Выбор места проведения мероприятия

От места проведения мероприятия зависит очень многое. Оно уже само по себе многое скажет вашим участникам. Фе­шенебельная гостиница или конференц-центр будут означать заявку на серьезное деловое мероприятие. Необычное место скажет о готовящемся экстравагантном мероприятии. От выбора места зависит:

— посещаемость: насколько популярным будет ваше мероприятие;

— возможность привлечения спонсоров: устроит ли их статус мероприятия;

— соответствие вашей целевой аудитории.

При выборе места проведения в первую очередь нужно оценить необходимую вместимость зала или площадки.

Примеры рассадки

Как можно организовать один и тот же зал? Существует множество вариантов рассадки. Давайте рассмотрим их подробнее.

При рассадке «Класс» участники сидят за столами/парта­ми и смотрят в одну сторону (рис. 12). Обычно перед ними находится президиум/трибуна/сцена.

Это отличное расположение для конференций и учебных мероприятий, так как каждый участник может удобно рас­положиться, разложить бумаги и вести записи на столе.

Поскольку столы — довольно громоздкие конструкции, которые так просто не передвинуть, нужно заранее обратить внимание на то, чтобы между рядами было удобно прохо­дить. Сами ряды нужно постараться сделать уже — жела­тельно по 2—4 человека в ряд.

Та же рассадка, но участники сидят без парт (рис. 13). Зал представляет собой просто расставленные рядами стулья. Так можно разместить максимальное число приглашенных.

Если зал в ширину больше, чем в длину, возможен вариант рассадки амфитеатром (рис. 14). То есть края рядов немного закругляются, чтобы сделать более удобным обзор: для сидящих с краю.

Это также очень удачное расположение для конференций, брифингов, учебных и других мероприятий, предполагающих участие большого числа людей, которых нужно•; рассадить в одном помещении.

При рассадке «Подкова» участники сидят полукругом примерно на одном расстоянии от выступающего (рис. 15). С точки зрения иерархии, предполагается, что все слушатели примерно равны по уровню.

Это удачное расположение для семинаров, серии инди­видуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий, предполагающих интерактивный формат с участием одного-двух лидеров (докладчиков, ответчиков) и небольшого количества слушателей.

Помещение 153

Вообще-то сам стол может быть и квадратным. Важно то, что все участники сидят за одним столом, видят друг друга и общаются (рис. 16).

Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающий равенство всех участников. Он пришел к нам из времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказаться всем участникам обсуждения.

Однако если среди участников все же есть «король», то есть председательствующий, то при сохранении равенства прав на высказывания все же возникает иерархия. Наибо­лее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю. Самого важного — по правую руку от председателя.

Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий по поводу других мероприятий, предполагающих интер­активность.

Когда существуют две четко разделенные группы учас­тников, вы можете просто предложить им занять разные стороны стола (круглого или квадратного), посадив друг напротив друга лидеров каждой из групп (рис. 17).

Данная рассадка оптимально подходит для проведения равноправных переговоров между примерно одинаковыми по численности группами.

Чтобы подчеркнуть иерархию во время переговоров или обсуждений, вы можете использовать Т-образную рассадку (рис. 18). В этом случае высокопоставленные участники или председатель могут сидеть во главе стола, перпендикулярно остальным участникам. Опять же участников можно поса­дить друг напротив друга, разделив по группам.

Такая форма рассадки подходит для совещаний или пе­реговоров между «принимающей» и «гостевой» стороной.

Соответственно руководители «принимающей» стороны сидят во главе стола.

Помещение 155

U-образную рассадку (рис. 19) также можно использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает возможность для докладчика/выступающего прохаживаться между ними.

Такое размещение удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов, так как докладчик/выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично.

Также при U-образной рассадке удобно разделить ауди­торию на 1—3 подгруппы.

Обратите внимание, что, если ваш докладчик действи­тельно будет ходить, вам потребуется радиомикрофон.

В зале стоят столики, вокруг которых сидят участни­ки, — это вариант рассадки «Банкет» (рис. 20). Участники в основном общаются между собой, позволительно только очень короткое выступление от организаторов (часть аудито­рии все равно окажется в положении спиной к говорящему и будет чувствовать себя неловко).

Это своеобразный вариант небольших «круглых столов». Однако такая рассадка гораздо чаще используется либо для презентаций, либо для банкетов, то есть для употребления еды, а не для обсуждений.

Столики можно пронумеровать и так подобрать сидящих за ними, чтобы людям было интересно общаться между собой.

При рассадке «Кабаре» (рис. 21) часть столика, обращенная к сцене или трибуне, остается свободной. Благодаря этому возможно наблюдать за выступлением или шоу. Данная рассадка предполагает более неформальный стиль обще­ния, так как на столах скорее всего со временем должны появиться закуски и напитки.

Тем не менее так можно посадить гостей и при проведе­нии презентации и обсуждении небольшими группами.

Помещение" 157

«Фуршет» (рис. 22) предполагает, что участники не сидят, а свободно перемещаются по залу и общаются между собой. По залу расставлены высокие барные столики, чтобы можно было оставить бокал. Вокруг этих столов могут возникнуть группы, связанные какими-то интересами и обсуждающие общие вопросы.

Обычно где-то в углу у стены стоит барная стойка с на­питками и линия столов с питанием. Линия с едой может стоять и посредине зала, чтобы участники подходили к ней с разных сторон.

Поскольку каждый участник предоставлен сам себе, предполагается неформальное общение, светские беседы. Задача организаторов — максимально облегчить общение, чтобы каждый участник находил собеседника и включался в общение.

Необходимо, чтобы по залу курсировали люди, которые активно поддерживали бы беседу, знакомили и представ­ляли друг другу гостей.

Заполняемость зала

Как-то раз один из наших Клиентов для проведения меро­приятия для своих партнеров выбрал зал — нечто вроде ки­нотеатра. В зале было около 150 посадочных мест, а ожидали мы от 120 до 170 участников. Другими словами, у нас либо не было свободных мест вообще, либо их оставалось 15—20%.

Район, в котором должно было проходить мероприятие, обладал рядом уникальных достоинств, выбор этого мес­та был оправдан. Как кинотеатр выбранный зал тоже был отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятий помещение было просто кош­марным. Это был один блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, то есть прохода сзади не было.

Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как внимательно надо подходить к проблеме размещения участников.

Вот как мы решили эту задачу.

Первые ряды были выделены для VIP-участников, на каждом месте лежал листок с именем участника. Таким об­разом, когда приходил человек, указанный в списке как VIP, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала, и он сам легко находил свое место. Так первые два ряда заполнились (рис. 23).

Также мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограж­дала задние ряды, участники не могли сами сесть, поэтому подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к пос­ледним. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.

Если участники не хотели садиться на 3-й, 5-й, 7-й ряд, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже (рис. 24).

Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотруд­ник. Там он находился всю конференцию. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 25).

Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через последний ряд, не было.

У участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:

— пройти перед президиумом во время выступления;

— попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.

Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участ­ники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).

Что случилось бы, если бы мы этого не сделали?

Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически, но с некоторыми общими предпочтениями: популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к послед­ним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме того, с этих мест видна вся аудитория, что ^! воспринимается как более безопасная позиция (рис. 26).

Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, на эти места докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя вполголоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти, все это увидят, что многих смущает.

И к началу мероприятия мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места, причем их может быть довольно много (рис. 27), а опоздавшие участники при этом стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10—15 человек, чтобы пройти к свободному месту.

Парадоксальная, казалось бы, ситуация: есть места, но многие участники продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.

Нумерацию мест в зале, как, например, в театре или кино, придумал Декарт. В его времена номеров у сидений не было и пришедшие рань­ше занимали те места, какие хотели. Неопределенность с местами вызывала ссоры и дуэли среди представителей аристократии. Декарт спас множество жизней...