Организация пресс-конференций.

Пресс-конференция – встреча журналистов с представителями различных государственных и некоммерческих структур с целью информирования по вопросам определенной тематики. Предусматривает сессию вопросов и ответов. Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия меду компанией и журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Обязательно принимает участие руководство, максимально компетентное в освящаемом вопросе. Пресс-конференции проводят в случае необходимости выяснения спорных вопросов общественности и привлечения внимания к какой-либо проблеме. Главное действующее лицо на ней журналисты. Приходят они на пресс-конференцию гарантированно только в двух случаях. Если вы - крупная и известная компания или же вы предлагаете безумно важный и интересный информационный повод.

1)дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним — на следующий день. В этом случае центральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ, что может не нравиться журналистам центральных газет. Начало в 14.00 позволяет утренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения назначается, если есть выбор так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции.

2)СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее. Извещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конференции, докладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер телефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события.

3)тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции.

4) На пресс-конференции должно выступать не более трех человек, не считая пресс-секретаря. Каждый из них должен объяснять только свой, заранее определенный круг вопросов, чтобы не допустить повторов. Желательно прописать в тезисной форме кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. А также заранее прописать ответы на предполагающиеся каверзные вопросы, обдумать, как можно обойти " острые углы". 5)конференцию следует проводить в комнате для встреч/ заседаний /собраний, но не в чьем-либо офисе. Административные аудитории и комнаты для собраний, бизнес-центры в отелях — удачное место для ньюз-кон-ференций. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд — место для размещения камер. Докладчика (докладчиков) следует посадить за стол или поставить перед ним(и) кафедру — где обычно размещаются микрофоны и диктофоны.

6)длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов. Тогда никто не сможет жаловаться на недостаток времени. Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-40 минут.

Брифинг – короткая, сжатая во времени встреча журналистов с руководством компании, без сессии вопросов и ответов. Короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Вся разница между пресс-конференцией и брифингом, во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20-30 минут. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 минут, как правило, отводится выступающему, 10-20 минут на блиц-ответы на вопросы журналистов. В среднем на брифинг приглашается около 10-15 журналистов, а на пресс-конференцию или презентацию - 25-50.