XIII. Деякі аспекти діловодства у справах

1. Бланки протоколів про адміністративні правопорушення, постанов у справах про адміністративне правопорушення, тимчасових дозволів на право керування транспортними засобами виготовляються відповідно до технічного опису бланка тимчасового дозволу на право керування транспортними засобами (додаток 11), технічного опису бланка постанови про накладення адміністративного стягнення по справі про адміністративне правопорушення у сфері забезпечення безпеки дорожнього руху, зафіксоване не в автоматичному режимі (додаток 12), технічного опису бланка протоколу про адміністративне правопорушення (додаток 13).

2. Кількісний облік надходження, видачі та використання бланків ведеться в електронному журналі з використанням автоматизованих інформаційно-пошукових систем поліцейським, на якого покладено відповідні обов’язки.

3. Про виявлення зіпсованих бланків (механічні пошкодження, друкарський брак) доповідається керівнику відповідного підрозділу.

Зіпсовані, повернуті або такі, що мають друкарський брак, бланки протоколів, постанов та тимчасових дозволів знищуються та списуються з обліку відповідно до акта щомісячного списання бланкової продукції.

На підставі акта щомісячного списання бланкової продукції (додаток 14) до електронного журналу вносяться дані щодо їх зняття з обліку.

У разі виявлення втрати бланків протоколів, постанов та тимчасових дозволів керівництвом відповідного підрозділу проводяться службові перевірки.

4. Адміністративні матеріали, оформлені поліцейським, протягом однієї доби надсилаються до підрозділів адміністративної практики для подальшої їх реєстрації та опрацювання.

5. Особа, яка здійснює контроль за використанням бланків про адміністративне правопорушення та постанов про адміністративне правопорушення, одночасно здійснює перевірку правомірності оформлення адміністративних матеріалів.

6. Тимчасово вилучені документи повертаються за наявності підстав для повернення (постанова суду, довідка посадової особи органу кримінально-виконавчої інспекції, відповідний акт із відміткою посадової особи про усунення виявлених порушень та наявність документів, які підтверджують сплату штрафу) уповноваженими особами відповідних підрозділів патрульної поліції відповідно до чинного законодавства.

Документи, які є підставою для повернення тимчасово вилучених посвідчень водія, вносяться до автоматизованої інформаційно-пошукової системи уповноваженою особою підрозділу патрульної поліції.

7. Справи про порушення правил, норм і стандартів у сфері забезпечення безпеки дорожнього руху підлягають зберіганню протягом трьох років. Матеріали про порушення правил дорожнього руху, зафіксовані за допомогою фото-, відеозапису чи кінозйомки, зберігаються в підрозділі в електронному вигляді протягом трьох місяців з дати фіксації порушення.

8. Заповнення в письмовій формі протоколів про адміністративні правопорушення, постанов про притягнення до адміністративної відповідальності, тимчасових дозволів здійснюється чорнилом (пастою) чорного або синього кольору. Записи здійснюються розбірливим почерком, а прізвище, ім’я, по батькові особи, яка притягається до адміністративної відповідальності, її місце проживання (перебування), місце роботи, а також посада, спеціальне звання та прізвище, ім’я, по батькові поліцейського записуються друкованими літерами.