Виды и разновидности деловой письменной коммуникации

С учетом нынешних средств общения возрастает роль письменного делового общения. Для ведения деловой переписки необходимо повышать свою компетентность с учетом современных требований и информационных технологий.

Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для передачи информации и во взаимодействие между людьми в обмене деловыми письмами.

В деловом общении особенностью является установление правил, ограничений и регламента. Написанное слово обладает силой, гораздо большей, чем слово, которое произнесено. Письмо можно перечитывать несколько раз. В сложных ситуациях на предприятии обязательно прибегают к письменному сообщению.

Электронное письмо – документ, направляемый по электронной почте, используется в современном деловом общении. Заявления, обращения, докладные записки, и другие виды письменного общения, применяются внутри организации.

Различают следующие письменные виды делового общения:

· Договор – документ, правовое соглашение юридических лиц или физического лица с юридическим лицом.

· Заявление – документ, содержащий обращение гражданина, жалобу или предложение какого-либо лица, направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение недостатков на предприятии, адресованный организации или к должностному лицу учреждения.

· Распорядительная документация – это документы, реализующие акт управления государственного органа, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий. Выделяют две группы распоряжения: длительного действия и касающиеся конкретного вопроса. К распорядительной документации относятся: приказ, постановление, распоряжение, указание.

· Приказ – это распоряжение руководителя. Письменный приказ — это нормативный акт управления, используется в письменной форме. Цель данного документа – решение вопросов на предприятии, также вопросов планирования, отчетности и др. Приказ начинается словом «Приказываю» и излагается в повелительном наклонении от первого лица.

· Акт – документ, удостоверяющий установленные действия или факты жизни и составляется несколькими лицами.

· Справка - это подтверждение, каких либо фактов. Она может быть предназначена для получения информации по интересующей теме.

· Служебная записка существует как форма внутренней деловой переписки. Составляется работником или руководителем для выполнения, каких либо работ.

· Докладная записка – документ для руководителя, где излагается какой-либо вопрос. В ней могут быть предложения и выводы составителя. Докладная записка часто составляется по требованию руководства или по инициативе подчиненного.

· Письмо-претензия - письменное официальное предупреждение, об устранении нарушений. Также рекомендуется прилагать копии документов, подтверждающие обоснованность претензий.

· Аналитическая записка - документ, содержащий подробный анализ каких-либо исследований. Целью ее составления может быть формулирование проблемы или обоснование выводов. Справка может содержать предложение вариантов решения проблемы, которые основываются на определенной информации.

· Статистическая записка обычно содержит большое количество графиков или таблиц, широко использует статистику и цифры. Данные, приводимые в этом документе, должны быть представлены в определенном порядке, облегчающем восприятие содержания и сравнение данных.

· Протокол составляется в целях обсуждения проблемы и принятия решений на общих собраниях, совещаниях трудового коллектива, конференциях и т.п.

Таким образом, форма делового письма определяется целью уведомления, отправителем и его получателем. В деловых письмах проявляется точность, грамотность, исполнителя и его профессиональная компетентность.

В деловом общении используются самые разнообразные виды деловых писем: приглашение или отчет, письмо-согласие или отказ, письмо-жалоба или благодарность, требование или извещение или др.