Розподіл звітів

Нічний аудитор повинний організувати складання звітів у зручному вигляді, їх своєчасну доставку в потрібне місце. Роз­поділ звітів — це заключний крок у роботі аудиту і є дуже важ­ливим для оперативної роботи готелю. Якщо всі звіти складені точно і достовірно, і доставлені вчасно, то буде прийнято більше правильних оперативних рішень.

Автоматизована система аудита (system update)

Оскільки автоматизована система працює цілодобово, вона уможливлює функціонування систем реорганізації файлів, си­стеми обслуговування, складання звітів і забезпечує підведен­ня підсумків наприкінці дня. Відтоді, як комп'ютерна система виконує поточний аудит операційних записів, у міру їхньої по­яви потреба в аудиті, що робить записи по рахунках, практично зникає. Облікова система може бути пов'язана з плановими доходами автоматизованих записів із системи обліку відвідувань точок продажів, внутрішньокімнатних пересувань, барів тощо.

Аудитор повинний перевіряти процедуру взаємодії, щоб бути впевненим у тому, що зареєстровані вихідні операції ретельно управляються. У разі, коли гарантовані замовлення не відобра­жаються, записи можуть бути запрограмовані так, щоб автома­тично переноситися у файл рахунків. Якщо операція повинна бути зареєстрована незалежно, електронне відображення мож­на обмежити монітором комп'ютера для обробки.

Протиріччя в стані номерів цілком нетипові в автоматизо­ваних системах.

Покоївки звичайно звітують про поточну зайнятість но­мерів по внутрішньому телефону, перед тим, як вийти з номе­ра. Ця своєчасна швидка інформація автоматично узгоджуєть­ся з електронним станом номера, і звіт про зміну статусу номе­ра автоматично роздруковується.

Комп'ютер може визначити проблему досить швидко, щоб дати можливість готелю підготувати номери до передачі в про­даж з мінімальною втратою доходу.

Звітний баланс підтримується протягом усього часу. Як тільки ціна замовлення введена до списку, вона негайно вно­ситься до гостьової карти й до контрольної карти. Контрольна карта — бухгалтерський документ для внутрішнього викорис­тання, для підтвердження всіх бухгалтерських записів. Для зба­лансування підрозділів готелю комп'ютер порівнює всі конт­рольовані карти, що надходять, з контрольними картами. Неспівпадіння балансів також підходить для знаходження проблеми в техніці автоматичних записів.

Деталізовані звіти підрозділами можуть бути зібрані і по­в'язані з записами для підтвердження рахункових надходжень у будь-який час протягом дня. Комп'ютерна система може бути запрограмована на складання різних звітів різних обсягів і змісту. Оскільки S.U. торкається реорганізації комп'ютерних файлів так само, як і деталей підрахунку, велика частина вихід­ної інформації (документів) відрізняється від їхнього некомп'ютеризованого дубліката.

Підтверджені замовлення, підрахунок прибутку, списки очікуваних прибуттів і від'їздів, картки гостей, що вибувають, щоденний звіт про операції, рахунки-фактури для негостьових рахунків - звичайні наслідки автоматизованої системи сучас­ної рутини. Обладнання може також роздруковувати копії

змісту файлів, щоб уникнути помилок у системі. Звіт про діяльність, список гостей, звіт про стан номерів і бухгалтерсь­ких звітів також можуть бути роздруковані. Оскільки з інфор­мацією працює комп'ютер, бажано застосовувати процедуру внесення готівки по комп'ютеризованому майну. Однак після того, як комп'ютерна система може підтримати (підтвердити) відображення продажів, контроль касира, отриманий дохід та­кож може підпадати під сучасний контроль.

Питання та завдання для самоперевірки

1. Охарактеризуйте процес обслуговування гостей у готелі.

2. Назвіть функції служби прийому і розміщення.

3. Охарактеризуйте технологію бронювання місць і номерів у готелі.

4. Який порядок та які особливості реєстрації і розміщення гостей у готелі?

5. Що таке нічний аудит? Назвіть функції та обоє язки нічного аудитора.