Протокол. Протокол– документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Протоколы оформляются на бланках организации и содер­жат следующие реквизиты: " Наименование организации"; " Наименование структурного подразделения"; " Наименова­ние вида документа"; " Дата заседания"; " Индекс"; " Место заседания"; " Гриф утверждения" (если протокол подлежит ут­верждению); " Заголовок к тексту"; " Текст"; " Подписи".

Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания. Текст протокола должен сос­тоять из двух частей — вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова " председатель", " секретарь", " присутствовали") и перемен­ную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а так­же присутствующих на заседании). При необходимости ука­зывают должности присутствующих, а также фамилии, ини­циалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу.

Основная часть текста строится в соответствии с вопроса­ми повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме " СЛУША­ЛИ" — " ВЫСТУПИЛИ" — " ПОСТАНОВИЛИ" (" РЕШИЛИ"). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом " СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повес­тки дня, после него — двоеточие. Инициалы и фамилию док­ладчика необходимо писать в именительном падеже от пер­вого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме пря­мой речи. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пи­шут — " Доклад прилагается".

Слово " ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступа­ющего пишут в именительном падеже от первого положения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы пе­чатают содержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указы­вается наименование должности.

Протокол может содержать пункт об утверждении како­го-либо документа. В таком случае документ должен прилагать­ся к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

23.02. 201Х № 5

Образец оформления протокола

3.5. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.