Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой средство для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или таблицах, связанных в других приложениях. Внешние сводные таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:

• для обобщения большого количества однотипных данных;

• для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);

• для отбора и группировки данных;

• для построения диаграмм.

Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц (команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:

1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указатель ячейки в необходимое место на рабочем листе.

2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.

3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мастера (рис. 54 и 55). После нажатия кнопки Далее в окне мастера, приведенном на рис. 55, откроется окно 3-го шага мастера (рис. 56).

4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы (рис. 56), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшемся окне (рис. 57) сформировать макет сводной таблицы (т. е. задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые поля сводной таблицы).

Рис. 54Определение местоположения данных для сводной таблицы

Рис. 55.Диапазон данных для сводной таблицы

Рис. 56.Указание местоположения будущей сводной таблицы

5. Для определения необходимой операции для полей, помещенных в область Данные, либо задания вычисляемого поля дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в область Данные (рис. 57), и выбрать необходимые действия в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 58).

6. Нажать кнопку Параметры (рис. 56) и в открывшемся окне (рис. 59) установить необходимые параметры сводной таблицы.

Рис. 57.Формирование макета сводной таблицы

Рис. 58. Окно Вычисление поля сводной таблицы

Рис. 59. Установка параметров сводной таблицы

7. После проведения всех подготовительных операций нажать кнопку Готово (рис. 56).

При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующее:

• местоположение сводной таблицы — желательно располагать ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках сводной таблицы информация, заключающаяся на рабочих листах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;

• местонахождение исходных данных – список MS Excel, внешний источник, диапазоны консолидации, находящиеся в другой сводной таблице;

• необходимость при создании структуры сводной таблицы определить:

1) поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;

2) поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходимой операции);

3) поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде.

• сводная таблица – это средство только для отображения данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нельзя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо внести изменения в источник данных, а затем обновить сводную (кнопкой Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы (рис. 60);

Рис. 60. Панель инструментов Сводные таблицы

• в сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирование элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью.

• сводные таблицы допускают возможность группировки элементов полей по различным уровням иерархии путем объединения в группы. Для этой цели в меню Данные | Группа и структура существуют две кнопки Группировать и Разгруппировать. Группы эти можно переименовывать по желанию.

• возможность построения диаграмм на основе сводных таблиц.

Задание Создать сводную таблицу, выводящую итоги по средней цене и суммарному пробегу машин, а также использующую в качестве страницы фамилию владельца, в качестве строк— марку машины, в качестве столбцов — год выпуска.