Документационное обеспечение работы архива организации

Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов; Один и тот же фонд составляют документы: Организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности; Организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.; предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности; временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями; предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: -однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории; -руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; -организаций, связанных между собой объектом деятельности; -последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам. Архивный фонд личного происхождения. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий. Архивная коллекция. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки)объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации). Организация документов по личному составу. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации. На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.