Требования к регистрации документов

Регистрация служебных документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходи­мых сведений о документе в регистрационных формах. Ре­гистрация документов на предприятии, в организации не­обходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устра­нения возможности потерь документов, обеспечения по­иска документов в информационно-справочных целях. Со­гласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, тре­бующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходя­щие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служ­ба ДОУ.

Документы, относящиеся к специальным системам до­кументации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.), регистрируются в соответствующих структурных подраз­делениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регист­рируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как ми­нимум из двух частей: порядкового номера в пределах ре­гистрационного массива документов с начала календарно­го года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновид­ностям, каждая из которых регистрируется отдельно (при­казы по основной деятельности, по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для вхо­дящих документов);

• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка об исполнении (краткая запись решения воп­роса по существу, дата фактического исполнения или ин­декс документа ответа, номер дела, в которое подшит ис­полненный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получе­нии документа, наличие приложений и др.).

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках.

Образец карточки приведен ниже

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата поступления и № документа Дата и регистрационный номер документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Рис.2 Образец регистрационно-контрольной карточки