Назва виду документа. Оформлення заголовка до тексту документа

Приклад 1

НАК «Нафтогаз України»

Приклад 2

Міністерство освіти і науки України

Приклад

Міністерство транспорту України

Державна адміністрація залізничного

транспорту України

Придніпровська залізниця

Назву структурного підрозділу (реквізит 8) зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право підпису документа. Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних записках тощо).

Місце складання або видання документа (реквізит 14) зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію». Місце складання документа може не вказуватися, якщо воно вхо­дить до складу назви організації (ОНАХТ).

Довідкові дані про організацію (реквізит 9) містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова й телеграфна адреса; номер телефону, за необхідністю й інші відомості – номер факсу, рахунку в банку, адреса електронної пошти тощо. Ці відомості розміщуються тільки в бланках для листів нижче назви організації або структурного підрозділу.

Поштову та телеграфну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Правилами надання послуг поштового зв’язку, розробленими Міністерством транспорту та зв’язку України, і затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515. Спочатку зазначається вулиця, потім номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцюбин­ського, 26, м. Харків, Україна, 01001. На бланках листів, призначених для документів, що пов’язані з обліково-грошовими операціями, також вказують номер рахунку в банку. Наприклад: Р/р №204 в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.

Назва виду документа. Оформлення заголовка до тексту документа

Назва виду документа (реквізит 10) – один з обов’язкових реквізитів. Наприклад: акт, наказ, протокол тощо. Не зазначається назва виду документа у службових листах. Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку або надрукована під час безпосереднього оформлювання документа. На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів назву виду документа фіксують посередині, а на бланках із кутовим штампом – у лівому верхньому куті під назвою організації або структурного підрозділу.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19) містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа.

Заголовок може відповідати на питання про що?; кого?; чого?

Приклад 1

Наказ (про що?) про створення ліквідаційної комісії

Приклад 2

Посадова інструкція (кого?) вченого секретаря

Приклад 3

Протокол (чого?) засідання профкому

Заголовок використовують під час реєстрації та контролю за виконанням документа. Під час реєстрації документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних.

Заголовок формулює укладач тексту документа. Заголовок до тексту документа розміщують від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа. Якщо заголовок перевищує 150 знаків, його продовжують до межі правого берега, оскільки заголовок не може займати більше, ніж 5 рядків. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Датування документів

Дата (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення або підписання. Крім того, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візування), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, виконання. Отже, дата є також складовою частиною інших реквізитів.

Дату проставляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами (після 2000 року). Якщо цифра дати одна, попереду неї обов’язково ставиться «нуль».Наприклад, дату 9 липня 2003 року цифровим способом слід оформлювати так: 09.07.2003.

ДСТУ встановлено, що спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових документах, а також документах, що мають відомості фінансового характеру застосовують словесно-цифровий спосіб датування (наприклад, 29 березня 2007 року або 29 березня 2003 р.). Це зумовлено усталеною практикою, а також прагненням перешкодити підробленню дати.

Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Адресування документів

Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо). Адресат зазначається обов’язково у службових листах. Адресат містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням.

Документ адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам.

Реквізит “Адресат” максимально може складатися з таких елементів:

۰ Назва організації-адресата (у називному відмінку);

۰ Назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

۰ Назва посади одержувача (у давальному відмінку);

۰ Прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;

۰ Поштова адреса.

Кожну із складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів. Відстань між ними – 1, 5 міжрядкових інтервалу. Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити за праву межу текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресата не ставлять.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їхню назву подають у називному відмінку.