Совершенствование деятельности по поиску и изучению коммерческих партнеров

Сегодня достаточно отчетливо прослеживаются растущие требования к рынку закупок, который представляют поставщики продукции. При рыночных отношениях соответствующим образом соединено воедино приобретение нужного товара, требуемого качества, в установленные сроки поставки, по приемлемой цене и у надежного поставщика.

Определенное воздействие на рынок закупок оказывает переход от рынка продавца к рынку покупателя, сопровождающийся существенными изменениями в стратегии производства и реализации продукции. Раньше выпуск продукции и политика ее сбыта не отвечали запросам и интересам населения. Приспособление к спросу покупателей в условиях рыночной конкуренции потребовало радикальных перемен в производстве товаров предприятиями – изготовителями. Это также отразилось на повышении качества обслуживания торговой сферы, прежде всего в сокращении времени выполнения заказов и соблюдении согласованных графиков поставки товаров. Фактор времени наряду с качеством и ценой товара становится определяющим в деятельности предприятия. [40]

Рост требований к реализации продукции вызывает адекватные требования к источникам закупки товаров.

Непременным условием организации закупочной деятельности ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» должно являться изучение рынка закупок.

Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» необходимо использовать следующие критерии:

- характер деятельности и возможности поставщика;

- конкурентное положение поставщика на рынке закупок товаров;

- процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;

- вероятность обеспечения необходимых номенклатуры и объема продукции;

- условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;

- адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;

- условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки;

- предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.

На выбор поставщика существенное влияние оказывает результат работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющих рассчитать рейтинг поставщика.

Перед расчетом рейтинга поставщика необходимо выполнить дифференциацию закупок. Закупаемые товары, сырье и материалы для ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие сырья требующегося регулярно, может привести к остановке производственного процесса, а дефицит некоторых товаров – к резкому падению дополнительной прибыли. Поэтому главным критерием при выборе поставщика сырья будет надежность поставок.

Для поставщиков ресурсов которые не являются значительными с точки зрения производственного или торгового процесса главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Допустим, что ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» необходимо закупить товар, дефицит которого недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки.

Значимость остальных критериев, устанавливается так же, как и значимость первого, экспертным путем.

Таблица 3.2 – Пример расчета рейтинга поставщика

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

Анализ поставщиков по приведенным критериям позволит установить определенные требования по закупке и поставке товаров в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская».

Организация закупок товаров для последующей продажи различным категориям потребителей является основной функцией торговли. Помимо основной функции закупки товара предусмотренного объема, ассортимента и качества необходимого для бесперебойного обслуживания товарополучателей в торговле есть вспомогательная функция. Материальное ресурсообеспечение фирмы является вспомогательной функцией. [39]

В ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» есть менеджер по закупкам товаров. В обязанности менеджера по закупке входит обеспечение всего аппарата работников компании материально-техническими предметами, сырьем, материалами, товарами и необходимыми средствами производства.

В функции менеджера по закупке так же должна входить разработка годового плана снабжения ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская», который должен подразделяться на квартальные и месячные планы. Основой для этих планов будут являться данные о внутрихозяйственных потребностях аппарата работников предприятия, которые должны выявляться по совокупности отдельных расчетных таблиц, классифицируемых по необходимым ресурсам исходя из назначения работ и характера их использования. Месячные планы снабжения должны приниматься и реализоваться в наиболее подробном виде. На менеджера по закупке также необходимо возлагать рационализацию использования материальных ресурсов и имущества фирмы, реализация отслужившего имущества по остаточной стоимости.

Осуществляя закупку товаров, как основную функцию торговли, ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» необходимо воздействовать на поставщиков, добиваясь улучшения качества товаров и расширения их ассортимента для удовлетворения потребительского спроса.

Планирование и осуществление закупок ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» должно способствовать увеличению прибыли предприятия и оптимизации всех процессов закупочной деятельности. Неправильная организация планирования и закупочной деятельности может привести к банкротству или тяжелому финансовому положению ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская».

Решения о закупках в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» должны приниматься с учетом таких факторов, как: цена, количество, качество, уровень обслуживания, процент прибыли.

Также менеджер по закупке ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» должен организовывать изучение потребительского спроса. Глубокое изучение спроса покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции и товара. Достоверные сведения о потребительском спросе позволят менеджеру по закупке ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Менеджер по закупкам должен вести календарь закупок, в котором необходимо фиксировать все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю будут определяться время очередной поставки товаров, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

Для каждого товара менеджеру по закупке ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» необходимо устанавливать минимальные и максимальные объемы закупок. При закупке минимальных партий товара необходимо руководствоваться экономической целесообразностью. Закупки товара ниже минимально установленной партии для ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» будут означать повышение цены за единицу изделия. На решение о максимальном объеме закупок будут влиять те же факторы, а также перебои в поставке товаров, ограничение в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Повышенный спрос на товары должен стать в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» основанием для осуществления специальной закупки. Специальный разовый заказ должен включать закупку товара, не включенного в обязательный ассортиментный перечень ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская».

Закупка товаров сезонного назначения в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Потребительский спрос на товары сезонного назначения постоянно меняется, и это учитывается при планировании закупок в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская».

Неполная реализация такого товара в сезон может стать причиной значительных убытков в будущем, поскольку в следующем сезоне тот же товар может морально устареть, потерять свою потребительскую ценность и, следовательно, не пользоваться потребительским спросом. Закупка товаров сезонного назначения в ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» не должна превышать реального потребительского спроса.

При планировании закупок по каждому наименованию товара должен заполняться специальный рабочий лист. В нем предоставляется информация по товарам, полученным от того или другого поставщика, и поэтому он должен использоваться как проект заказа на поставку продукции. Отдельный рабочий лист должен заполняться по каждому поставщику. Информацию с рабочих листов необходимо переносить отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара должна вестись специальная карточка. В ней будет содержаться информация о количестве товарных запасов, минимальном и максимальном объеме заказов, характеристики товаров, объеме ближайшей поставки и так далее.

При подготовке заказа нужная информация должна извлекаться из карточки и переноситься в заказ.

Заказ на закупку должен быть написан от руки или подготовлен при помощи систем передачи данных. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Но во избежание различного рода неточностей и недоразумений предпочтительней представлять заказ в печатном виде. На подготовленном заказе обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за данную закупку.

Заказ должен подготавливаться в нужном количестве экземпляров. Оригинал должен пересылаться поставщику. К нему необходимо прикладывать копию заказа, в которой поставщик по требованию предприятия предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа должны распределяться по функциональным подразделениям внутри фирмы.

Подготовленный заказ должен тщательно проверяться. После того как заказ будет подготовлен, менеджер по закупке должен осуществлять его окончательную проверку. В результате проверки необходимо установить правильность выбора поставщика, методов отгрузки и доставки товаров, условия поставки.

При окончательной проверке необходимо удостовериться в том, что размер закупки не превышает размеров выделенных бюджетных средств.

Заказ на закупку должен представлять собой письменный контракт, в котором ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» выступает в качестве покупателя, а поставщик – в качестве продавца.

Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при его подписании лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность.

После того, как заказ направлен поставщику, менеджер по закупкам должен формировать временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в процессе его выполнения должны фиксироваться и заноситься в дело. Прием товара от поставщика и размещение его не складе ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» должны завершать работу с заказом.

Неудовлетворительное выполнение заказа, связанное с повреждением груза при доставке, его потерей или задержкой, ведет к возбуждению ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» иска о возмещении убытков, либо к требованию о повторной поставке товара. Выполнение некоторых заказов должно заслуживать особого внимания, поскольку оно может быть связано со специальными условиями или требованиями потребителя. Метод выполнения специфических заказов трудно определить заранее, здесь необходима работа обеих сторон.

Таким образом можно сделать вывод, что в рыночных условиях, когда решающее значение имеет устойчивость финансового положения компании, планирование потребности в ресурсах, товарах и затратах по их доставке приобретает особое значение.

Для совершенствования закупочной деятельности ООО «Железнодорожная торговая компания Абдулинская» необходимо:

- воздействовать на поставщиков, добиваясь улучшения качества товаров и расширения их ассортимента для удовлетворения потребительского спроса;

- организовывать изучение потребительского спроса;

- разрабатывать годовой, квартальный и ежемесячный планы снабжения хозяйственной деятельности фирмы необходимыми материально-техническими ресурсами, сырьем и товарами;

- при планировании закупок по каждому наименованию товара и поставщику должна вестись специальная документация.