Система организационно-распорядительной документации (Система ОРД)

Реквизит – это информационный элемент документа который регламентирован государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

- левое - 35 мм

- верхнее - 20 мм

- правое - 10 мм

- нижнее - 15 мм.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовки документов в различных управленческих ситуациях может быть неодинаковым. Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, изменяемые наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительная документация является одной из подсистем управленческой документации. Характерной чертой этой системы является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.)

Что касается такого вида документа, как протокол, то он сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация - это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.