Теоретичні відомості. Зведеною називають динамічну таблицю підсумкових даних, отриманих або обчислених на основі інформації

Зведеною називають динамічну таблицю підсумкових даних, отриманих або обчислених на основі інформації, що міститься в списках чи зовнішніх базах даних зведені таблиці дозволяють узагальнити великі обсяги даних.

Під час створення зведеної таблиці задають потрібні поля, складають макет таблиці та визначають тип виконуваних обчислень. Після формування таблиці можна змінити її структуру, щоб отримати інші підсумки за вихідними даними.

Оскільки зведена таблиця зв'язана з вихідними даними, після зміни вихідних даних її можна оновити.

Перш ніж створювати зведені таблиці, слід ознайомитись з наступними термінами.

Область Данные. Діапазон комірок зведеної таблиці, де містяться підсумкові дані. Над цими даними виконують обчислення (наприклад, операції підсумовування чи визначення середнього).

Область Столбец. Містять елементи полів, що знаходяться уздовж верхньої межі зведеної таблиці.

Область Строка. Містить елементи полів, що знаходяться уздовж лівої межі зведеної таблиці.

Область Страница. Область у лівому верхньому куті зведеної таблиці. Дозволяє зробити таблицю тривимірною. Елементи полів, поміщені в цю область, доступні у відповідному розкривному списку.

Общие итоги (Загальні підсумки). Загальні підсумки можуть бути обчислені для рядків, для стовпців, для рядків і стовпців разом або їх взагалі можна не обчислювати.

Промежуточные итоги (Проміжні підсумки). Рядки чи стовпці з проміжними підсумками зведеної таблиці.

Створення зведеної таблиці

Для створення зведених таблиць в Excel передбачений спеціальний засіб — Мастер сводных таблиц, що дозволяє за три кроки створити потрібну зведену таблицю.

Викликати майстра можна, скориставшись командою Данные / Сводная таблица. Після виконання даної команди з'явиться перше вікно майстра, де необхідно вказати джерело даних для аналізу, а також тип створюваного звіту.

Вигляд другого діалогового вікна майстра залежатиме від параметрів, заданих на першому кроці роботи майстра. Якщо вихідні дані розміщені в списку, що знаходиться на робочому аркуші Excel тобто встановлено перемикач база даних або аркуш Microsoft Office Excel), то відкриється вікно, показане на малюнку.

На другому кроці потрібно вказати діапазон комірок з вихідними даними. Якщо під час вибору команди Данные/Сводная таблица табличний курсор був встановлений в одній з комірок вихідного списку, Excel визначить потрібний діапазон ав­томатично.

У третьому вікні майстра зведених таблиць спочатку слід вибрати місце розташування створюваної зведеної таблиці, потім клацнути на кнопці Параметры та в отриманому діалоговому вікні встановити параметри зведеної таблиці.

Далі можна вибрати одну з наступних дій:

• клацнути на кнопці Готово, щоб переміститися на робочий аркуш і створити макет зведеної таблиці самостійно з використанням панелі інструментів Сводные таблицы;

• клацнути на кнопці Макет, щоб створити макет зведеної таблиці за допомогою майора зведених таблиць і діаграм.

Якщо клацнути на кнопці Макет, з'явиться діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет.

У правій частині зазначеного діалогового вікна будуть показані кнопки з назвами полів вихідного списку, які необхідно перетягнути в потрібні області макету таблиці (в кожну область можна перетягнути декілька полів). Макет зведеної таблиці має наступні області.

• Страница (Сторінка). Елементи полів, поміщених у дану область, стають заголовками сторінок зведеної таблиці.

• Данные (Дані). В цю область поміщають поля з даними, які слід підсумувати.

• Столбец (Стовпець). Елементи полів, поміщених у цю область, стають заголовками стовпців зведеної таблиці.

• Строка (Рядок). Елементи полів, поміщених у дану область, стають заголовками рядків зведеної таблиці.

Після того як завершено створення макету зведеної таблиці, клацніть на кнопці ОК, щоб повернутися до третього діалогового вікна майстра. Клацніть в цьому вікні на кнопці Готово, після чого зведена таблиця буде поміщена в робочий аркуш.

Приклад зведеної таблиці показано на малюнку.

В області Строка цієї таблиці знаходиться поле Товар, в області Столбец — поле Назва, а в області Данные – поле Сума, для якого підбиваються підсумки.

Модифікація зведеної таблиці

Якщо створена зведена таблиця не зовсім вдала, її структуру можна в будь-який час змінити. Для цього досить просто перетягнути мишею кнопки полів у потрібне місце. Якщо в області міститься декілька полів, можна поміняти їх місцями, змінивши таким чином порядок вкладення цих полів.

У зведеній таблиці не можливо додавати та видаляти рядки або змінювати вміст комірок.

Після створення зведеної таблиці на робочому аркуші автоматично з'являються панель інструментів Сводные таблицы, що містить інструменти настроювання зведених таблиць, а також список полів зведеної таблиці.

Крім того, відповідні команди модифікації зведених таблиць можна знайти в меню Данные та у контекстному меню зведеної таблиці.

Щоб видалити непотрібне поле, досить перетягнути мишею його кнопку за межі зведеної таблиці, після чого це поле зникне з екрану. А якщо треба додати нове поле, потрібно клацнути на його назві у вікні списку полів та перетягнути у потрібну область зведеної таблиці.

Ще один спосіб додавання поля:

1) Встановити курсор у будь-якій клітинці зведеної таблиці.

2) Вибрати команду Данные/Сводная таблица.

3) Клацнути кнопку Макет в отриманому діалоговому вікні майстра зведених таблиць.

4) Додати нове поле в потрібну область макету таблиці. Якщо вихідні дані було змінено, зведену таблицю слід оновити.

Оновлення зведеної таблиці слід виконувати вручну, оскільки автоматично Excel цього не робить.

Оновити дані в зведеній таблиці можна одним з наступних способів:

1) скористатися командою Данные/Обновить данные;

2) виконати команду Обновить данные контекстного меню зведеної таблиці;

3) клацнути на кнопці Обновить данные панелі інструментів Сводная таблица.

Параметри якого-небудь поля зведеної таблиці можна змінити, двічі клацнувши на його кнопці або вибравши команду Параметры поля з контекстного меню поля.

Параметри форматування зведеної таблиці можна змінити, встановивши табличний курсор у будь-якій клітинці зведеної таблиці та клацнути на кнопці Формат отчета панелі Сводная таблица. В отриманому діалоговому вікні Автоформат вибрати потрібний автоформат і клацнути на кнопці ОК.

Зведена таблиця, що містить декілька сторінок

Деякі зведені таблиці можна відобразити у вигляді набору однотипних таблиць-сторінок. Щоб створити зведену таблицю, яка складається з кількох сторінок, у вікні макета потрібно в область Страница перетягти назву поля, по якому будуть створюватися сторінки (поле Товар), в область Строка – поле Назва, в область Данные – поле Сума.

В результаті отримається зведена таблиця зі списком поля Товар, в якому вибирається потрібна позиція. Вибір визначеної сторінки зведеної таблиці називається фільтрацією даних.