду Файл та її опцію Открыть (File? Open);

· клацнути мишкою на кнопці Открыть (Open), розміщеній на стандартній панелі інструментів (на цій кнопці зображена папка, що відкривається);

· використати комбінацію швидких клавіш < Ctrl + О>.

Рис. 2.3. Діалогове вікно Открытие документа

origRightPadding=document.body.style.paddingRight; document.body.style.paddingRight="130px"; function sideFrameOff(){ document.getElementById('sideFrame').style.display='none'; document.body.style.paddingRight=origRightPadding; } 2.2.6. Переміщення по аркушу робочої таблиці

Переміщення по робочій таблиці можна виконувати передусім з допомогою мишки. Коли користувач переміщує курсор мишки по таблиці, то форма курсора змінюється залежно від того, в якій області робочої таблиці він розміщений. У більшості областей робочої таблиці курсор має вигляд знака " плюс". За межами таблиці і на смугах прокручування курсор мишки може мати форму стрілки. Якщо помістити курсор мишки в кінець вертикальної або горизонтальної смуги прокручування і клацнути кнопкою мишки, то від кожного клацання таблиця буде прокручуватися на один рядок або стовпчик. Крім того, можна встановити курсор мишки на бігунок і перетягнути його в потрібне місце смуги прокручування. При цьому, коли користувач відпустить кнопку мишки, робоча таблиця прокрутиться відразу на кілька рядків або стовпців. Для переміщення курсора призначені також клавіші < Tab> i < Enter> (i самі по собі, і в комбінації з клавішею < Shift>). Клавіша < Tab> дозволяє перемістити курсор праворуч, < Shift+Tab> - ліворуч, < Enter> - униз, < Shift+Enter> - уверх.

По клітинках робочої таблиці можна також переміщуватися за допомогою клавіш управління курсором (табл. 2.1).

Таблиця 2.1

Клавіші, які дозволяють переміщуватися по робочій таблиці

Якщо користувач точно знає, в яку клітинку йому треба потрапити, то він може скористатися клавішею < F5>. Натискання на цю клавішу викликає на екран діалогове вікно Переход (Go To), зображене на рис 2.4. В поле Ссылка (Reference) вводять ім`я потрібної клітинки і клацають на кнопці ОК (або натискають на клавішу < Enter>). Наприклад, якщо у поле Ссылка (Reference) ввести AD367 i натиснути < Enter>, то курсор переміститься в клітинку AD367.

Рис. 2.4. Діалогове вікно Переход

2.2.7. Переміщення між аркушами робочих таблиць

Для роботи з таблицями, які зібрані в робочій книзі, користувачеві може знадобитися швидкий і простий спосіб переходу від однієї таблиці книги до іншої. В Excel для активізації потрібної таблиці необхідно клацнути на її ярлику в нижній частині вікна. У лівому нижньому кутку вікна (рис. 2.2) розміщені кнопки прокручування, які дозволяють прокручивати ярлики аркушів. Клацання на кнопці зі стрілкою вліво або вправо зсуває ярлики відповідно вліво або вправо. Клацання на останній зліва або останній справа кнопці (на них поруч зі стрілками зображені вертикальні лінії) переміщує користувача до першого або останнього ярличка книги. Нова робоча книга в Excel за замовчуванням вміщує 16 аркушів, але користувач може збільшити їх кількість (до 255 аркушів на одну робочу книгу).

Перехід між таблицями з допомогою ярличків добре здійснювати тоді, коли робоча книга вміщує відносно невелику кількість робочих таблиць. Однак якщо їх досить багато (наприклад, якщо вона вміщує проекти бюджетів за п`ять років, які займають 60 робочих таблиць), то у користувача є простіший спосіб переміщення по таблицях (за допомогою клавіші < F5>). Після появи діалогового вікна Переход (Go To) необхідно ввести назву ярличка, знак оклику і координату клітинки, в яку користувач бажає перейти.

Для використання клавіші < F5> виконайте таку послідовність дій:

· натисніть на клавішу < F5 >, щоб відкрити діалогове вікно Переход (Go To);

· до поля Ссылка (Reference) введіть назву ярлика, знак оклику і координати клітинки;

· клацніть на кнопці ОК.

Наприклад, якщо потрібно перейти до першої клітинки шостого аркуша, слід натиснути клавішу < F5 > і в поле Ссылка (Reference) ввести Лист6! А1 (Sheet6! A1).

Зауваження: якщо назва аркуша складається з кількох слів або вміщує розділювачі, наприклад пропуск, помістіть його в одинарні лапки.

2.2.8. Зміна назви ярличка аркуша таблиці

Якщо користувач працює з робочими таблицями, які організовані в робочу книгу, корисно присвоювати їм імена, які дають уявлення про вміст таблиці. Це справді так, адже назва Лист1 (Sheet1) далеко не так інформативна, як назва Налоги. Змінити назву аркуша робочої таблиці неважко, досить клацнути правою кнопкою мишки на будь-якому з ярличків аркуша і з меню, яке з`явилося, вибрати команду Переименовать (Rename). У діалоговому вікні Переименованиелиста (Rename Sheet) (рис.2.5) необхідно ввести нове ім`я і клацнути на кнопці ОК.

Зауваження. Excel не має обмежень на довжину імен робочих аркушів, але бажано робити їх не дуже довгими, оскільки чим коротше ім`я кожного з аркушів, тим більше ярличків можна буде побачити в нижній частині вікна робочої книги.

Рис. 2.5. Діалогове вікно Переименование листа

2.2.9. Вибір кількох робочих аркушів відразу

Для виконання звичайних операцій (наприклад, для вставлення або видалення аркушів, або для форматування) користувачеві буває необхідно вміти вибирати одночасно кілька аркушів робочих таблиць.

Аркуші, які розміщені поруч, можна вибрати так:

· з допомогою кнопок прокручування вивести на екран ярлик першої з таблиць, які повинні бути вибрані, і клацнути мишкою на ньому (аркуш таблиці вибрано);

· з допомогою кнопок прокручування (якщо потрібно) вивести на екран ярлик останньої з таблиць, які повинні бути вибрані. Натисніть клавішу < Shift> i, не відпускаючи її, клацніть мишкою на ярлику останньої таблиці.

Аркуші, які не розміщені поруч, можна вибрати так:

· з допомогою кнопок прокручування вивести на екран ярлик першої з таблиць, які мають бути вибрані, і клацнути мишкою на ньому (аркуш таблиці вибрано);

· з допомогою кнопок прокручування (якщо потрібно) вивести на екран ярлик наступної таблиці, яку бажано вибрати. Натисніть клавішу < Ctrl> i, не відпускаючи її, клацніть мишкою на ярлику вибраної таблиці;

· повторюйте попередню дію для кожної таблиці, яку бажаєте вибрати.

2.2.10. Вибір діапазону клітинок

Для виконання багатьох операцій виникає потреба вибирати великі області (діапазони) клітинок. Наприклад, для того щоб вибрати всі клітинки від А1 до F6, потрібно клацнути мишкою на клітинці А1 і, не відпускаючи кнопки мишки, перетягнути її курсор до клітинки F6, потім відпусти-ти кнопку мишки. Після цього діапазон клітинок А1 - F6 буде вибраний, тобто всі клітинки, які входять у цей діапазон, крім першої, будуть зображені у " негативі" (чорним по білому); перша клітинка зберігає звичайний вигляд, але теж входить у діапазон вибраних клітинок (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Вигляд, який має у робочій таблиці вибраний діапазон клітинок

Для вибору діапазону клітинок можна використовувати також мишку і клавішу < Shift>:

· клацніть кнопкою мишки на першій клітинці, потім натисніть клавішу < Shift> і, не відпускаючи її, клацніть на останній клітинці діапазону (всі клітинки між першою і останньою будуть вибрані, а активною стане остання клітинка).

Наприклад, якщо користувач клацнув на клітинці В2, потім натиснув клавішу < Shift> і клацнув мишкою на клітинці Е15, то буде вибраний діапазон клітинок від В2 до Е15 (активною стає клітинка Е15).

Якщо користувачеві потрібно вибрати дуже великий діапазон клітинок, то це можна зробити з допомогою команди Перейти (Go To):

· виберіть першу клітинку діапазону клітинок, який має бути вибраним;

· натисніть клавішу < F5> для відкриття діалогового вікна Переход (Go To);

· у текстовому полі Ссылка (Reference) введіть координати останньої клітинки діапазону;

· натисніть клавішу < Shift> і, не відпускаючи її, клацніть мишкою на кнопці ОК.

Є й інші можливості вибору діапазону клітинок. Вибрати весь рядок можна, клацнувши мишкою на заголовку рядка у лівій частині таблиці, а вибрати весь стовпчик - клацнувши мишкою на заголовку стовпця у верхній частині таблиці.

У Excel можно робити переривчасте виділення, тобто виділяти діапазони клітинок, які не розмішені поруч. Для цього звичайним способом виберіть перший діапазон. Потім натисніть клавішу < Ctrl> i, не відпускаючи її, виберіть другий діапазон (клацніть на першій клітинці і перетягніть курсор мишки). Excel вибирає другий діапазон, не відміняючи при цьому вибір першого діапазону. Наприклад, користувач бажає вибрати два діапазо-ни: В2 - С10 і D12 - E16. Скориставшись запропонованим вище алгоритмом, він здобуває результат, який подано на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Вибрані два діапазони клітинок, які не розміщені поруч

Примітка.

2.2.11. Додавання або видалення аркушів таблиць

У разі потреби користувач може здійснювати реорганізацію таблиць у межах робочої книги Excel. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою мишки, що викликає на екран невелике меню, з допомогою якого користувач може додавати і переміщувати аркуші робочих таблиць.

Додавання нового аркуша робочої таблиці (один з трьох способів):

· Виконати команду Вставка та її опцію Лист (Insert -----> Worksheet).

· Клацнути правою кнопкою мишки на ярлику аркуша робочої таблиці, перед якою має з`явитися новий аркуш робочої таблиці. У меню, що з`явилося, необхідно вибрати команду Вставка (Insert), щоб відкрити діалогове вікно Вставка (Insert) (рис. 2.8). Клацнути мишкою на піктограмі Лист (WorkSheet).

· Натиснути комбінацію клавіш < Shsft + F11>.

Після виконання будь-якої із запропонованих вище дій програма вставить у робочу книгу новий аркуш попереду активного на той час аркуша. Новий аркуш автоматично стає активним аркушем робочої таблиці зі своїм ярликом, на якому буде відображене його ім`я.

Видалення аркуша робочої таблиці (один з двох способів):

· Виконати команду Правка та її опцію Удалить лист (Edit -----> Delete Sheet).

· Клацнути правою кнопкою мишки на ярлику аркуша робочої таблиці, який потрібно видалити з робочої таблиці. У меню, що з`явилося, необхідно вибрати команду Удалить (Delete). (Excel запропонує користувачеві підтвердити видалення аркуша).

Рис. 2.8. Діалогове вікно Вставка

Переміщення аркуша робочої таблиці (один з двох способів):

· Виконати команду Правка та її опцію Переместить/скопировать (Edit -----> Move or Copy Sheet).

· Клацнути мишкою на ярлику аркуша і пересунути його в потрібне місце цієї або іншої робочої книги. Під час пересування курсор мишки перетворюється на маленьке зображення аркуша зі стрілкою.

Рис. 2.9. Діалогове вікно Переместить или скопировать

2.2.12. Копіювання та переміщення інформації в таблицях

Є багато способів переміщення і копіювання інформації в робочих таблицях, які утворюють робочу книгу.

Якщо користувач бажає скопіювати дані з одного місця в інше у межах однієї таблиці або з однієї таблиці в іншу, він повинен виконати такі дії:

· позначити інформацію для копіювання;

· клацнути мишкою на кнопці Копировать в буфер (Copy) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опцію Копировать (Edit ---> Copy);

· перейти у першу клітинку, в яку має бути скопійована інформація;

· натиснути клавішу < Enter>, щоб здійснити копіювання.

Для переміщення даних в інше місце тієї самої таблиці або в іншу таблицю потрібно зробити ось що:

· позначити інформацію, яку потрібно перемістити;

· клацнути мишкою на кнопці Удалить в буфер (Cut) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опцію Вырезать (Edit ---> Cut);

· перейти в першу клітинку, в яку має бути переміщена інформація (бажано переконатися в тому, що область клітинок, у яку виконується переміщення, не менша ніж область, з якої переміщуються дані, інакше користувач може втратити частину своїх даних, які будуть замінені при переміщенні);

· щоб здійснити переміщення, натисніть клавішу < Enter> або клацніть мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) на стандартній панелі інструментів.

Для копіювання інформації з однієї робочої книги в іншу можна використовувати кнопки Копировать в буфер (Copy) та Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів:

· позначити інформацію, яку потрібно скопіювати;

· клацнути на кнопці Копировать в буфер (Copy) стандартної панелі інструментів;

· відкрити робочу книгу, в яку необхідно здійснити копіювання інформації;

· помістити курсор в клітинку потрібного аркуша робочої таблиці;

· клацнути мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів.

Для переміщення інформації з однієї робочої книги в іншу потрібно виконати такі дії:

· позначити інформацію, яку потрібно перемістити;

· клацнути мишкою на кнопці Удалить в буфер (Cut) на стандартній панелі інструментів або виконати команду Правка та її опцію Вырезать (Edit ---> Cut);

· відкрити робочу книгу, в яку необхідно перенести інформацію;

· помістити курсор у потрібне місце аркуша робочої таблиці;

· клацнути мишкою на кнопці Вставить из буфера (Paste) стандартної панелі інструментів.

2.2.13. Розділення вікна робочої таблиці

Коли користувач працює з дуже великими робочими таблицями, буває зручно виводити на екран два різних фрагменти однієї таблиці. Цього можна досягнути, розділивши вікно на дві частини (рис. 2.10). Для розділення вікна треба або перетягнути в потрібне місце одну з вішок розділення, або встановити курсор у місце, де потрібно розділити робочу таблицю і виконати команду Окно та її опцію Разделить (Window ---> Split).

Рис. 2.10. Вікно робочої таблиці, поділене навпіл

Перетягуючи вішку разбивки, розміщену у верхній частині вікна, користувач розділяє вікно по горизонталі. Перетягуючи вішку разбивки, розміщену в нижній частині вікна, користувач розділяє вікно по вертикалі. Перейти з однієї області розділеного вікна в іншу можна, якщо клацнути кнопкою мишки в потрібній області. Закінчивши працювати з розділеним вікном, можна відмінити розділення. Для цього або перетягніть вішку назад у праву чи нижню частину вікна, або виконайте команду Окно та її опцію Снять разделение (Window ---> Remove Split). Під час роботи з розді-леним вікном користувач може зробити так, щоб верхня або ліва область вікна не прокручивались. Для цього необхідно виконати команду Окно та її опцію Закрепить области (Window ---> Freeze Panels). Команда закріплює область вікна, яка розміщена зверху або ліворуч від лінії розбивки.

2.2.14. Збереження робочої книги

Працюючи з Excel, користувачеві необхідно зберігати створені ним робочі книги для подальшого використання. Це можна роботи у такий спосіб:

· клацнути мишкою на кнопці Сохранить (Save) стандартної панелі інструментів;

· ввести ім`я, з яким користувачеві необхідно зберегти свою робочу книгу, у діалоговому вікні Сохранениедокумента (Save As...) в полі Имя файла (File Name);

· клацнути мишкою на кнопці ОК (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Діалогове вікно Сохранение документа

Примітка. Ситуації, в яких користувач зберігає свої робочі таблиці:

1. Робоча таблиця зберігається вперше.

У цьому випадку користувачеві бажано бути дуже уважним через те, що:

· Excel пропонує зберегти робочу книгу у на диску в папці, яка призначена для збереження робочих таблиць зазамовчуванням;

· Excel пропонує зберегти робочу книгу під іменем Книга1 (Book1). Якщо ці пропозиції Excel влаштовують користувача, то він погоджується з ними, клацаючи мишкою на кнопці ОК, якщо ж ні, то користувачеві слід вибрати потрібну йому папку і дати оригінальне ім`я робочій книзі, що зберігається (виконавши команду Файл та її опцію Сохранитькак ... ( File ---> Save As... ).

2. Робоча таблиця зберігається в черговий разпід тим самим іменем.

У цьому випадку користувачеві достатньо:

· клацнути мишкою на кнопці Сохранить ( Save ) стандартної панелі інструментів або виконати команду Файл та її опцію Сохранить ( File ---> Save ).

3. Робоча таблиця зберігається в черговий раз під новим іменем.

У цьому випадку користувачеві необхідно зберегти робочу книгу, виконавши команду Файл та її опцію Сохранитькак ... ( File ---> SaveAs ... ) та обов`язково вказати нове ім`я для збереження (а можливо, і нову папку, де буде зберігатися робоча таблиця).

У разі потреби користувач може захистити свою робочу книгу паролем. Для цього йому потрібно виконати команду Файл (File) та її опцію Сохранить как... (Save As...). У діалоговому вікні Сохранениедокумента клацнути мишкою на кнопці Параметры (Options) (див. рис. 2.11). З`явиться діалогове вікно Параметрысохранения (SaveOptions) (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Діалогове вікно Параметры сохранения

У цьому вікні користувач може встановити кілька параметрів:

· Всегда создавать резервную копию (Always Create Backup). Якщо ця опція активізована, то при збереженні нової версії робочої книги її існуюча версія буде перейменовуватися у файл з розширенням ВАК. Це дає змогу користувачеві завжди повернутися до раніше збереженої версії робочої книги.

· Пароль для открытия файла (Protection Password). Якщо користувач укаже у цьому полі пароль, то щоразу перед відкриттям цієї робочої книги програма буде вимагати введення пароля.

Зауваження. Правильність пароля залежить від регістра букв і його довжина не може перевищувати 15 символів. !!! Будьте уважні!!!

Після введення нового пароля програма запрононує його підтвердження, тому користувачеві доведеться ввести цей пароль ще раз.

· Пароль разрешения записи (Write reservation Password). Програма буде завжди вимагати цей пароль при спробі збереження робочої книги під тим самим іменем. Використовуйте цей пароль, щоб упевнитися в тому, що зміни не будуть зроблені у вихідній версії робочої книги.

· Рекомендовать доступ только для чтения (Read-Only Recommended). Якщо позначена ця опція, то файл не може бути збережений зі своїм початковим іменем. Це ще одна гарантія того, що оригінальний файл не буде зіпсований.

2.2.15. Підсумкова інформація про робочу книгу

При першому збереженні робочої книги після закриття діалогового вікна Сохранениедокумента (SaveAS) програма запропонує користувачеві ввести підсумкову інформацію про файл.

На екрані з`явиться діалогове вікно Свойства (Properties) (рис. 2.13). Заповнюйте його поля інформацією, яка описує цю робочу книгу.

Зауваження. Діалогове вікно Свойства (Properties) відкривається за замовчуванням. Якщо користувач не бажає працювати з ним, то досить натиснути клавішу < Enter>, щоб воно зникло з екрана. Крім того, програму можна настроїти таким чином, щоб це вікно ніколи не з`являлося. Для цього потрібно виконати команду Сервис та її опцію Параметры (Tools ---> Options), клацнувши мишкою на вкладенні Общие (General) і відмінити вибір опції Предлагать заполнение свойств файла (Prompt for File Properties).

Рис. 2.13. Діалогове вікно Свойства

Діалогове вікно Свойства (Properties) має п`ять вкладень:

· Общие (General). У цьому вкладенні відображується загальна інформація про файл - його ім`я, розмір, місцезнаходження, дату створення тощо. Інформацію у цьому вкладенні змінити не можна.

· Документ (Summary). Це вкладення з`являється за замовчуванням при першому збереженні файла. До неї входить вісім інформаційних полів, які користувач може заповнювати або модифікувати. Інформація цього вкладення використовується для швидкого знаходження робочих книг, які задовольняють визначені критерії.

· Статистика (Statistics). У цьому вкладенні відображується додаткова інформація про файл, яку не можна змінювати.

· Состав (Contents). У цьому вкладенні відображуються назви аркушів робочої книги, які згруповані за типами (аркуші робочих таблиць і діаграм, модулі VBA і т. ін.).

· Прочие (Custom). Це вкладення може бути вельми корисним, якщо користуватися ним постійно. Воно дає змогу зберігати різну інформацію про файл у вигляді бази даних.