Межведомственная и внутриведомственная коммуникация в Системе.

2.1 Пересылка официальной корреспонденции.

Пересылка из органа 1 в орган 2 реализуется следующим образом:

1. Электронный документ из органа 1 передается в Центр.

2. Документ проверяется на соответствие техническим стандартам,
на наличие электронной метки базы. Происходит проверка происхождения документа.

3. Происходит проверка документа на наличие вирусов и вредоносных программ и скриптов.

4. Происходит проверка истинности цифровой подписи
в удостоверяющем центре.

5. Документ копируется в защищенную директорию Центра. Документу присваиваются реквизиты Центра.

6. В орган 1 высылается протокол о вкачивании в базу Центра (данный протокол ассоциируется с документом и легко доступен во вкладке «история»).

7. Документ пересылается в орган 2.

8. В органе 2 в рамках Системы происходит копирование документа на локальный носитель. Система присваивает реквизиты органа 2 документу и направляет протокол с реквизитами Документа в Центр.

9. Центр по получении протокола копирует информацию в защищенную директорию и направляет копию протокола в орган 1.

10. Как только орган 1 получает протокол о вкачивании в Систему органа 2 электронного документа, документ считается переданным.

Такая схема имеет ряд неоспоримых преимуществ:

1. Полностью отпадает потребность в службах доставки, отправки и регистрации корреспонденции,

2. Доставка происходит в течение 5- 7 минут.

3. Полностью отпадает возможность подделки подписей, документов и бланков.

4. Подтверждение доставки письма гарантирует полную доставку письма с точной датой получения.

5. Доставка писем осуществляется без передачи через незащищенные элементы.

6. Количество лиц, допущенных к передаче информации, составляющей государственную или иную тайну может быть уменьшено за счет сокращения списка лиц, имеющих доступ к данной информации.

7. Присутствует возможность мгновенно менять алгоритмы шифрования.

8. Возможность контроля и мониторинга множественной рассылки.

9. Введение структурных взаимосвязей корреспонденции позволит существенно ускорить процесс поиска информации по определенному вопросу.

10. Значительно уменьшается необходимость в административном штате.

11. Данная конфигурация позволяет вводить Систему постепенно – в зависимости от потребностей по документообороту или иных факторов.

2.2 Обмен мгновенными сообщениями.

В рамках Системы с учетом принципов (глава 1) необходимо предусмотреть возможность пересылки мгновенными сообщениями, включив указанный модуль в функциональный состав программного продукта Системы. Причем, переписка будет иметь неформальный характер, и будет служить оптимизации времени сотрудников. Переписка сохраняется в Центре.

А) Контроль за коммуникациями сотрудников ГиМУ

Б) Существенная экономия на межведомственных коммуникациях.

В) Кроме того, подключение системы статусов существенно сэкономит время на возможность коммуникации между сотрудниками.

2.3 Осуществление аудио (видео) связи.

В рамках всех подключенных к Системе представителей ГиМУ по необходимости возможность осуществления аудио (видео) связи, в том числе конференцсвязи. Кроме того, необходимо проработать техническую возможность подключения Системы к центрам телефонных компаний (в том числе, осуществляющих телефонные соединения на мобильные устройства)

Таким образом, будут достигнуты следующие преимущества:

А) существенная экономия на телефонных переговорах (окупаемость оборудования для осуществления коммуникаций – микрофонов будет составлять до 2 месяцев для сотрудников, осуществляющих телефонные переговоры с представителями ГиМУ на системной основе.

Б) для увеличения контроля за разговорами сотрудников ГиМУ, а также с учетом принципов для эффективности Системы коммуникаций представителей ГиМУ предлагается полностью закрепить за сотрудниками ГиМУ аудио связь только через Систему. Таким образом будет реализована возможность вести записи разговоров некоторых лиц в целях безопасности.

В) учитывая систему тарификации телефонных разговоров, достигается экономия ресурсов органа ГиМУ.

Г) существенное уменьшение времени на подписание согласование протоколов

Д) уменьшение ресурсов, вовлекаемых на командирование сотрудников.

2.4 Внутриведомственная коммуникация.

Внутриведомственный документооборот является частью Системы с идентичным интерфейсом.

Предполагается создание 1 локального центра для взаимодействия между организационными единицами и другими органами ГиМУ.

Данный центр автоматически:

-осуществляет проверку электронных виз подписывающих лиц

-фиксирует даты создания, подписания и пересылок внутренних документов.

-осуществляет пересылку документов в Центр в предусмотренных случаях

хранение протоколов получения и доставки

Таким образом достигаются следующие преимущества:

А) возможность контроля и мониторинга исполняемости контрольных поручений за каждым сотрудником, отделом, департаментом в мгновенном режиме в рамках доступа руководителей соответствующего уровня к указанной информации;

Б) экономия на деятельности территориальных органов в рамках документообеспечения;

В) возможность изменения круга лиц для доступа к внутренней документации;

Г) постоянная синхронизация указанного отдела с Центром позволит полностью исключить любые несанкционированные изменения в Системе органа;

Д) сохранность информации будет осуществляться благодаря автоархивации всей документации на внешних носителях

Е) постоянный контроль за поручениями в рамках Системы на каждом уровне управления

Ж) возможность осуществления мониторинга за множественными рассылками.