Исполнение запросов о заработной плате

Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы рабочих и служащих, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета (карточки начисления заработной платы), табуляграммы, расчетные ведомости, платежные ведомости, расчетно-платежные ведомости, расчетные листы, налоговые карточки по учету доходов и налога физических лиц (графа «Сумма валового совокупного годового дохода»)[74] индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (графа «Общие начисления учитываемые при назначении пенсии») (форма СЭВ-3)[75], индивидуальные карточки сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога; для вольнонаемных в военных учреждениях - раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выплату заработной платы вольнонаемному составу.

В случае утраты первичных бухгалтерских документов к документам, косвенно подтверждающим фактический заработок заявителя на конкретном предприятии, могут быть отнесены невостребованные партийные, профсоюзные, комсомольские билеты, учетные карточки членов партии, комсомола и профсоюза, расчетные книжки (расчетные листы), оформленные с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда[76]. Косвенные сведения могут содержаться также в личных карточках (ф.Т-2) (Приложение №40). При наличии нескольких видов документов в первую очередь используются лицевые счета или расчетные (платежные) ведомости. Обязательным требованием при их использовании является указание месяца и года, в которых находятся искомые сведения о заявителе (Приложения №№35, 43). При отсутствии названных документов о зарплате должностной оклад может быть указан на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам (личному составу) или по основной деятельности.

Однако, следует учитывать, что не все выплаты оформлялись соответствующими распорядительными документами, в связи с чем справка может быть неполной. Особую сложность составляет определение выплат за внештатную работу (получение платы за изобретения, открытия, научную деятельность, выплаты за проведение экспертизы проектов, составление заключений и т.д.). Основными документами, по которым проводились эти выплаты, являлись, как правило, платежные поручения, которые во многих случаях не сохранились (срок хранения – 5 лет) или распорядительные документы соответствующих ведомств, которые могут находиться в приказах по основной деятельности (Приложение №37).

Справка о размере заработной платы для начисления или перерасчета пенсии выдается за 5 лет (за любые 60 месяцев подряд в течение всей трудовой деятельности). Справки, выдаваемые архивными органами, должны строго соответствовать бухгалтерским документам организации. Архив не вправе производить какие-либо подсчеты и вычеты и делать комментарии. Данные приводятся отдельно за каждый месяц, год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При просмотре документов по начислению заработной платы следует смотреть графу «всего начислено», но не графу «сумма к выдаче».

При исполнении запроса следует иметь в виду, что в состав заработка, из которого исчисляется пенсия, включаются все виды вознаграждений за работу, включая оплату за сверхурочную работу, за работу в выходные (праздничные) дни, за совместительство, пособие за период временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам, стипендия, выплачиваемая за период обучения.

Если в организации при совмещении должностей на одного человека заполнялись две ведомости, в архивную справку переносится информация из каждого документа, по каждому месяцу, без общего подсчета размера заработной платы (Приложение № 38).

Авторский гонорар учитывается наравне с заработком за другую работу и указывается отдельно от заработной платы (Приложение №39).

Имеющиеся начисления заработной платы учитываются или в итоговой графе лицевого счета или приводятся после таблицы в конце архивной справки (Приложение №42). При отсутствии начислений за какой-либо месяц в соответствующей графе архивной справки делается пометка «нет начислений» и после таблицы указывается причина, по которой заработная плата в этот период не начислялась (Приложение №40). Если причина не обнаружена, делается запись после таблицы: «В документах (указываются виды документов) за … (год) сведений о причине отсутствия начислений заработной платы Ф.И.О. в (указывается период) не имеется» или «В (указать вид документа) виды начислений заработной платы Ф.И.О. не установлены» (Приложение №36).

Суммы ряда выплат (выплаты по временной нетрудоспособности, отпускные, премии) указываются в строке того месяца, на который приходится соответствующие периоды временной нетрудоспособ-ности, а также основных и дополнительных отпусков, премий (Приложение №41).

Если в справку о заработной плате включен период нахождения работника в декретном отпуске, то в справке указываются суммы начисления по больничным листам по беременности и родам, так как пособия по беременности и родам являются самостоятельным видом пособий по государственному социальному страхованию, с которого не удерживаются страховые взносы. Период нахождения в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком подтверждается приказами (распоряжениями), а при их отсутствии - сведениями из личной карточки, личного дела, записями на обложках лицевых счетов, в ведомостях на получение зарплаты (Приложение №42). Кроме того, необходимо иметь ввиду, что неполные месяцы, месяцы отпуска, предоставляемые в связи с уходом за ребенком в возрасте до 3 лет, время работы, в течение которого гражданин являлся инвалидом или получал возмещение ущерба, причиненного увечьем либо иным повреждением здоровья, осуществлял уход за инвалидом первой группы, ребенком-инвалидом или престарелым, заменяются другими периодами, непосредственно предшествующими избранному периоду или непосредственно следующими за ним. Поэтому, если в архивных документах подобные сведения имеются, они обязательно включаются в справку для набирания 60-ти месячного срока по зарплате.

При составлении архивной справки о заработной плате необходимо учитывать, что до 1991 г. выплаты единовременного характера при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) в архивной справке не отражаются, так как они при исчислении пенсии не учитываются. Соответствующая запись делается в строке месяца начисления: «комп. не вкл.», «комп. и вых. пособ. не вкл.» (Приложение №40) или даются пояснения после таблицы: «Компенсация за неиспользованный отпуск в размер заработной платы не включена», «Сведений о начислении компенсации за неиспользованный отпуск в лицевом счете (Ф.И.О.) за (указывается год) не имеется».

Если документы по начислению заработной платы составлены с использованием кодов и в архиве имеется классификатор по их расшифровке, возможны два варианта. В первом варианте, в архивную справку сведения переносятся так, как они обозначены в документах, т.е. под кодом. После таблицы даются пояснения: «В таблицу включены сведения о начислениях и удержаниях по кодам так, как они обозначены в (указывается вид документа)» (Приложение №43) или: «В (указать вид документа) за (указать период) включены начисления под кодом (номер кода) в размере (указывается сумма в рублях и копейках)». Расшифровка кодов дается в сопроводительном письме к архивной справке. Во втором варианте - если документы находятся в удовлетворительном физическом состоянии, можно сканировать (отксерокопировать) документы и классификатор.

Если классификатор отсутствует и нет возможности расшифровать документ, это также оговаривается в сопроводительном письме: «(указать вид документа) за (указать период) составлен (ны) с использованием кодов, поэтому предоставить сведения о … (указать, какие именно) невозможно».

В архивную справку о заработной плате за период с сентября 1991 г. включаются сведения о наличии или отсутствии отчислений в ПФ РФ: «Со всех включенных в (указать виды документов) сумм за (указать годы) указаны (не указаны) отчисления в ПФ РФ» (Приложения №№36, 43, 45). Отчисления в ПФ РФ невозможно указать в том случае, если сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период на хранение в государственный архив не поступали.

Наличие или отсутствие сведений по кодам (и их расшифровке), (в основном - об отсутствии сведений) оговаривается в сопроводительном письме к архивной справке: «В архиве имеются (не имеются) сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период» (Приложения №№36, 43, 45).

В архивной справке в графах о заработной плате за какие - то месяцы может проставляться прочерк в следующих случаях: документы, подтверждающие размер заработной платы, за этот период не сохранились; эти документы не поступали на государственное хранение; в документах за этот период фамилия запрашиваемого лица не значится. Два первых случая оговариваются в сопроводительном письме «…(указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) не сохранились (не поступали на государственное хранение или на хранение в архив не поступали)». Третий случай оговаривается в основной части архивной справки после таблицы: «В..(указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) фамилия (Ф.И.О) не значится» (Приложение №39).

В том случае, если в документах по заработной плате приводится фамилия и только инициалы запрашиваемого лица или дата рождения отсутствует, дана не полностью, расходится с датой рождения, которая указывается в запросе, необходимо проверить по этим документам наличие других работников с такой же фамилией и инициалами. В случае их отсутствия отметить это в архивной справке после таблицы: «Другие работники в (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) с фамилией и инициалами (Ф.И.О) не значатся» (Приложение №38), или «Другие работники в вышеуказанных документах с фамилией и инициалами (Ф.И.О) не значатся» (Приложения №№ 36, 43). Если фамилии и инициалы совпадают, необходимо проверить табельные номера и свериться с личной карточкой (ф.Т-2) или приказами по личному составу во избежание возможных ошибок. В справке о заработной плате сведения о дате рождения заявителя приводятся, если этого требует соответствующий орган пенсионного обеспечения.

При использовании налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц необходимо учесть, что в них нередко суммы и виды начислений и удержаний могут быть указаны только за календарный год в целом с учетом отработанного времени. В этом случае к архивной справке прилагается письмо, в котором следует отразить этот факт (Приложение №44).

Основная часть справки по заработной плате представляет собой таблицу, каждая ячейка которой соответствует одному календарному месяцу. Если начисление произведено двумя суммами, следует указывать их по отдельности, делая соответствующую ссылку после таблицы (Приложение №38).

Составление архивных справок по заработной плате для отдельных категорий граждан имеет свои особенности.

В документах по начислению заработной платы для работавших в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к ним, как правило, не указывается, какой районный коэффициент применялся к заработной плате, поэтому архивное учреждение включает в справку лишь фактические начисления. Нормативные правовые акты, содержащие информацию о районных коэффициентах, на архивное хранение не поступают[77]. Кроме того, архивные учреждения зачастую не располагают полной информацией о принятых в этой области законодательных актах. Уточнение, какой районный коэффициент применялся в тот или иной период, на той или иной территории, делает при необходимости орган пенсионного обеспечения. После 1 января 1991 г. заработная плата берется без учета районного коэффициента и северных надбавок. Так как архивные учреждения не вправе производить какие-либо подсчеты или вычеты в имеющихся в архивных документах начислениях, то в справке о заработной плате за работу с 1 января 1991г. указывается сумма начисленной заработной платы, отдельно районный коэффициент и северная надбавка (Приложение №45).

Для военнослужащих справки выдаются не о зарплате, а о денежном довольствии. Основанием для выдачи такой справки являются раздаточные ведомости на выдачу денежного содержания личному составу, личные карточки (карточки лицевых счетов) на денежное довольствие и заработную плату, при их отсутствии -приказы. При исчислении пенсии учитываются помимо денежного довольствия дополнительные единовременные вознаграждения - единовременное вознаграждение за боеготовность, единовременное вознаграждение за непрерывную службу, компенсации взамен продпайка; компенсация взамен вещевого имущества; на обмундирование; «пошивочные»; за звание (т.н.«погонные»); подъемные, выходное пособие и другие виды начислений в зависимости от содержания финансовых документов (Приложение №46). В ахивной справке для военнослужащих, так же, как и для гражданских лиц, отражаются только суммы, указанные в разделе «Начислено»; суммы, указанные в разделе «Удержано» в архивной справке не отражаются. Архивные справки на заработную плату вольнонаемного состава составляются аналогично архивным справкам на денежное довольствие (содержание) военнослужащим. При этом следует иметь в виду, что вольнонаемным не начислялась компенсация взамен продовольственного пайка и другие виды дополнительных выплат. В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда отдельно за каждый год без суммирования в пределах года. Если в лицевом счете указана сумма за год, она указывается. Сведения в лицевом счете берутся из граф «Кредит», «Начислено за месяц», «Оборот за месяц» (Приложение №47).

Основанием для составления архивных справок о размере заработной платы для партийных и комсомольских работников являются следующие виды документов: лицевые счета и расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы и авторских гонораров (приложение №48); при отсутствии документов о заработной плате и других выплат: штатные расписания партийных и комсомольских органов и организаций за соответствующий год; распоряжения по личному составу (в т.ч. распоряжения о приеме, перемещении, увольнении и премировании технического и обслуживающего персонала обкомов, горкомов, райкомов и комитетов с правами райкома; приказы по издательствам и редакциям газет и журналов), протоколы заседаний секретариата обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ; невостребованные партийные билеты членов КПСС образца 1973 г., комсомольские билеты, в которых имеются сведения об общем заработке (указанные помесячно). При отсутствии первичных бухгалтерских документов по месту работы возможно использовать карточки расчета премий освобожденным секретарям, отложившиеся в партийном делопроизводстве, отметки в лицевых счетах в партийных фондах об общей сумме премий предыдущего года. Справки о размере зарплаты могут составляться на основе документов соответствующих вышестоящих учреждений, а также организаций-преемников. Например, после реорганизации зональных промышленно-производственных комитетов КПСС и комитетов КПСС колхозно-совхозных управлений в 1965 г. лицевые счета и расчетно-платежные ведомости о заработной плате некоторых комитетов оказались в составе фондов вновь образованных сельских райкомов партии.

Размер заработной платы партийным и комсомольским работникам включал оклад, отпускные, поощрения, работу по совместительству. Необходимо учесть, что с марта 1988 года освобожденные секретари первичных партийных, комсомольских организаций предприятий, колхозов, совхозов и других организаций были переведены на авансированную оплату в размере 80 % должностных окладов. При составлении архивных справок о заработной плате работникам партийных органов, партийных учреждений и первичных организаций КПСС выплаты лечебного пособия не указываются, так как лечебные пособия являлись выплатой единовременного характера и не могут включаться в подсчет среднемесячного заработка. Следует иметь в виду, что освобожденные секретари первичных партийных, комсомольских организаций предприятий, колхозов, совхозов и других организаций получали премии в данных организациях, а не в соответствующих партийных и комсомольских органах. Премирование первых секретарей партийных комитетов оформлялось решениями вышестоящих партийных органов (первый секретарь горкома или райкома премировался решением крайкома КПСС). Премии партийным работникам часто не имеют подтверждения первичными бухгалтерскими документами, поскольку существовала практика оформления их отдельными ведомостями, которые не оставлялись на архивное хранение и списывались в составе кассовых документов бухгалтерии через три года. Данные по премиям содержатся в протоколах заседаний секретариата обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ (премии выплачивались штатным работникам обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ). Кроме того, подтверждениями премирования являются распоряжения, которыми часто оформлялось премирование номенклатурных работников и технического персонала партийного комитета. При этом размер премии мог указываться не в числительном выражении, а исходя из оклада («в размере оклада», «в размере 50% оклада» и т. п.).

Для составления архивных справок о размере заработной платы и/или доплаты не освобожденным секретарям партийных комитетов предприятий, колхозов и совхозов помимо документов по заработной плате райкомов КПСС и ВЛКСМ, необходимо просматривать книги распоряжений по соответствующему райкому КПСС и ВЛКСМ.

Слушателям высших партийных школ устанавливалась стипендия, исходя из получаемых должностных окладов (отдельным категориям – из среднемесячного заработка) по Постановлению ЦК КПСС от 02.08.1946 г. «О подготовке и переподготовке руководящих партийных и советских работников». Из стипендии ежемесячно удерживался подоходный налог. Поэтому периоды учебы в высших партийных школах не рассматриваются как работа.

Определенную сложность при наведении справок о размере заработной платы для женщин в документах некоторых бывших партийных архивов составляет отсутствие в ряде случаев в лицевых счетах работников партийных и комсомольских органов понятия «отпуск по беременности и родам», «отпуск по уходу за ребенком» («декретный отпуск»). Все обозначается как «больничный лист» Иногда в постановлении рабочего органа КПСС и ВЛКСМ указано, что в связи с уходом сотрудника в декретный отпуск назначен на должность новый сотрудник. Справка составляется так, как написано в документе, и после основной части справки даются соответствующие пояснения (Приложение №48).

Самостоятельные выводы и заключения по тексту архивной справки и содержанию начислений работниками архива не допускаются. В письме Министерства труда и социального развития РФ Руководителю Федеральной архивной службы России от 13.04.2001 № 2783-ЮЛ говорится о выдаче архивными органами архивных справок «в строгом соответствии с содержащимися в них сведениями. Проведение перерасчета сумм осуществляется организациями, в которых работал заявитель, а в случае ликвидации – правопреемником или вышестоящей организацией».

Если невозможно определить правомерность включения той или иной суммы начислений в архивную справку по причине отсутствия полных сведений о виде, характере выплат в документах архивного фонда, из-за неразборчивости написания цифр, угасания текста и прочих повреждений документа, необходимо скопировать содержание документа, сделав пометку «Так в документе», обосновать в сопроводительном письме предоставление сведений о заработной плате не в табличной форме или, в случае технической возможности, сделать ксерокопию документа, с приложением сопроводительного письма.

По просьбе заявителя архивом могут быть изготовлены копии имеющихся документов по заработной плате (кроме ведомостей, так как в них имеется информация о третьих лицах).

В архивной справке о средней заработной плате (денежном довольствии) для определения размера пособия по безработице (стипендии) для органов службы занятости населения должны содержаться следующие сведения: средний заработок за последние три месяца, предществующие увольнению, по последнему месту работы; количество рабочих часов в день и количество рабочих дней в неделю; наличие в течение двенадцати месяцев, предшествующих увольнению, следующих периодов: отпуск по уходу за ребенком до достижения им 1, 5 или 3-х лет, отпуск без сохранения заработной платы, время простоя, вынужденного прогула по вине работника (указать периоды)[78] (Приложение №49).

Справка о размере заработной платы для налогового органа включает сведения о размерах начислений и всех видов удержаний за запрашиваемый период (Приложение №50).

В особо трудных случаях при составлении архивной справки о заработной плате следует обращаться за разъяснениями в Пенсионный фонд Российской Федерации (или его территориальные органы).