Документы по личному составу

В документации по личному составу входят следующие основные документы (в т.ч. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1):

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1, форма Т-1а);

- личная карточка работника (форма Т-2, форма Т-2ГС);

- штатное расписание (форма Т-3);

- учетная карточка научного работника (форма Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5, форма Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, форма Т-6а);

- график отпусков (форма Т-7);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8, форма Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9, форма Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, форма Т-11а);

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

- табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- трудовые книжки работников;

- докладные и служебные записки и т.д.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов: протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудников.

Приказ

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» или «к» (№ 1 л/с, № 2/к...). По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4. Приказ должен иметь:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок;

- текст;

- основание;

- подпись;

- отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются:

- фамилия, имя, отчество работника (полностью); I/ наименование структурного подразделения;

- профессия (должность);

- условия приема на работу (характер работы).

Графа «основание» приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.