Рекомендации по созданию электронных таблиц

При создании электронных таблиц следует учитывать следующие рекомендации:

1). Практически в любой таблице первым столбцом целесообразно предусматривать столбец Номер по порядку. Это делает таблицу более наглядной и удобной для работы, снимает многие проблемы, которые могут возникнуть при фильтрации и сортировке электронных таблиц (описание этих операций будет рассмотрено далее).

2). Начинающие пользователи часто допускают характерную ошибку, указывая в расчетной формуле конкретное значение исходного данного. Например, при формировании формулы для расчета подоходного налога для Иванова (см. рис. 6), в ячейку D2 будет введена формула = 10000*13/100, а не формула =С2*13/100. В данном случае обе формулы дадут одинаковый результат – 1300.Но если Иванову в следующем месяце будет начислено не 10000, а другая сумма, которая будет введена в ячейку С2, то значение подоходного налога не изменится. Поэтому при формировании расчетных формул следует указывать адреса ячеек (ссылки), в которых находятся исходные данные, а не сами данные!

3). При вводе формул может быть допущена ошибка, заключающаяся в том, что в ссылке использована русская буква, например, в ссылке С2 записана не латинская С, а русская С. В этом случае формула работать не будет и в ячейке появится сообщение об ошибке - #ИМЯ?. Не стоит спешить с удалением неправильно введенной формулы – лучше ее отредактировать. Для этого надо сделать активной ячейку, в которой находится формула, щелкнув по ячейке левой клавишей мыши. В панели содержимого активной ячейки появится формула. Установив курсор в нужное место формулы, можно внести необходимые изменения и нажать клавишу Enter.

4). Чтобы обезопасить себя от описанной выше ошибки и сэкономить время на создание таблицы, ссылки лучше " набирать" не вручную, а с помощью мыши. Например, в ячейку Е3 надо ввести формулу =2*А3*ВЗ/С4. После установки курсора в ячейку Е3 необходимо набрать на клавиатуре = 2* и потом щелкнуть левой клавишей мыши в ячейке А3 (в строке формул автоматически появится адрес А3), затем набрать * и щелкнуть мышью в ячейке ВЗ и т.д.

5). После создания электронной таблицы необходимо проверить правильность ее работы. Для этого следует ввести формулы сначала в одну строку (для одного объекта), например, для Иванова (см. рис. 6). После этого выполнить расчет с одними и теми же исходными данными вручную и по таблице – естественно, что полученные результаты должны быть одинаковы. Убедившись в том, что формулы работают правильно, можно скопировать их в последующие строки (для других объектов – Алехина, Сидорова, Титова…).

6). Перед началом проведения расчетов по незнакомой таблице следует уяснить ее структуру – в каких ячейках находятся исходные данные, а в каких – расчетные формулы. Это необходимо для того, чтобы случайно не " сломать" электронную таблицу, заменив введенную в ячейку формулу на какую-либо другую информацию.

Копирование информации в электронных таблицах

Табличный процессор Excel позволяет проводить копирование информации в электронных таблицах, что значительно экономит время и предоставляет наибольшие удобства пользователю. Копирование информации, как и в текстовом процессоре Word, производится через буфер. То есть, информация, попавшая в буфер после выполнения команды Копировать, может выкладываться неоднократно командой Вставить до тех пор, пока не будет заменена другой.

Операция копирования напрямую связана с операцией выделения зон в таблице. Прежде чем рассмотреть способы выделения, следует отметить, что активная ячейка в выделении не нуждается.

Выделение можно о существить это можно или с помощью мыши, или с помощью клавиш.

Способ 1: Выделение с помощью мыши.

Выделить начальную ячейку области. Затем, нажав левую кнопку, протащить курсор мыши через всю область до конечной клетки, не опуская кнопку и клавишу. Область должна быть непрерывной.

Способ 2: Выделение с помощью клавиш.

Выделить начальную ячейку области. Нажать Shift и, не отпуская эту клавишу, с помощью клавиш со стрелками выделить необходимую область.

Если необходимо отменить выделение, то следует или щелкнуть мышью где-нибудь вне выделенной области, или клавишей со стрелкой выйти из выделенной области.

Выделения целых столбцов и строк можно осуществлять, щелкая мышью по маркерам строк и столбцов по краям рабочей области листа.

Выделение всей таблицы можно выполнить с помощью одновременного нажатия клавиш Ctrl+Shift+Пробел или щелкнуть мышью в левом верхнем углу рабочей области.

Выделение несвязанных фрагментов - если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному.

Копирование (текста, чисел, формул…) можно выполнить несколькими способами.