Интерфейс Excel. Работа с книгой

ВВЕДЕНИЕ

Структурирование как способ хранения всевозможных объектов является основополагающим принципом во многих областях человеческой деятельности. Этот принцип справедлив и для компьютерных систем, работающих с данными, систем управления базами данных (СУБД) и систем электронных таблиц. Для создания структуры данных надо затратить определенные усилия. Понятно, чточем тоньше структура, тем она ценнее.

Microsoft Excel – это программа, предназначенная для работы с системой электронных таблиц. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Ячейки, строки и столбцы электронной таблицы составляют структуру рабочего листа.

Самое интересное свойство рабочего листа Excel– это способность хранить в смежных ячейках данные разного типа. В СУБД, например, в каждом поле можно хранить данные только одного типа. В текстовых процессорах все, что в них вводится, воспринимается как текст или как инородный объект. В MS Excel существует множество процедур, которые позволяют произвести анализ и разбор блоков разнородных данных. Примером могут служить операции построения формул, диаграмм, сводных таблиц, географических карт.

Второе оригинальное свойство MS Excel заключается в том, что информации, вводимой в ячейку рабочего листа (текст, числа, даты), автоматически присваивается адрес этой ячейки. Доступ к данным книги осуществляется через заголовки строк и столбцов электронной таблицы.

Со времени своего появления (1985) MS Excel является лидером среди аналогичных программ. MS Excel ‑ система во многом универсальная, поскольку может хранить текстовую информацию и выполнять функции текстового редактора, кроме того, выполнять функции СУБД и системы математической обработки данных.

Табличный процессор Excel полностью поддерживает архитектуру составных документов Microsoft, основанную на технологии OLE (Object Linking and Embedding), поэтому в рабочие листы можно внедрять текст, графику, звук, видео, созданные в других приложениях.

MS Excel – это мощная и удобная в работе система, которая широко используется студентами, инженерами, экономистами, бухгалтерами, управленческим персоналом.

ИНТЕРФЕЙС EXCEL. РАБОТА С КНИГОЙ

1.1 Настройка рабочего места

Окно табличного процессора MS Excel состоит из следующих областей: строки заголовка приложения, ленты, поля имени активной ячейки и строки формул, окна книги, кнопок прокрутки, заголовков строк, кнопки “выделить все”.

1.2 Работа с книгами

Документ, созданный в Excel, называется книгой. Книга состоит из листов разных типов и является хорошим организационным средством, которое позволяет собрать в одном файле все документы, относящиеся к одному проекту или ведущиеся одним пользователем. Книга MS Excel содержит листы четырех типов: рабочие, диаграмм, диалога и макросов.

Основу MS Excel составляет рабочий лист рабочей книги – пространство для хранения данных, разделенное на ячейки.

В процессе работы над книгой выполняются следующие основные действия: открытие, создание, сохранение, защита и печать. Все команды сосредоточены на вкладке Файл.

1.3 Работа с листами

Книга Excel является подшивкой для всех своих листов. Книга может содержать листы разных типов, которые можно перемещать в любое место, удалять и вставлять. Листы книги разрешается также копировать, присваивать им имена и потом переименовывать.

В Excel существует возможность редактирования группы листов. Групповое редактирование позволяет одновременно выполнять операции редактирования и форматирования в одних и тех же ячейках на всех выделенных листах.

1.4 Работа с ячейками

1.4.1 Выделение ячеек и диапазонов

Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул и параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться.

Выполнение операций в Excel можно ускорить, выделяя группы ячеек, называемые диапазонами.

Выделение ячеек и диапазонов с помощью мыши производится указателем мыши, имеющим вид толстого белого крестика.

1.4.2 Ввод данных в ячейки рабочего листа

В ячейки рабочего листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на следующие категории: числовые значения, текстовые значения, значения дат и времени, логические значения и ошибочные значения.

Значения, которые появляются в ячейке листа, называются выводимыми или отображаемыми. Значения, которые хранятся в ячейке и появляются в строке формул, называются хранимыми.

1.4.3 Редактирование с использованием мыши

В Excel большинство наиболее типичных задач редактирования можно выполнить без помощи команд. Используя правую или левую клавишу мыши в сочетании с клавишами Shift и Ctrl, можно вырезать, копировать, очищать, вставлять, удалять и перемещать ячейки. Данные, введенные в ячейки, можно непосредственно редактировать прямо в ячейке после двойного щелчка по ячейке. Для перемещения содержимого ячеек в другое место листа надо выделить ячейку или диапазон ячеек, получить на границе выделения указатель в виде стрелки и перетащить выделенный диапазон на новое место, удерживая нажатой левую или правую клавишу.

1.4.4 Редактирование с использованием команд

Для перемещения и копирования данных можно использовать стандартные команды для работы с буфером обмена (команды группы Буфер обмена на вкладке Главная). Подвижная рамка вокруг копируемой области показывает, что содержимое находится в буфере обмена; для очистки буфера нажимается клавиша Enter или Esc. В контекстном меню ячейки или диапазона, строки или столбца сосредоточены все команды редактирования.

1.4.5 Форматирование ячеек

MS Excel позволяет легко создавать из рабочих листов профессионально оформленные отчеты. Форматированный лист намного облегчает интерпретацию и восприятие данных. Форматирование – это задание определенного набора параметров (вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание, заливка и т.д.) для внешнего представления данных, записанных в ячейку или диапазон. Форматирование ячеек можно выполнить до или после ввода в них значений. Команда Формат ячеекна вкладке Главная, группа команд Ячейки контролирует большинство форматов, применяемых к ячейкам рабочего листа.