Информационное и коммуникационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их исполнения необходима информация.

Информация — любое сообщение об объектах, явлениях, процессах, событиях окружающего мира, выраженное на определенном языке (знаки, символы, в том числе записанные на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи разными способами (устно, письменно, с помощью технических средств и т. д.)

Управление как информационный процесс состоит в обмене ин­формацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Управленческая информация — это совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.

Информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников — документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и проч.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования лак плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации: партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений; публикации в книгах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и др.

Основные требования к качеству управленческой информации: своевременность; достоверность; достаточность; надежность; (гарантия правильности, отсутствие синтаксических и технических ошибок); комплектность системы информации; экономичность; адресность; правовая корректность информации; степень секретности; высокая скорость сбора, обработки и передачи; актуальность информации; гибкость (приспособленность к различным способам передачи).

Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают экономическую, организацион­ную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйст­венной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологиче­ских исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудо­вого коллектива организации.

Научно-техническая информация представляет собой сово­купность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировки производственных цехов и складских площадей, и т.п.

По месту образования и направлению информационных по­токов принято различать входящую, исходящую и внутреннюю ин­формацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, по­ступающие в организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация — это информация, поступающая от организации. Например, реклама, заявки на поставку материалов товаров, оборудования.

Внутренняя информация формируется в данной организа­ции и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета материалов, комплек­тующих изделий, товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и про­изводную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полученная путем переработки первичной информации.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

Основным носителем информации является документ, т.е. мате­риальный объект, содержащий информацию в зафиксированном ви­де, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответст­вии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть клас­сифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторства различают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером слу­жебных документов могут быть заявки и письма торговых органи­заций предприятиям промышленности.

Авторами личных до­кументов являются отдельные граждане. Например, к такого ро­да документам можно отнести заявление о приеме на работу, рас­писку, доверенность и т.п.

По сложности различают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, долж­ностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и ин­дивидуальными.

Типовые документы обычно составляются по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т.п.).

Индивидуальные документы составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные доку­менты и копии (дубликаты, выписки и т.п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке докумен­тов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

Документооборот в организации осуществляется обычно по оп­ределенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а на­правляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делеги­рованы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о поряд­ке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляется для испол­нения в соответствующее подразделение организации для подготов­ки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вво­дятся особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется обычно по сле­дующей схеме. Составляется проект документа, который последова­тельно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т.п.), на­личия указанных в документе приложений, виз, подписи руководи­теля, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлин­ность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исхо­дящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для от­правки по почте (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате (или в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содер­жания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Коммуникации — контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий; – процесс передачи и приема информации в общении

Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал передачи, получатель.

Коммуникационный процесс состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому и восприняты им как руководство к действию.

Обратная связь — присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию и сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникативный процесс.