Требования к составлению жанров личных документов

УДК 651(075.8) ББК 65.050.2я73

К14

Р с ц с н з е н т ы:

д-р филолог, наук, проф. И. Г. Мижралова; канд. филолог, наук, доцент И.А. Звонова

Казанцева Г.В.

К14 Личныедокументы: требования к оформлению и образцы документов: учеб. пособие / Г.В.Казанцева. - 3-е изд. - М.: Флинта: Наука, 2010. - 40 с.

15ВЫ 978-5-9765-0311-3 (Флинта) 18ВЫ 978-5-02-034663-5 (Наука)

В учебномпособии излагаются теоретические ипрактические сведения о разновидностиделовых бумаг официально-делового стиля — личных до­кументах. В Первомразделе рассматриваютсяобщие нормы и правила язы­кового оформленияличных документов. Во втором — требования к состав­лению жанров личныхдокументов. В приложениипредставлены образцы личных бумаг: заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, дове­ренности, докладнойзаписки, объяснительнойзаписки, делового письма.

Для студентов, аспирантов, преподавателей, а также для тех, кто стре­мится повыситьобщий уровень культурыписьменной деловой речи.

УДК 651(075.8) ББК 65.050.2я73

Издано при участии Московского психолого-социального института

Учебное издание Казанцева Галина Владимировна

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: требования к оформлению и образцы документов

Учебное пособие

Подписано в печать 15.10.2009. Формат 60x88/16. Печать офсетная. Усл. печ. л. 2.4. Уч.-изд. л. 1, 2. Тираж 1000 экз. Изд. № 2017. Заказ 2070

ООО «Флинта», 117342, г. Москва, ул. Бутлерова, д. 17-Б, комн. 324.

Тел./факс: (495)334-82-65, гел.: (495)336-03-11.

Е-таП: №ма@пш1.ги: \Ч; Ь5|[с:»ж*.Шп(а.ги

Издательство «Наука». 117997, ГСП-7. Москва В-485. ул. Профсоюзная, д. 90.

ООО «Великолукская городская типография»

Псковскаяобласть, г. Великие Луки, ул. Полиграфистов. 78/12 Тел./факс: (811 -53) 3-62-95. Е-таП: гакаг@уеШр.га

© Казанцева Г.В., 2008

© Издательство «Флинта», 2008

Оглавление

Введение...................................................................................................................... 4

Раздел 1

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Некоторые особенности языка личных документов............................ 6

1.2. Дата документа................................................................................................. 7

1.3. Подпись............................................................................................................... 8

1.4. Нормы оформления печатного текста....................................................... 9

1.5. Нумерация страниц......................................................................................... 9

1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов................ 10

1.7. Некоторые правила склонения фамилий

в русском языке.............................................................................................. II

1.8. Некоторые правила склонений существительных,
обозначающих географические названия........................................... 12

Раздел 2

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ЖАНРОВ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Заявление......................................................................................................... 13

2.2. Заявка.............................................................................................................. 16

2.3. Автобиография............................................................................................... 16

2.4. Резюме....................................................................................................... '....... 19

2.5. Доверенность.................................................................................................. 21

2.6. Расписка........................................................................................................... 23

2.7. Докладная записка........................................................................................ 24

2.8. Объяснительная записка............................................................................. 27

2.9. Деловое письмо.............................................................................................. 29

Приложения............................................................................................................. 33

Библиография........................................................................................................ 40

Введение

Функции официально-делового стиля реализуются в различ­ных документах. Словом «документ» (от лат. documentum (ит — доказательство, свидетельство) в деловой речи принято обозна­чать деловые бумаги, обслуживающие сферу общения государ­ства с государством, государства с гражданами и граждан между собой.

Среди многочисленного разнообразия видов документов официально-делового стиля особое место занимают личные до­кументы — разновидность деловых бумаг личного характера, составленных VI оформленных частным, физическим, лицом.

Личные документы, как и все другие разновидности пись­менной деловой речи, состоят из строго определенных, постоян­ных элементов содержания, которые в делопроизводстве приня­то называть реквизитами.

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе Р 6. 30-97 «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной доку­ментации» и распространяются па все типы документов. Одна­ко ни один документ не оформляется полным набором реквизи­тов, так как их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.

Реквизитами в личных документах могут быть:

1) сведения об адресате (должность, фамилия, имя, отче-­
ство лица, кому адресован документ);

2) сведения об адресанте (должность, фамилия, имя, отче­-
ство лица, составившего документ; в некоторых случаях —
контактная информация о составителе: адрес места прожи­-
вания, помер телефона, номер факса и т.д.);

3) наименование жанра документа (например, Заявление,

расписка и т.п.)

4) опись приложений к документу, если они имеются;

5) дата;

6) подпись автора документа и др.

Чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно только правильно использовать в нем те или иные реквизиты, но и необходимо правильно, в соответствии с существующим государственным стандартом их расположить и наполнить доку­мент языковым материалом.

Требования, предъявляемые к письменному оформлению де­ловых бумаг, складываются из требований, оговоренных норма­тивными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.

В пособии подробно рассматриваются требования, предъявля­емые к оформлению личных документов с учетом их жанровой специфики, также в нем представлены образцы личных бумаг): заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, доверенно­сти, докладной записки, объяснительной записки, делового пись­ма. Использованные в образцах документов сведения об адреса­тах и адресантах являются условными. Цель пособия — повы­сить культуру письменной деловой речи.

Раздел 1

1. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Некоторые особенности языка личных документов

Язык личных документов как жанровой разновидности офи­циально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составле­ния документов закреплены в ГОСТах, различных справочни­ках, словарях и руководствах.

Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения ма­териала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта — клише.

Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе лич­ного характера, не употребляются слова и выражения:

а) вышедшие из употребления — архаизмы (например, не сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а названный);

б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например,
взвинтить, сговор, насаждать);

в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: про-­
сторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональ-­
ную окраску (например, балбес, скувырнуться); диа­-
лектизмы — слова местных, территориальных говоров
(например, бурак {свекла), кочет {петух)); жаргониз­-
мы — слова, характерные для определенных соци­
альных групп (например, баранка {руль), замести
{арестовать)).

Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова ис­пользуются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т.е. кодифицированы, закреплены в слова­рях или справочниках.

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некото­рых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных — через черточку, ест числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2 я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых вхо­дят отглагольные существительные: прошу разрешения, необхо- димо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и дееп­ричастными оборотами, краткие страдательные причастия (на­пример, принят на работу, направлен на учебу и т.п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зави­сит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых обо­ротов, что обеспечивает точность и однозначность понимания теиста адресатом, сокращает время па составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, скло­нения фамилий в русском языке.

1.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверж­дения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабски­ми цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и ме­сяц оформляют двумя парами арабских цифр; год — четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опуска­ется при его цифровом обозначении на титульном листе, облож­ке, а также в выходных данных библиографического описания.

Словесно цифровой способ допускает обозначение числа меся­ца двумя парами арабских цифр, года — четырьмя арабскими цифрами, названия месяца — слоном. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год — г., годы — гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октяб­ре ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в II— III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается рим­ской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).

Период, ограниченный пределами двух лет или года и деся­тилетия, указывается следующим образом: в 1992—1993 гг., в период 1985-1995 гг.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчет­ный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взима­ния налога в 2006—2007 гг.).

1.3. Подпись

Реквизит «Подпись» располагают после текста документа и отметки о наличии приложений, отступив на 3—4 межстрочных интервала.

В состав реквизита «Подпись» входят:

а) наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

б) личная подпись;

в) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Следует соблюдать некоторые особенности использования реквизита «Подпись»:

а) если документ оформлен не на бланке, то полное обозначе­-
ние реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор

АО «Континент» Личная подпись В.Г. Амосов

б) если документ оформлен иа бланке, то сокращенное обозна­-
чение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор Личная подпись В. Г. Амосов

в) наименование должностного лица, подписавшего доку­-
мент, можно центрировать относительно самой длинной
строки, например:

Генеральный директор

АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов

г) подпись должна быть не только на документах, пред­ставляющих собой оригинал этого документа, но и на всех копиях документов.

1.4. Нормы оформления печатного текста

При оформлении текстов личных документов при помощи персонального компьютера на формате листа А4 согласно ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов:

а) для отделения реквизитов друг от друга — 3 — 4 интервала;

б) для отделения друг от друга составных частей реквизи-­
тов — 1, 5 интервала;

в) для текста документа — 1, 5 интервала.

1.5. Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и пос­ледующая страницы должны быть пронумерованы.

Если текст документа печатается с обеих сторон, то лицевые сто­роны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Номер страницы наносится на верхнем ноле листа посереди­не и пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точ-

ки), без указания слова «страница», его сокращенных вариан­тов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).

1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов

В текстах документов допускаются общепринятые сокраще­ния слов, а также сокращения, оговоренные нормативными до­кументами.

В настоящее время стандартизованы следующие виды сокра­щений:

1) почтовые сведения (например, город — г., область —
обл., село — с, деревня -- д., район — р-н, почтовый
ящик — п.я., станция — ст.);

2) наименование должностей и знаний (например, профес­-
сор — проф., член корреспондент — член корр., акаде-­
мик — акад., кандидат исторических паук — к.и.и., заве­дующий — зав., заместитель — зам.., исполняющий обязанности — и.о., помощник — пом., инженер — инж.);

3) названия документов (например, технический план —
техплап, специальный заказ — спецзаказ, техническое
задание — ТЗ);

А) слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

5) денежные единицы (например, 2000 руб.; 80 коп.; по
2000 р. 80 к.; 4 тыс.; 6 млн);

6) текстовые обозначения (например, так далее — т.д.,
тому подобное — т. п., смотрите — см., прочие — пр.,
например — напр., другие — др., страница — с);

7) названия единиц измерения при цифрах без точки после
указанного сокращенного слова (например, метр — м, сан­
тиметр — см, тонна — т, килограмм — кг, грамм — г)
и с точкой после указанного сокращенного слова (напри­
мер, миллиард — млрд., миллион — млн., тысяча —
тыс., минута — мин.);

8) буквенные аббревиатуры:

9) Российская Федерация — РФ;

вычислительный центр — ВЦ;

персональный компьютер — ПК;

частное предприятие — ЧП;

совместное предприятие — СП;

научно-производственное объединение — НПО;

организационно-распорядительные документы — ОРД;

коммерческий банк — КБ.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насы­щенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

Сокращение должно быть понятно всем читающим доку­мент. Поэтому при первом употреблении сокращения в тесте оно должно быть расшифровано в скобках, а зачем представле­но в сокращенном варианте, например: Российская академия предпринимательства (РАН), только затем РАН.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пре­делах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Чтобы не ошибиться в выборе сокращении, нужно пользо­ваться «Словарем сокращений русского языка» (М., 1969).

1.7. Некоторые правила склонения фамилий в русском языке

1) Как правило, не склоняются, т.е. не изменяются по паде­-
жам, фамилии славянского происхождения на -а, -о; та­
кие фамилии в буквенно-звуковом составе совпадают с
неодушевленными именами существительными (напри­-
мер, Сало, Шило и т.д.).

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко,
-енко (например, Живаго, Дубяго, Красных, Долгих,
Дурново, Франко, Фоменко).

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на Безу-­
дарные -а, -я (например, творчество Булата Окуджа­-
вы, произведения Яна Неруды).

4) Склоняются русские и иноязычные фамилии, оканчива­ющиеся на согласный звук, если относятся к мужчинам, но не склоняются, если относятся к женщинам пли суп­ружеской паре (например, заявление Николая Кента, но письмо Натальи Кент, просьба супругов Кент).

Раздел 2

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ЖАНРОВ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.8. Некоторые правила склонений

имен существительных, обозначающих географические названия

1) Названия городов, сел, деревень, поселков, выраженные
склоняемым существительным, как правило, согласуют­
ся в надеже с определяемым словом (например, в городе
Москве, в деревне Андреевне, а селе Ильинском, в посел­-
ке Запру дном и т.д.);

2) не согласуются с определяемым словом вышеприведен-
ные названия, если они выражены:

а) словосочетанием (например, в юроде Нижний Новго-
род, на хуторе Гремячий Лог и т.д.);

б) формой множественного числа (например, в городе
Мытищи, в поселке Голубые Озера и т.д.);

в) именами собственными, род которых не совпадает с
основным понятием (например, в городе Казань, в
поселке Высоково и т.д.);

г) именами собственными на ово (ево), -ыно (и но) (на­
пример, в городе Одинцово, в районе Свиблово и т.д.);

д) официальные названия республик, если имеют форму
мужского рода с нулевым окончанием или форму жен­
ского рода, оканчивающуюся на -а (например, в Рее-
публике Казахстан, в Республике Украина и т.д.).

Со словом Республика названия республик обычно согласуются,

если имеют форму женского рода, оканчивающуюся на -ия (-ея) (например, Республики Словакии, Республики Кореи и т.д.).

2.1. Заявление

Заявление — документ, содержащий просьбу (предложе­ние, жалобу) какого-либо лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление составляется в произвольной форме от руки или печатается на листе бумаги формата А4.

Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки за­явлений разрабатываются министерствами, ведомствами, орга­низациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

Основные реквизиты заявления:

• наименование адресата: фамилия, инициалы, должность
лица, кому адресовано заявление;

• наименование адресанта (заявителя): фамилия, имя, отче­-
ство, должность (в некоторых случаях адрес заявителя);

• наименование вида документа (заявление);

• текст заявления (точное изложение просьбы, предложе­-
ния);

• опись прилагаемых к заявлению документов (если име­-
ются);

• личная подпись;

• дата составления заявления.

Заявление может быть адресовано или должностному лицу организации, или организации.

Основные требования к письменному оформлению заявления, адресованного должностному лицу (см. приложения: образец 1):

1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в
форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы
указываются должность, звание (если имеется), фамилия
и инициалы адресата.

2. Под адресатом с новой строки со строчной буквы в роди­
тельном падеже (кого? чьё?) с предлогом от или без
него указывается должность, фамилия, имя, отчество ад­-
ресанта, т.е. лица, пишущего заявление.

Если заявление адресовано должностному лицу той лее орга­низации, в которой работает или учится автор заявления, то ад­ресант должен указать свою должность. Если заявление адресо­вано должностному лицу другой организации, то заявитель обычно указывает еще и свой домашний адрес.

3. Наименование документа — заявление — пишется посе­-
редине новой строки:

а) со строчной буквы, если перед указанием должности,
фамилии и инициалов не использовался предлог от;
в этом случае после слова заявление ставится точка;

б) с прописной буквы, если перед указанием должности,
фамилии и инициалов использовался предлог от; в
этом случае после слова заявление точка не ставится.

Следует заметить, что в последнее время при рукописном способе написания Заявления, независимо от наличия или от­сутствия предлога от, слово заявление обычно пишется со строчной буквы.

в) в случае составления документа машинописным спо-­
собом слово Заявление обычно пишется с прописной
буквы и после него точка не ставится.

4. Текст заявления содержит точное изложение просьбы
(предложения, жалобы) и опись прилагаемых докумен­-
тов, если в этом есть необходимость, и начинается со сло-

ва Прошу (пишется с красной строки с прописной бук­вы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лако­ничные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.

Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу разрешить, Прошу допустишь, Прошу Вашего разрешения + на что/, Прошу Вашего согласия + на что?).

Аргументация просьбы обычно вводится следующими конст­рукциями: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что?) и т.д.

5. В качестве обоснования текста заявления может высту­-
пать перечень прилагаемых документов, о чем следует
написать в тексте заявления с красной строки. В этом
случае можно использовать клишированную фразу (на­
пример, /С заявлению прилагается копия аттестата об
окончании средней общеобразовательной школы).

Следует помнить, что к обязательному для заявления слову Прошу не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, уважаемому, очень, убеди тельно и т.п. пли выражения в конце заявления тина В просьбе прошу не отказать).

6. Личная подпись подающего заявление с указанием после
него фамилии и инициалов располагается внизу справа
под текстом заявления.

7. Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число,
месяц, год пишутся цифрами (15.06.2007) или число и под
цифрами, а название месяца словами (15 июня 2007 г.).

Требования к оформлению заявления, адресованного орга­низации (см. приложения: образец 2):

1. В форме винительного падежа (куда?) с предлогом В с отступом в треть строки с прописной буквы указывается наименование учреждения, куда адресовано заявление.

2. Остальные реквизиты и их расположение соответствуют форме заявления, адресованного должностному лицу (см. выше).

2.2. Заявка

Аналогично заявлению оформляется заявка. Обычно заявка составляется на приобретение лицом какого-либо товара (книг, канцелярских принадлежностей и т.д.) или на посещение чего-либо (выставки, музея, театра и т.д.).

При составлении заявки пишущим используются те же рек­визиты и в такой же последовательности, что и при оформле­нии заявления. В обозначении жанра документа вместо слова заявление соответственно пишется слово Заявка (см. приложе­ния: образец У).

Основные реквизиты заявки:

• наименование адресата: фамилия, инициалы, должность
лица, кому адресована заявка;

• наименование адресанта: фамилия, имя, отчество, долж­-
ность (в некоторых случаях указывается адрес лица, со­
ставившего документ);

• наименование вида документа (Заявка);

• текст заявки;

• опись прилагаемых к заявке документов (если имеются);

• личная подпись;

• дата составления заявки.

2.3. Автобиография

Автобиография (от греч. autos — сам, β ί ο ς — жизнь, γ ρ ά φ ω — пишу) — документ, в котором в хронологическом порядке опи­сываются основные этапы личной, трудовой и общественной жизни.

Автобиография представляется в числе других документов при поступлении на работу, в учебное заведение и т.д. Кадро­вые службы различных учреждений, в ведении которых нахо­дится документация по персоналу, предъявляют различные тре­бования к содержа гель ной части автобиографии, связанные в первую очередь со степенью подробности изложения сведений об авторе документа и его ближайшем окружении.

Текст автобиографии составляется в произвольной форме от первого лица. Все сведения даются в хронологической последо­вательности таким образом, чтобы можно было составить пред­ставление о жизненном пути, деловой квалификации и обще­ственной деятельности автора автобиографии.

Реквизиты автобиографии (сведения об авторе автобиог­рафии):

• название документа (Автобиография);

• имя, отчество, фамилия автора;

• гражданство;

• дата рождения (число, месяц, год);

• место рождения;

• состав семьи: сведения о родителях и о близких род­-
ственниках (фамилия, имя, отчество, место их работы
или учебы);

• образование и специальность по образованию (где и ког-­
да учился);

• вид трудовой деятельности (где и кем работал, занимае-­
мая должность);

• последнее место работы и должность;

• награды и поощрения;

• семейное положение и состав собственной семьи;

• домашний адрес и телефон;

• дата написания автобиографии;

• личная подпись.

Требования к оформлению автобиографии (см. приложе­ния: образец 4):

1. Наименование документа {Автобиография) пишется с
прописной буквы и располагается посередине строки без
точки после него.

2. Текст автобиографии составляется в следующей после­
довательности:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата и место рождения;

3) сведений о родителях и ближайших родственниках (в
некоторых случаях по требованию кадровых органов
эти сведения могут не приводиться);

4) сведения об образовании (об окончании средней шко­-
лы, высшего или среднего специального учебного за­
ведения);

5) сведения о службе в рядах Вооруженных Сил РФ
(для лиц мужского пола);

6) сведения о трудовой деятельности и занимаемой дол-­
жности;

7) сведения об участии в работе общественных организа-­
ций;

8) сведения о семейном положении.

Для изложения событий (завершенных) используются гла­голы прошедшего времени: учился (ась), работал (а), посту­пил (а) и т.д.

Наименование организаций, учреждений, названия населен­ных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся полнос­тью в виде, существовавшем на момент события. Если автор ав­тобиографии считает нужным дать пояснения, то новое, дей­ствующее на момент написания документа название приводится в скобках (например, учился, в Ленинградском. Военно-механи­ческом институте (ныне Балтийский Государственный тех­нический университет им. Д.Ф. Устинова).

3. Личная подпись помещается внизу справа под текстом
автобиографии.

4. Дата написания автобиографии пишется цифрами справа
иод личной подписью (в некоторых случаях дата ставится
слева, подпись справа под текстом автобиографии).

Резюме

Резюме (франц. гешпге — /. краткое изложение написании го, сказанного, прочитанного. 2. вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются сведения о лице, претендующем па вакант- ную должность) — краткая анкета физического лица, представ­ляемая работодателю или в посредническую фирму но набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности при устройстве на работу.

Примерные реквизиты резюме:

1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именитель-­
ном падеже).

2. Домашний адрес (если место прописки и место жительства
не совпадают, то в резюме следует указать тот адрес, ко-­
торый из них ближе к месту предполагаемой работы).

3. Контактная информация: номер телефона (домашнего
и служебного), адрес электронной почты, номер факса и
т.д., т.е. информация, позволяющая оперативно связать-­
ся с автором резюме. Если необходимо, указывается вре­-
мя доступности абонента по контактному адресу.

4. Личные данные: гражданство, дата и место рождения, се­-
мейное положение (наличие детей, их возраст).

5. Цель написания резюме, т.е. указание должности, на ко-
торую претендует соискатель; в некоторых случаях ука­-
зывается также размер предполагаемой заработной пла-­
ты (например, трудоустройство па должность начальни-­
ка отдела продажи с окладом не менее 25 000 руб.).

6. Образование: сведения о полученном основном и допол­-
нительном образовании и специальностях, которыми со­-
искатель овладел по окончании учебных заведений и спе-­
циальных курсов (перечень начинается с указания после­-
днего учебного заведения, которое окончил автор резю­-
ме, далее в обратном хронологическом порядке перечис-­
ляются все учебные заведения).

7. Опыт работы: сведения о трудовой деятельности (место
работы и занимаемая должность) также излагаются в об­-
ратном хронологическом порядке. При описании места
работы следует полностью указать наименование пред­-
приятия, его местонахождение, сферу его деятельности.
Рекомендуется указывать не только занимаемую долж­-
ность, но и конкретные функции, которые исполнял со-­
искатель (можно сказать о личном вкладе в трудовую
деятельность).

8. Профессиональные навыки: сведения о знании иностран-­
ных языков, владение компьютером, наличие печатных
трудов, профессиональные навыки по другой специаль-­
ности и т.д.

9. Личные качества (дополнительная информация о себе):
сведения, которые характеризуют соискателя позитивно и
соответственно могут заинтересовать работодателя или
агентство (например, готовность к работе с ненормирован­-
ным рабочим днем и командировками, наличие деловых
связей и т.д.). К резюме можно приложить отзывы о себе
с предыдущего места работы. Не рекомендуется указывать
в резюме сведения, которые не связаны с характером ра-­
боты, па которую претендует соискатель (например, соци-­
альное происхождение, вероисповедание, политические
взгляды, национальность, увлечения и т.д.).

10. Дата составления резюме.

Требования к оформлению резюме (см. приложения: обра­зец 5):

1. Слово резюме как название документа писать обычно не
принято. Заглавием документа являются фамилия, имя,
отчество автора резюме, выделенные шрифтом.

2. Текст резюме составляется в произвольной форме на
языке, который является «рабочим» языком учреждения,
куда резюме представляется. При необходимости текст
резюме составляется и соответственно представляется на
двух языках (русском и иностранном).

3. Текст резюме (по международному стандарту) предписы-­
вается набирать на компьютере, его общий объем не бо-­
лее одной печатной страницы.

4. Дата составления резюме указывается под текстом слева.

5. Личная подпись не указывается.

2.5. Доверенность

Доверенность— документ, выдаваемый одним лицом (дове- рителем) другому лицу {доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами исоответственно даю­щийправо доверенному лицу действоватьот имени доверителя.

Доверенность предоставляет полномочия доверенному лицу предпринимать за доверителя какое-либо действие (например, получить что-либо).

В зависимости от вида полномочий различаются три вида доверенностей:

1) разовая, дающая право на совершение одного конкретно­
го действия (например, на получение заработной платы);

2) специальная, дающая право па совершение каких-либо
однородных действий (например, доверенность юрискон­-
сульту предприятия для выступлений в арбитраже);

3) общая {генеральная), дающая право на общее управле-­
ние имуществом доверителя.

Формы и способы совершения доверенности, сроки ее дей­ствия, порядок прекращения регулируется Гражданским кодек-

зом (ГК). Доверенность, в которой не указана дата, недействи­тельна. Для некоторых видов доверенности (например, дове­ренность на совершение сделок, требующих нотариальной фор­мы) закон предусматривает обязательное нотариальное удосто­верение. Текст доверенности пишется от первого лица. Основные реквизиты доверенности:

• наименование документа {Доверенность);

• наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, дол­-
жность, данные паспорта, адрес);

• наименование доверенного лица (фамилия, имя, отче-­
ство, должность, данные паспорта, адрес);

• формулировка доверяемой функции;

• дата;

• личная подпись.

Требования к оформлению доверенности, составленной ча­стным лицом (см. приложения: образец б):

1. Наименование документа (Доверенность) пишется с про-­
писной буквы посередине строки без точки после него.

2. Текст доверенности начинается с красной строки с про-­
писной буквы и располагается и указанной последова­-
тельности:

а) наименование лица (фамилия, имя, отчество в имени­
тельном падеже — кто?), выдающего доверенность, с
указанием места его работы (учебы), должности, дан-­
ных паспорта (серия, номер, кем и когда выдан), ад­-
реса регистрации лица и места его проживания (в не-
которых случаях);

б) наименование лица (фамилия, имя, отчество в датель­-
ном падеже — кому?), на чье имя выдается доверен­-
ность, с указанием места его работы (учебы), долж­-
ности, данных паспорта (серия, номер, кем и когда
выдан), адреса регистрации лица и места его прожи­-
вания (в некоторых случаях);

в) предмет доверенности (используется клишированная
форма: кто? + доверяю + кому? + инфинитив глаго-
ла — получить);

г) срок действия доверенности (в отдельных случаях).

3. Образец подписи лица, па чье имя выдается доверен­-
ность (при совершении банковских операций).

4. Дата выдачи доверенности внизу слева под текстом дове-­
ренности.

5. Подпись лица, выдающего доверенность, внизу справа
под текстом доверенности.

6. Наименование лица, удостоверяющего доверенность (под
■ датой и подписью).

7. Печать.

2.6. Расписка

Расписка — документ, подтверждающий произведенное кем-либо определенное действие (например, получение лицом предметов, имеющих какую-либо.ценность: денег, вещей, доку­ментов и т.д.).

Основные реквизиты расписки:

• наименование документа (Расписка);

• наименование автора документа (фамилия, имя, отче-­
ство, паспортные данные);

• текст расписки;

• дата;

• личная подпись.

Требования к оформлению расписки (см. приложения: обра­зец 7; образец 8):

1. Наименование документа (Расписка) пишется с пропис­ной буквы посередине строки без точки после него.

2. Текст расписки начинается с красной строки с прописной буквы и располагается в следующей последовательности:

а) наименование липа (фамилия, имя, отчество в имени­
тельном падеже — кто?), получившего ценности, с ука­-
занием места его работы (учебы), должности, данных
паспорта (серия, номе]), кем и когда выдан), адреса ре­-
гистрации, места проживания (в некоторых случаях);

б) название ценностей;

в) наименование лица (фамилия, имя, отчество в роди-­
тельном падеже — от кого?), от которого получены
ценности, с указанием места его работы (учебы), дол­-
жности, данных паспорта (серия, помер, кем и когда
выдан), адреса регистрации, места проживания (в не­-
которых случаях); обычно при написании расписки
используется клишированная форма: кто? + получил
+ от кого? + что?;

г) точное наименование передаваемого {перечень ценно­-
стей) с указанием их количества и цены (указывает-­
ся цифрами и прописью).

5. Дата выдачи расписки (помещается внизу слева).

6. Личная подпись автора расписки (помещается внизу
справа).

7. Дата, обязывающая вернуть ценности в определенный
срок (указывается в некоторых случаях).

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении но месту ра­боты (учебы) или у нотариуса.

2.7. Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководите­лю предприятия или вышестоящего учреждения, информирую­щий его о сложившейся ситуации, явлении или факте (напри-

мер, о каком-либо служебном деле, о результатах обследования, ходе выполнения работы и т.д.), а также содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные за­писки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка составляется как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя данного учрежде­ния. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственно руководителю организации или подразделения) и внешние (направленные ру­ководителю вышестоящей организации).

Внешняя докладная записка адресуется в вышестоящие ин­станции и, соответственно, оформляется на общем бланке уч­реждения формата А4 и подписывается руководством учреж­дения.

Внутренняя докладная записка подается руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения и, соответственно, оформляется на простом листе бумаги формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов (допуска­ется рукописный способ). Внутреннюю докладную записку под­писывает составитель.

Текст докладной, как и объяснительной, записки делится на две части. В первой, констатирующей, части излагаются причи­ны, факты или события, послужившие поводом для ее написа­ния. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация; также в ней могут содержаться выводы и предложения о дей­ствиях, которые необходимо предпринять для решения пробле­мы, сложившейся в данной ситуации.

Основные реквизиты (внутренней) докладной записки:

• наименование должности, инициалы и фамилия лица,
кому адресована докладная записка;

• наименование документа (Докладная записка);

• заголовок к тексту докладной записки (в некоторых слу­-
чаях);

текст докладной записки;

• наименование должности, инициалов и фамилии лица,
составителя докладной записки и его подпись;

• дата составления докладной записки.

Основные требования к письменному оформлению внутрен­ней докладной записки: (см. приложения: образец 9):

1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в
форме дательного надежа (кому?) с прописной буквы
указывается должность адресата с включением наимено­-
вания организации, его инициалы и фамилия.

2. Наименование документа — Докладная записка — пи­-
шется посередине новой строки с прописной буквы; точ-­
ка после пего не ставится.

3. Текст докладной записки может начинаться с конкретно­
го изложения просьбы, предложения (например, Изве­-
щаю Вас о том., что необходимо...; Мною неоднократ­-
но ставился перед Вами вопрос о...; Согласно Вашему
указанию (распоряжению) и т.д.).

4. Наименование должностного лица, подписавшего документ,
располагается справа. Личная подпись с указанием его ини­-
циалов и фамилии в именительном падеже — слева.

5. Дата составления докладной записки указывается справа
под наименованием лица, составившего документ.

Основные требования к письменному оформлению внешней докладной записки: (см. приложения: образец 10):

1. В нравом верхнем углу листа с отступом в треть строки в форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы указываются должность адресата с включением наимено­вания организации, его инициалы и фамилия.

3. Наименование документа — Докладная записка — пи­шется посередине повой строки с прописной буквы; точ­ка после него не ставится. Под ним с прописной буквы посередине строки, если наименование документа указы­валось посередине, или в правом углу, если наименова­ние документа указывалось справа, пишется заголовок к

тексту, выраженный отглагольным существительным в

предложном падеже с предлогом О (например, О назна- чении...; О поощрении...).

4. Под наименованием документа с правой стороны указы­-
вается дата составления /докладной записки, с: левой —
номер докладной записки (№...).

5. Первую часть текста докладной записки следует начи­-
нать с конкретного изложения сведений или фактов, побу-­
дивших составить данный документ (например: При про
ведении 09.04.2006 инвентаризации товарных фондов мА-
газина № 8 обнаружено...; Отдел машинописного бюро в
настоящее время оснащен...). Если сведения, приводи­-
мые в докладной записке, относятся к определенной дате,
то она указывается в заголовке. Не следует начинать текст
докладной записки словами Довожу до вашего сведения.

6. Вторая часть докладной записки обычно начинается со
словосочетания Прошу Вас с прописной буквы, после ко-­
торого обычно употребляются глаголы, указывающие на
характер просьбы или предложения (например, Прошу
Вас рассмотреть..., Прошу Вас назначить и т.д.).

7. Приложение, если оно есть, оформляют после текста с
красной строки. Если приложений два или более, то они
нумеруются (например, Приложение:

1. План-график на 2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.).

8. Под текстом докладной записки слева указывается наи­-
менование должностного лица, подписавшего документ,
справа располагается личная подпись с указанием его
инициалов и фамилии.

2.8. Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, в котором поясняется содержание отдельных положений какого-либо документа или

объясняются причины какого-либо события, факта, поступка, чаще всего нарушения трудовой или технологической дисципли­ны, невыполнения производственного задания, поручения и т.д.

Объяснительные записки по своему содержанию можно разде­лить па две группы. К первой группе относятся документы, сопро­вождающие какой-либо основной документ и, соответственно, объясняющие содержание основных его положений. Такие доку­менты оформляются па общем бланке предприятия (учреждения).

Вторую группу составляют объяснительные записки, в кото­рых излагаются причины невыполнения конкретным лицом како­го-либо поручения, нарушения им трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки, имеющие характер лич­ного свойства, адресуются вышестоящему непосредственному ру­ководителю.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Она может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги А4.

Основные реквизиты объяснительной записки, составлен­ной частным лицом:

• наименование должности, фамилия и инициалы лица,
кому адресована объяснительная записка;

• наименование документа (Объяснительная записка);

• текст объяснительной записки;

• наименование должности, фамилии и инициалов лица,
составителя объяснительной записки;

• подпись составителя объяснительной записки;

• дата составления объяснительной записки.

Основные требования к письменному оформлению объясни­тельной записки, адресованной должностному лицу (см, приложения: образец 11):

1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы

указываются должность, инициалы и фамилия адреса та, т.е. лица, кому адресована объяснительная записка.

2. Наименование документа — Объяснительная записка —
пишется посередине новой строки с прописной буквы,
точка после пего не ставится.

3. Текст объяснительной записки делится на две час™. В
первой части констатируются факты нарушения трудовой
деятельности; во второй — объясняются причины наруше­-
ния трудовой деятельности. Констатирующая часть может
начинаться с конкретного изложения фактов нарушений
трудовой деятельности (например, мною 02.11.2006 пропу­-
щено...; 27.05.2007 я опоздал на 40 мин.... и т.д.). При
указании причины нарушения трудовой деятельности
можно использовать клишированные формы словосочета-­
ний, применяемые при написании заявления (например, в
связи с тем, что...; ввиду (чего?)... и т.д.).

4. Под текстом объяснительной записки с повой строки с
прописной буквы в именительном падеже указывается
должность, инициалы, фамилия адресанта. В некоторых
случаях аналогично докладной записке должность соста-­
вителя, его инициалы и фамилия указываются под наиме­-
нованием лица, кому адресована объяснительная записка
(в этом случае используется форма родительного падежа).

5. Личная подпись с последующим указанием инициалов,
фамилии составителя объяснительной записки располага­-
ется справа на строке, в которой указывается наименова-­
ние автора объяснительной записки.

6. Дата составления объяснительной записки располагается
внизу слева под наименованием составителя объясни­
тельной записки.

2.9. Деловое письмо

Деловое (служебное) письмо — обобщенное название доку­мента, служащего средством общения между различными госу-

дарственными учреждениями, а также между учреждениями и частным лицом. Признаком, по которому деловые письма выде­ляются из других разновидностей управленческой документа­ции в особую группу документов, является пересылка их по по­чте, телеграфу, факсимильной связи и т.д.

Кроме коммуникативной, информационной, организацион­ной функций письмо выполняет юридическую функцию, и, со­ответственно, его содержание может быть использовано в каче­стве свидетельства (доказательства) при рассматривании спор-ных вопросов сторонами отношений.

По содержанию и назначению деловые письма подразделя­ются на разновидности:

1) инициативные (направляемые по инициативе какого-
либо учреждения или частного лица): письма-запросы,
письма-просьбы, письма-напоминания, письма-претен-­
зии, циркулярные письма и т.д.;

2) ответные: информационно-разъяснительные письма,
письма-запрещения, письма-разрешения и т.д.;

3) препроводительные, т.е. сопровождающие другие доку­-
менты.

Письма, направляемые учреждением, печатаются на машин­ке на официальном бланке. Письмо, направляемое частным ли­цом, печатается на машинке или пишется от руки, но форма, принятая в деловых письмах, должна соблюдаться.

Основные реквизиты делового письма:

• ссылка на дату и номер письма, если оформляется на
официальном бланке;

• наименование автора, его адрес, телефон;

• наименование адресата, его должности и звания;

• заголовок (в некоторых случаях, если, например, состав­-
ляется письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

• текст делового письма;

• личная подпись с указанием должности;

• дата составления делового письма.

Требования к оформлению делового письма, составленного частным лицом (см. приложения: образец 12, образец 13):

1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в
форме дательного падежа (кому?) с прописной буквы
указываются должность адресата с включением наимено­-
вания организации, его инициалы и фамилия.

2. Этикетная формула обращения к лицу, которому адресо-­
вано деловое письмо, пишется посередине новой строки
с прописной буквы. Можно использовать принятые фор­
мы обращения: слово Уважаемый + имя, отчество с вос­-
клицательным знаком или с запятой после него; Уважае-
мый господин (госпожа) + фамилия, инициалы.

3. Ссылка на номер делового письма и дата располагаются
слева на угловом штампе организации (учреждения),
подтверждающего официальный характер данного доку­-
мента.

4. Текст делового письма частного характера начинается с
красной строки с прописной буквы и зависит от характе­-
ра, функции и жанра составляемого документа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины (мотивы) его составления. Во вто­рой формулируются осуществляемые автором письма действия.

5. Для формулировки предлагаемых автором действий ис­-
пользуются глаголы в следующих грамматических формах.

Если письмо составляется на официальном бланке учрежде­ния, то используется глагол в форме 1-го лица Множественного числа (например, просим, извещаем и т.д.); 3-го лица един­ственного числа (например, завод гарантирует, предлагает и т.д.); 3-го лица множественного числа (например, администра­ция завода, совет директоров поддерживают и т.д.).

Если автором письма является физическое лицо, то его дей­ствия можно передавать от 1-го лица единственного числа (на-

пример, прошу, ставлю, довожу и т.д.); от 1-го лица множе­ственного числа (например, поддерживаем, выражаем и т.д.).

6. Местоимение Вы во всех лицах, используемое в тексте
делового письма, пишется с прописной буквы (Вас, Ва­-
шего и т.д.). Типичные клишированные формы: Прошу
Вас...; ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего
сведения... и т.д.).

7. Заключительная формула вежливости в конце текста пе­-
ред подписью (например, С уважением +... наименова­-
ние должности адресанта) располагается внизу справа
под текстом делового письма. Выражения типа В ожида-­
нии Вашего ответа... или В просьбе моей прошу не от­
казать не следует использовать в документе.

8. Личная подпись и наименование должности указываются
после фамилии и инициалов.

9. В служебном (деловом) письме используется так называ-­
емый логический синтаксис:

1) подлежащее предшествует сказуемому;

2) определение ставится перед определяемым словом;

3) причинные союзы (ввиду того, что...; в связи с тем,
что..) ставятся в начале предложения;

4) слова в форме одного падежа «нанизываются», т.е. располагаются цепочкой (изучение вопроса усовер­шенствования обработки и хранения документа­ции), но следует помнить, что следует избегать чрез­мерного употребления слов в одном падеже, так как такое словоупотребление усложняет понимание текста документа (например, вместо выражения ускорить согласование лучше написать согласовать).

Приложения