Общая техника составления

Удобно начинать построение мнемокарты с середины страницы, чтобы можно было ее продолжить в любом необходимом направлении.

Слова можно писать вдоль линий или в том месте, где они заканчиваются.

Если Вы запутаетесь или потеряете нить рассуждений, начните с новой основной темы, расположив ее в центре.

Глава 6. Инструменты стратегического управления

Алгоритм составления мнемокарты

1. Знакомство с материалом (или припоминание ранее обдуманного), который необходимо упаковать в виде мнемокарты.

2. Формулировка цели создания мнемокарты (анализ, проблематизация, трансляция коллегам и т.п.)

3. С карандашом (ручкой) в руках и бумагой (формат A3) фиксация «потока сознания» - все мысли, которые приходят по поводу изученного материала, фиксируются в виде отдельных слов, символов (кружков, звездочек, линий и т.п.) в том порядке, в каком они спонтанно появляются в сознании. Ни критики, ни запретов, все имеет право на существование

4. Анализ того, что зафиксировано (см. пункт 3):

> проявление связей и отношений между понятиями;

> реконструкция смысла символов (звездочек и т.п.);

> «критика» - попытка путем анализа обнаружить лишнее (надуманные,
малозначимые, ложные и т.п.) сущности;

> «проблематизация» полученной системы понятий - попытка понять
основания тех или иных отношений между сущностями, а также
выявление тех сущностей, которые могут логично следовать из
изучаемого материала, но не могут быть приписаны автору исходного
содержания.

5. Оптимизация дизайна, чтобы, например, иерархия сущностей наблюдалась визуально (бросалась в глаза). Зарисовка окончательного варианта мнемокарты.

6. Составление краткого пояснение к мнемокарте с «ключами» для запоминания.

7. Указание реквизитов самых важных источников материала, отраженного в мнемокарте.

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

6.8. Системная карта

При осмыслении какой-либо сложной проблемы полезно пользоваться таким инструментом, как системная карта. Введем некоторые базовые представления о системном мышлении.

Системное мышление развивалось эмпирически, на основе наблюдения того, как происходит освоение сложной реальности. За последние два десятилетия теоретические исследования в области систем изменились весьма существенным образом и теперь заметно отличаются от ранних разработок, основывавшихся на инженерной деятельности. Позитивным сдвигам немало способствовали исследователи³⁸, сумевшие связать теории поведения организаций и людей с практическими проблемами и опытом работы в группах. Эта деятельность легла в основу так называемых мягких системных подходов.

Само имя «система» является этимологическим эквивалентом греческого имени «композиция». Это означает, что система представляет собой сочетание нескольких связанных между собой элементов. Систему как средство описания объектов необходимо отличать от так называемых материальных естественных и искусственных систем, а также математических множеств. Например, часы, созданные человеком, можно назвать искусственной технической системой. Но эта система «очевидна», поэтому не позволяет нам увидеть в ней что-то новое. Солнечная система представляет собой естественное образование. Однако наше утверждение уже не столь категорично в отношении того, являются ли планеты, летающие вокруг солнца, собственно «системой» и что конкретно включать в эту систему. Остается, например, вопрос, включать ли в планетарный комплекс, летающий вокруг солнца, кометы, которые систематически посещают окрестности солнца.

Самым правильным утверждением была бы мысль о том, что мы не знаем, существуют ли системы в природе. Однако в силу определенного устройства нашего разума нам для познания мира удобно некоторые объекты представлять как «системы». Естественно, сколько существует людей, столько может быть и системных представлений любого объекта, хотя на практике часто возникают интерсубъективные (разделяемые) системные представления некоторых объектов, что и приводит в заблуждение людей. Они начинают верить в существование систем «на самом деле».

См., например, Checland P.B. Models Validation in Soft Systems Practice. Systems Research. 1995. Vol. 12. №1. P. 47-54.

Глава 6. Инструменты стратегического управления

Но здесь возникает вопрос, вызывающий споры даже у специалистов по системному анализу - чье представление объекта в качестве системы считать правильным и объективным? Ведь любую систему можно определить как набор входящих в нее компонентов и связей между ними, а эти элементы и связи определяют конкретные люди, взгляды и подходы которых сильно различаются.

В реальной практике некоторые системы настолько четко определены в сознании большинства людей, что иногда могут рассматриваться как реально существующие, тогда как представления о других в большей мере связаны с личной точкой зрения конкретного наблюдателя, которому приходится разъяснять окружающим свое мнение. В любом случае важно принять определенную точку зрения или установить точку отсчета, чтобы каждый участник работы имел в виду один и тот же объект анализа.

Рассмотрим, например, какое представление университета в качестве «системы» могло возникнуть у научного сотрудника этого университета и студента:

а) с точки зрения студента университет - это возможность получить
образование. Эта возможность обеспечивается определенными подсистемами
университета: профессорско-преподавательский состав, учебные планы, подсистема
аттестации и т.п.

б) научный сотрудник может рассматривать университет как систему,
обеспечивающую его научные изыскания, и выделить в нем такие подсистемы, как
планирование научных разработок, подсистема карьеры, подсистема образовательной
деятельности, подсистема международного разделения научного труда и т.п.

Эти упрощенные примеры являются хорошей иллюстрацией того, что вряд ли разумно поднимать спор, какое из двух системных представлений является более правильным.

Таким образом, люди, преследующие различные цели и с различными взглядами на проблему, по-разному проводят границу системы, при этом последняя имеет различные наборы компонентов. Следовательно, системы как таковые не существуют, но существуют различные системные представления объектов.

Ясно, что различные наблюдатели по-разному видят одну и ту же организацию. Это приводит к тому, что при анализе ее описываются и обсуждаются совершенно различные системы, каждая из которых «правильна» для конкретного наблюдателя, но «не правильна» для остальных.

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

Полезно различать два способа использования систем:

> Во-первых, для представления интересующих нас производственных ситуаций на основе уже имеющегося у нас понимания и общепризнанных концепций. Мы можем, например, структурные проблемы организации рассматривать на основе концепции, описывающей природу организационных структур, а можем на эту же проблему взглянуть с позиций конфликта интересов людей, которые заполняют эти структуры. Выбор в таких ситуациях не очевиден.

> Во-вторых, для построения целостного восприятия новых, уникальных ситуаций, которые мы стремимся осмыслить по-новому. Мы можем заняться построением организации как будущей системы, которой мы хотим достигнуть через определенное время. Системно описав будущий объект, мы открываем себе возможность предвосхитить некоторые его свойства (может быть, нежелательные) до того, как он будет воплощен в жизнь.

Таким образом, чтобы назвать нечто системой, необходимо осознанно указать границы того, что объявляется системой, элементы, из которых состоит эта система, а также существенные связи между этими элементами. Нам более или менее ясно, как представить системно солнечную систему. Однако когда речь идет, например, об организации, возникает множество вопросов, ответы на которые не очевидны:

> Где провести границу организации?

> Какие элементы выделить: отношение к собственности, отделы, цвет глаз подчиненных, ценности членов команды?

> Почему именно эти элементы, а не другие?

> Какие связи между этими элементами важны для диагностики, а какие второстепенны?

Если не знать, как ответить на эти и подобные вопросы, применение системных понятий в диагностике будет детской забавой.

Как только удается провести осмысленную границу между всем, что мы относим к системе, и всем тем, что мы к ней не относим, появляется возможность говорить об окружении системы.

Сюда входит все, что располагается вне границ системы и влияет прямо или косвенно на то, что делает система. Следовательно, влияние внешней среды может быть весьма разнородным.

Глава 6. Инструменты стратегического управления

Кредитные ставки и финансовая политика составляют внешнюю среду, в которой должны работать организации. Культурные и социальные нормы представляют собой также внешнюю среду для всех организаций. Влияние внешней среды приводит к ограничению степени свободы в системе либо к расширению возможностей.

Как внешняя среда влияет на систему, находящуюся внутри нее, так и сама система составляет часть внешней среды для других независимых систем, расположенных вокруг нее. При этом ее деятельность изменяет не только ее собственную внешнюю среду, но и окружение других систем.

Внешняя среда системы не однородна. Более того, не всегда понятно, какие компоненты внешней среды стоит отнести к метасистеме, а какие нет. Каждый компонент внешней среды может служить источником воздействия на подсистемы организации, которые могут стать разрушительными, если их не принимать во внимание.

Система, конечно, может пытаться влиять на внешнюю среду, однако не может ею управлять. Имеется, таким образом, неконтролируемый источник влияния или внешних возмущений, исходящих из внешней среды и способных воздействовать на деятельность системы в целом.

Введем несколько базовых понятии.

Система - это множество связанных между собой или упорядоченных определенным образом элементов. Границу данной системы задает аналитик, представивший некий объект в виде системы.

Элемент системы - неразложимый в данном анализе компонент анализируемого объекта. Компоненты находятся под влиянием объединяющей их системы, а поведение самой системы изменяется при исключении любого из ее компонентов, так что элементы необходимы и достаточны. Упорядоченная совокупность компонентов осуществляет некоторую деятельность.

Подсистема. Элементы системы могут объединяться в относительно самостоятельные образования, выступающие как более крупные компоненты системы.

Структура - фиксация относительно устойчивых связей между элементами, важных в данном виде анализа. Сложная структура имеет иерархическое устройство, то есть состоит из упорядоченных уровней.

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

Целостность системы - относительная независимость системы от ее окружения, которое может состоять из метасистемы, других систем, несистемных объектов.

Системная цель - предпочтительное состояние для объекта, представленного в виде системы. Разумно выделять целеустремленные системы (системы, направленные на достижение определенных целей), а также целеполагающие системы (системы, способные ставить цели).

Эмерджентностъ системы - несводимость (степень несводимости) свойств системы в целом к сумме свойств ее подсистем и элементов.

Идентичность системы - способность системы сохранять свои существенные свойства в условиях меняющегося окружения относительно длительное время.

Метасистема - это система старшего уровня, для которой объект, описанный в виде системы, является подсистемой. Метасистема сложным образом влияет на цели и жизненные циклы системы.

Несколько основных положений, имеющих отношение к системному описанию объектов.

1. Деление объектов на системы, метасистемы, подсистемы и элементы относительно, за исключение тривиальных случаев, связанных с материальными объектами.

2. Человек, описавший объект в виде системы, сам является ее частью. Ведь в основании проведении границ этой системы, выделении ее элементов и их отношений лежат когнитивные навыки и представления о природе анализируемого объекта, цели системного описания человека, сделавшего системное представление объекта.

3. Не существует единственно правильного системного представления объекта.

4. Не существует объектов, которые не могут быть представлены системно. Системой является все то, что мы рассматриваем системно.

Приведем упрощенное, однако имеющее практическую пользу системное представление объекта. Оно выполняется в виде двух основных этапов: А) составление системной карты. Б) системно-структурное представление объекта.

Глава 6. Инструменты стратегического управления

А. Системная карта (см. рисунок 16).

1. Для начала необходимо сформулировать явным образом цель составления системной карты. Различные цели могут потребовать различного системного представления объекта. Поэтому уже в начале пути необходимо попытаться избежать неопределенности.

2. Один из важнейших этапов - определение границ объекта, который мы системно представляем.

3. Выделение фрагментов системы, которые мыслятся частями целого. Иногда их ошибочно именуют элементами. Однако элементами они станут, когда будут установлены их существенные отношения. Частью системы может выступать все, что угодно, даже «цвет глаз любимой собаки шефа», если по представлению составителя системной карты данный фрагмент является существенным с точки зрения понимания состояния объекта. На этом этапе необходимо воздерживаться от фиксации связей и отношений между элементами и подсистемами всей системы в целом. Эта преждевременная процедура мешает выделить нетривиальный состав существенных элементов.

4. Далее необходимо попытаться сформулировать суть системы, замещающей объект. Это означает, что сформулированы правдоподобные суждения о диалектическом противоречии между элементами системы, которое будет определять внутреннее развитие объекта, представленного в виде системы.

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

Рисунок 16. Системная карта МГУ, составленная научным сотрудником

Глава 6. Инструменты стратегического управления

Б. Системно-структурное представление объекта (рисунок 17).

1. Теперь, когда основа системной карты создана, можно приступить к анализу взаимосвязей и отношений между частями системы. Сначала необходимо назвать как можно больше связей и отношений (все мыслимые связи и отношения). Однако закончить работу необходимо построением структуры -то есть оставить только существенные связи и отношения. Выявленные связи и отношения превращают разрозненные части системы в ее элементы, расположив их в виде иерархии, если этого требует сложность возникающей структуры.

2. Описание объекта в виде функциональной системы. Организации представляют интерес в значительной мере не из-за своей внутренней структуры, а из-за конечного результата - того, что они делают, как функционируют и как взаимодействуют со своей внешней средой. Поэтому после установления структуры системы исследованию подвергается ее функционирование. Необходимо проанализировать, какие функции (конструктивные или деструктивные) играет каждый элемент системы, помня о целевой функции всей системы в целом.

Удобным, но далеко не единственным, как это иногда утверждают, способом анализа функций систем является разбиение видов их деятельности на три основные категории:

^ Осуществление физических процессов, связанных с их задачами, например, производство обуви. Физические процессы - это процессы, которые в наибольшей мере связаны с технологией рассматриваемой организации.

> Обмен информацией с помощью любых средств.

> Управление деятельностью посредством отслеживания (мониторинга) как собственных внутренних ситуаций, так и соответствующих внешних влияний Управление - это воздействие системы на свою собственную деятельность для достижения или сохранения желаемого состояния. Понятие желаемого состояния, задачи или цели является наиболее важным понятием, центральным в любом системном анализе процессов управления. Для всех систем цели управления в значительной мере будут определяться метасистемой.

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

Таким образом, вся организация в целом должна быть на этом этапе представлена как функциональная система со всеми ее функциональными подсистемами. Важно установить соответствие (несоответствие) функциональных подсистем системным целям.

3. Выяснение и формулирование факторов эмерджентности системы. Это ответ на вопрос, что делает систему явлением большим, нежели сумма ее отдельных элементов. Если такие факторы не обнаружены, неправильно этот конгломерат частей называть системой. Это будет приводить лишь к иллюзии системного представления объекта и, естественно, к ошибкам в дальнейшем его анализе.

4. Окончательное конструирование системы с проверкой всех этапов, перечисленных выше, которое должно закончиться построением системной модели.

В командной работе крайне важно достигать согласия по поводу системной модели, которая замещает реальный рассматриваемый объект.

Глава 6. Инструменты стратегического управления

Рисунок 17. Системно-структурное представление объекта

Раздел II. Стратегическое управление - путь мастера

6.9. Дерево целей

Люди - существа целеполагающие, поэтому у них единственный выбор: либо умело ставить цели, либо делать это неумело, третьего не дано. В данной части главы мы покажем, как пользоваться одним из основных инструментов целеполагания -деревом целей.

Алгоритм построения дерева целей 1. Постановка цели. Вначале цель формулируется в виде нескольких предложений, которые отвечают на вопрос «Что?». Что мы увидим, когда цель будет достигнута: что собой будет представлять компания, что это будут за товары и услуги, что будут люди думать об этой компании и т.п. На этой стадии преждевременно придавать цели строгое определение, типа: «К 1 октября 2004 года мы будем иметь 27, 5% прибыли от продаж с основного продукта». Поспешная конкретизация может спровоцировать искаженные (и даже ложные) представления о целях. Здесь уместны такие логически оправданные приемы, как:

> Остенсивные определения - это разъяснения слов или предложений путем непосредственного указания на предметы или ситуации, которые видятся в виде цели. Например, «Помнишь офис иностранной компании, в которой мы были, хочу, чтобы через два года мы имели такой же».

> Описание цели. С помощью этого приема производится определение существенных характеристик, которые будет иметь фирма по достижении целей. Например, «Мы будем реагировать на жалобы и рекламации в течение получаса», «У нас будет чисто как в аптеке», «Важно, чтобы на развитие персонала каждый год выделялись деньги при любых финансовых обстоятельствах». Здесь уместны такие приемы, как указание на отличительные характеристики и сравнения. «У нас будут только национальные блюда, но не так навязчиво, как у сети ресторанов «Лес густой». На начальном этапе работы с использованием этого приема не нужно строго делить называемые характеристики на существенные (жизненно важные) и несущественные. Важнее как можно богаче описать

⁹ Исчерпывающее руководство по применению этого и других инструментов стратегического управления можно найти в: Труды Методологических семинаров СД-группы. Выпуск 3. Инструменты

стратегического развития организаций. /Под ред. A.M. Долгорукова, 2001. _________________________

Глава 6. Инструменты стратегического управления

образ цели. Затем уже можно обдумать, какие признаки являются важными для будущего компании.

2. Определение цели. На втором этапе мы даем более четкое определение тому образу (представлению о цели), который мы набросали на первом шаге. Определение понятия цели поможет нам установить критерии, по которым в будущем можно будет убедиться, движемся мы к намеченной цели или нет и время, когда мы ее достигнем. Определение поможет нам также разобраться с теми ограничениями, которые, возможно, мы будем накладывать на наши цели. Чем более жестко нам удастся определить понятие нашей цели, тем проще нам будет установить критерии и ограничения. Из литературы по логике известны различные по своей жесткости способы определения понятий. Мы рассмотрим наиболее часто применяемое - определение через род и видовое отличие.

Мы должны взять род (множество целей, среди которых мы хотим видеть и свою цель) и, назвав видовое отличие (систему признаков, выделяющих нашу цель среди других) определить свою, единственную в своем роде, цель. В роли видовых отличий могут сочетаться различные особенности:

У Некоторые качества («атрибуты») нашей цели - это особенности, присущие нашей цели самой по себе безотносительно иных целей. ^ Некоторые свойства («реляции») нашей цели - это те особенности нашей цели, которые проявляются не сами по себе, а в отношении к целям других компаний («снижение издержек по поставкам основных материалов от партнеров, с которыми имеется долгосрочное сотрудничество»). Это, так называемые реляционно-атрибутивные определения через род и видовое отличие, однако существуют еще генетические и операциональные определения через род и видовые отличия. Перейдем теперь к ним.

> Генетические определения. В этих определениях в роли видового отличия выступают источник происхождения или способ выработки цели. Например, «Мы предоставляем набор развлечений для наших клиентов, утвержденный попечительским советом нашей гостиницы».

Раздел If. Стратегическое управление - путь мастера

> Операциональные определения. Это определения, которые указывают
операции, с помощью которых можно узнать (проверить), достигли ли мы
цели и насколько. Например, «Систематический опрос каждого десятого
клиента нашей клиники должен давать стопроцентный положительный
отзыв о нашей работе».

Определение стратегической цели - очень важный этап целеполагания, так как только он обеспечивает такие важные качества цели, как:

> конкретность и измеримость цели;

> осознанное согласие представителей различных групп влияния по поводу выработанных целей.

3. Декомпозиция цели. Стратегическая цель - это цель, которая отнесена по времени в достаточно отдаленное будущее и, как правило, существенно отличается от того, что мы имеем в настоящее время. Встает вопрос, какие события и состояния компании и ее элементов заполнят временное пространство между настоящим и будущим. Ответ на этот вопрос и дает декомпозиция стратегической цели на подцели.

Декомпозиция цели совершается в виде сложной классификации, которая допускает сочетание трех видов операций над понятием, выражающим цель и полученным на предыдущих шагах. Эти операции определены ниже:

> • Таксономическое деление понятия, выражающего цель. Данное логическое деление своим результатом имеет иерархию цели и подцелей, построенную на отношении «род-вид». Можно в качестве одной из характеристик стратегической цели взять «снижение издержек в течение года на 15%». Например, Вы имеете торговые точки в сельской местности и в городе, и для этих двух разных видов торговых точек надо выделить две подцели (см. рисунок 18).

Рисунок 18. Декомпозиция стратегической цели с помощью таксономического