Приклад. Питання вирішено по телефону

До справи № 02–15 08.06.2003

Питання вирішено по телефону

з А. О. Марченко 07.06.2003

Посада (підпис) Ініціали, прізвище

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Відмітка є довідковою інформацією у разі звернення до виконавця. Тому бажано вказувати не тільки прізвище виконавця, а й ім’я та по батькові. Це полегшить спілкування та допоможе встановити контакт із виконавцем.

Приклад

Іваненко Петро Михайлович 66 07 24

Цей реквізит розташовують на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа і друкують розміром шрифту 8–11 друкарських пунктів.

Відмітку про наявність додатків (реквізит 22) розташовують під текстом документа.

Якщо повну назву додатка наводять у тексті, то наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо в тексті документа немає назви додатка, то йому надають назву і зазначають кількість аркушів та кількість примірників. За наявності кількох додатків їх нумерують арабськими цифрами (без знака №).

Приклад

Додатки: 1. Третя редакція проекту державного стандарту “Діловодство й архівна

справа. Терміни та визначення” на 39 арк. в 1 прим.

Пояснювальна записка до проекту на 4 арк. в 1 прим.

3. Звід відгуків на другу редакцію проекту стандарту на 13 арк. в 1 прим.

Назви додатків один від одного відділяють 1, 5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.

Приклад

Додатки: 1. Збірник форм “Планово-звітна документація державних архівних

установ України” у 2 прим.

2. Збірник цих форм на дискеті у форматі rtf.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: Лист Мінекономіки України від 14.07.2000 № 72–3/95 та додаток до нього,

Всього на 4 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресатами, то цей реквізит оформлюють так:

Додаток: Примірна номенклатура справ обласних держадміністрацій в 1 прим., на

Першу адресу.

У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити: назва виду документа, заголовок, дата, підпис.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 1

до наказу Міністерства охорони

здоров’я України

N 25

Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують.

Відмітка про засвідчення копії документа (реквізит 27) складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом “Підпис”.

Приклад

Згідно з оригіналом

Інспектор загального відділу (підпис) Л. Ф. Писаренко

12.08.2002

Відмітку проставляють на копіях документів (у тому числі ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій (реквізит 30) проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам’яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується у центрі нижнього берега лицьового боку першої сторінки документа між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». (1992 р.). Реквізит розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.