Тема 12. Формуляр современного управленческого документа

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) В каком качестве выступает документ в управленческой деятельности?

2) Что представляет собой оперативная, ретроспективная и перспективная среда существования документов?

3) Дайте определение документоведению как науке.

4) Когда и кем в России были предприняты попытки теоретического осмысления документационных процессов?

5) Что является объектом документоведения?

6) Что составляет предмет документоведения?

7) Какое место занимает документоведение в системе наук?

8) Назовите специальные методы научных исследований, которые применяются в документоведении?

9) Какие вопросы изучаются в общем документоведении?

10) Перечислите основные задачи специального документоведения?

11) Что изучает общее документоведение?

12) Что изучает специальное документоведение?

Литература

· Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. - СПб., 1857.

· Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

· Кузнецова Т.В. История профессии документоведа в XIX - XX вв. //Делопроизводство. 2003, № 1. С. 74-77.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларин М.В. Развитие понятия «документ» //Делопроизводство. 2000. N 1. С.5-9.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С.57-63.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). - М.: Главархив СССР, 1983. - 211 с.

· Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи //Документирование управленческой деятельности. - М., 1986. С.5-30.

Тема 2. Источники в документоведении (2 часа)

Цель занятия: ознакомиться с принципами классификации документоведческих источников, а также с основынми источниками документоведения.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о законодательных и нормативных документах XVI - начала XX вв., советского периода;

· знать нормативно-методические документы Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления.

Основное содержание занятия

2.1. Принципы классификация документоведческих источников. Законодательные акты, нормативные документы XVI - начала XX вв. Письмовники.

2.2. Документоведческие источники советского периода.

2.3. Источники документоведения Российской Федерации.

2.4. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Что Вы можете сказать о роли источников в документоведении?

2) По каким основаниям можно классифицировать источники документоведения?

3) К какой группе можно отнести источники, представляющие собой законодательно закреплённые правила и нормы работы с документами?

4) В каком году появилась ГСДОУ и что она собой представляла?

5) Назовите нормативно-методические документы Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления.

Литература

· Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). - М.: Главархив СССР, 1983. - 211 с.

· Шепелев Л.Е. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19 – начала 20 вв. // Источниковедение отечественной истории. - М., 1976. С.248-271.

Тема 3. Развитие понятия «документ» (2 часа)

Цель занятия: раскрыть социальную сущность документа, рассмотреть основные аспекты в определении понятия «документ», показать эволюцию понятия «документ».

После изучения данной темы студенты должны:

· объяснить социальную сущностьи документа;

· установить взаимосвязь понятий «документ» и «информация»;

· проанализировать употребление понятия «документ» и его синонимов;

· иметь представление о развитии понятия «документ»;

· проанализировать развитие термина «документ» в документоведении, государственных стандартах и законодательных актах.

Основное содержание занятия

3.1. Социальная сущность документа. Эволюция понятия «документ».

3.2. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа.

3.3. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники.

3.4. Определение документа в документоведении и других научных дисциплинах.

3.5. Определение документа в государственных стандартах и законодательных актах.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Какая информация определяет социальную сущность документа?

2) Что предопределило необходимость изучения документа с точки зрения его социальной сущности и информационной природы?

3) Почему и в какой последовательности происходило выделение основных аспектов в определении понятия документа?

4) Что ознаменовало собой появление письменности?

5) Когда и в каком значении появилось слово «документ» в русском языке?

6) Как определяется термин «документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

7) Дайте определение понятию «реквизит» в соответствии с Госстандартом.

Литература

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с.

· Илюшенко М.П. К понятию «документ» (Эволюция термина и предмет документоведения) //Советские архивы. 1986. № 1. С.26-31.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларин М.В. Развитие понятия «документ» //Делопроизводство. 2000. N1. С.5-9.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи //Документирование управленческой деятельности. - М., 1986. С.5-30.

· Соколов А.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учебное пособие. - Л., 1988. - 85 с.

Тема 4. Документ и документированная информация (2 часа)

Цель занятия: раскрыть взаимосвязь понятий «документ» и «информация», определить виды информации.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о взаимосвязи понятий «документ» и «информация»;

· дать толкование слову «информация», используемому в различных научных прикладных дисциплинах;

· охарактеризовать виды информации в различных документах.

Основное содержание занятия

4.1. Взаимосвязь понятий «документ» и «информация». Виды информации.

4.2. Понятия «документная» и «недокументная» информация», «информация документа», «документальная информация».

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Определите значение слова «информация» по толковому словарю русского языка. В чем заключается сущность различных концепций в определении понятия «информация»?

2) Охарактеризуйте два подхода к понятию «информация» в философии, естественных и технических науках.

3) Как определяется термин «информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

4) По каким принципам может быть классифицирована социальная информация?

5) Как определяется термин «документированная информация» в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

Литература

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с.

· Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. - М.: Молодая гвардия, 1988.

· Данилин С.Н. О современном понятии информации //Информационные технологии. 2003, №11. С. 53-57.

· Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи //Документирование управленческой деятельности. - М., 1986. С.5-30.

· Соколов А.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учебное пособие. - Л., 1988. - 85 с.

· Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С.41-44.

Тема 5. Свойства документированной информации (2 часа)

Цель занятия: рассмотреть внешние и внутренние свойства документированной информации, раскрыть сущность и причины появления информационных барьеров, определить способы их устранения.

После изучения данной темы студенты должны:

· охарактеризвать внешние свойства документированной информации;

· описать внешние и внутренние свойства конкретного документа;

· назвать информационные уровни документа;

· определеить тезаурус источника и получателя информации;

· проанализировать причины возникновения информационных барьеров в конкретной ситуации общения и сформулировать способы их устранения.

Основное содержание занятия

5.1. Внешние общие свойства документированной информации.

5.2. Внешние специфические свойства управленческой информации.

5.3. Внутренние свойства документированной информации.

5.4. Информационные барьеры, их классификация и характеристика. Пути преодоления информационных барьеров.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Дайте определение понятию «свойства документированной информации».

2) Перечислите общие свойства документированной информации.

3) В чем заключается доступность информации?

4) Существуют ли документы, обладающие полным набором свойств документированной информации?

5) Какие специфические внешние свойства присущи управленческой документированной информации?

6) На каких уровнях может быть подсчитан объем информации?

7) Что понимается под информационной плотностью документа?

8) Какие информации барьеры возникают и существуют независимо от человека?

9) Назовите субъективные информационные барьеры.

10) С какими информационными барьерами Вам приходится сталкиваться? Каким образом Вы их преодолеваете?

Литература

· Бирюков Б.В., Воробьёв Г.Г. Тезаурусный подход к коммуникативным процессам и документальная информация //Информация и управление: философско-методологические аспекты. - М.: Наука, 1985. С. 47-69.

· Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с.

· Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. - М.: Молодая гвардия, 1988.

· Данилин С.Н. О современном понятии информации //Информационные технологии. 2003, №11. С. 53-57.

· Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. - М., 1978.

· Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

· Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1988. - 137 с.

· Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность. - М.: Наука. Физматлит, 1997.

Тема 6. Функции документа (4 часа)

Цель занятия: раскрыть закономерности документообразования, охарактеризовать основные и специфические функции документа.

После изучения данной темы студенты должны:

· назвать принципы классификации функций документа;

· охарактеризовать общие и специальные функции документа;

· выявить и описать функции конкретного документа;

· проанализировать различные документы с точки зрения их функциональности.

Основное содержание занятия

6.1. Понятие «функция документа». Полифункциональность документа. Классификация функций документа.

6.2. Главная и общие функции документа.

6.3. Специальные функции документа.

6.4. Важнейшие особенности функций документа.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Дайте толкование термину «функция документа»

2) Почему документ можно считать полифункциональным объектом? Приведите примеры разных документов, которые выполняют несколько функций.

3) Какое значение имеет изучение функций документа для практической работы с документированной информацией?

4) Что определяет содержание информационной функции документа?

5) Определите значение слова «коммуникация».

6) Какие функции документа относятся к специальным? Мотивируйте свой ответ.

Литература

· Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

· Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа //Делопроизводство. 1999. N 2. С.43-46; 2000. N 1. С.20-23.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций) - М.: Приор-издат., 2006. - 176 с.

Тема 7. Способы документирования (2 часа)

Цель занятия: ознакомить студентов с основными способами документирования в их историческом развитии, рассмотреть системы документирования на естественных и искусственных языках.

После изучения данной темы студенты должны:

· раскрыть понятие «документировани» и «способы документирования»;

· получить представление о начертательном способе закрепления информации, о техническом и аудиовизуальном документировании;

· ознакомиться с система документиорования на исусственных языках;

· описать особенности стенографии и шифрования информации.

Основное содержание занятия

7.1. Понятия «документирование» и «способы документирования». Предметное документирование.

7.2. Начертательный способ закрепления, передачи и хранения информации. Текстовое документирование. Развитие письма.

7.3. Техническое изобразительное документирование область его применения. Аудиовизуальное документирование.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Что лежит в основе разграничения способов документирования?

2) Почему звуковая речь является несовершенным средством передачи информации?

3) Какой способ документирования был исторически первым?

4) К какой эпохе относится появление пиктографии и чем оно обусловлено?

5) Выявите недостатки рисуночного письма.

6) Что явилось высшим этапом развития пиктографического письма?

7) Какие достижения в различных областях науки и техники стали решающими в развитии кинодокументирования?

Литература

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. - М.: Наука, 1965. - 599 с.

· Круглова Н.И. Стенография: Учебно-практическое руководство. - Минск: ТетраСистемс, 1999. - 272 с.

· Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учебное пособие. - М.: МГИАИ, 1973.

· Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 2000. - 208 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с

· Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. - М.: Высшая школа, 1991. - 159 с.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1988. - 137 с.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность. - М.: Наука. Физматлит, 1997.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

· Павленко Н.А. История письма. - Минск, 1987. - 236 с.

Тема 8. Материальные носители информации (2 часа)

Цель занятия: рассмотреть основные понятия «носитель информации», «материальный носитель информации»; раскрыть особенности, достоинства и недостатки естественных и искусственных материальных носителей.

После изучения данной темы студенты должны:

· объяснить взаимосвязь понятий «информация» и «материальный носитель»;

· иметь представление о древнейших материальныхносителях;

· ознакомиться с современными носителями документированной информации и выявить их достоинства и недостатки.

Основное содержание занятия

8.1. Понятие носителя документированной информации. Естественные и искусственные материальные носители.

8.2. Древнейшие материалы для письма.

8.3. Изобретение бумаги и совершенствование её производства.

8.4. Классификация современных носителей документированной информации:

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Дайте определение термину «носитель документированной информации» по ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2) Когда и где был изобретен пергамент? Расскажите о технологии его изготовления.

3) Расскажите о достоинствах и недостатках папируса.

4) Когда и где была изобретена бумага? В чем заключалась суть технологию ее производства?

5) Что такое филигрань? Какую функцию выполняли филиграни? Где она используется?

6) Назовите современные материальные носители информации.

Литература

· Василевский Ю.А Носители магнитной записи. - М.: Искусство, 1989. - 287 с.

· Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности //Вестник архивиста. 1998. №1. С.120-122.

· Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учебное пособие. - М.: МГИАИ, 1973.

· Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 2000. - 208 с.

· Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. - М.: Высшая школа, 1991. - 159 с.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1988. - 137 с.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Левин В.И. Носители информации в цифровом веке. - М.: КомпьютерПресс, 2000. - 256 с.

· Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность. - М.: Наука. Физматлит, 1997.

· Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. 1999. №2. С. 12-16.

· Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов //Делопроизводство. 2003. №3. С. 93-99.

· Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. - М.: Высшая школа. 1986. - 239 с.

· Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа //Делопроизводство. 2003. №3. С. 33-35.

· Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций) - М.: Приор-издат., 2006. - 176 с.

Тема 9. Средства документирования (2 часа)

Цель занятия: рассмотреть основные средства документирования в их историческом развитии; ознакомить с наиболее распространенными средствами документирования.

После изучения данной темы студенты должны:

· назвать ручные пишущие средства, определить их достоинства и недостатки;

· описать особенности механических и электромеханических средств документирования;

· выявить достоинства автоматических средств документирования.

Основное содержание занятия

9.1. Ручные пишущие средства, их достоинства и недостатки.

9.2. Механические и электромеханические средства документирования.

9.3. Автоматические средства составления и изготовления документов.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Какие ручные пишущие средства относятся к глубокой древности. Чем обусловлено их появление?

2) Что такое «писало»? На каком материальном носителе оно использовалось как средство документирования?

3) Изложите историю создания авторучки.

4) Из чего изготавливались чернила на Руси во второй половине XVII в.? Как они назывались?

5) Расскажите об истории создания шариковой ручки. В чем заключалось ее преимущество перед авторучками? Какие недостатки на первых порах имелись у шариковой ручки?

6) Пользуются ли сейчас простыми орудиями письма? В каких сферах деятельности они целесообразны?

7) В чем заключаются достоинства электронных пишущих машин?

8) Какие орудия и средства документирования являются наиболее перспективными в настоящее время?

Литература

· ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1991.

· ГОСТ 7.69-95. СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения //Вестник архивиста. 1997. №5. С. 67-71.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

· Азарова Т.И. О перьях, чернилах и человеческих причудах //Секретарское дело. 2002. №2. С. 80-82.

· Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998. - 424 с.

· Василевский Ю.А. Цифровая фотография. - М., 1998. - 32 с.

· Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. - М.: Наука, 1965. - 599 с.

· Левин В.Н. Носители информации в цифровом веке. - М.: КомпьютерПресс, 2000. - 256 с.

Тема 10. Признаки документа (2 часа)

Цель занятия: рассмотреть общие и специфические признаки документированной информации; определить понятие «юридическая сила документа»; раскрыть разные подходы к определению понятия «электронная цифровая подпись».

После изучения данной темы студенты должны:

· определить признаки конкретного документа;

· выявить специфические признаки управленческого документа;

· проанализировать документ с точки зрения наличия в нем документообразующих признаков, придающих ему юридическую силу.

Основное содержание занятия

10.1. Понятие «признак» документа. Соотношение понятий «свойство документа» и «признак документа». Обязательные (общие) признаки документа.

10.2. Специфические признаки управленческого документа.

10.3. Понятие юридической силы документа. Способы придания документу юридической силы. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.

10.4. Юридическая сила электронной подписи.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Дайте определение термину «признак документа».

2) Назовите общие признаки любого документа. Охарактеризуйте их.

3) Какие специфические признаки присущи управленческому документу?

4) Что означает «юридическая сила документа» согласно ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

5) Какую ответственность берет на себя должностное лицо, проставляя подпись в документе?

6) В каких случаях проставляется оттиск печати?

7) Какую функцию выполняет электронная цифровая подпись в документе?

Литература

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ 7.69-95. СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения //Вестник архивиста. 1997. №5. С. 67-71.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Католиков М.Г Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись, печать) //Секретарское дело. 2004. №4. С. 18-22.

· Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: «Знання», 2000. - 459 с.

· Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1988. - 137 с.

· Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

Тема 11. Подлинность (оригинальность документа) и копийность документа. Виды копий и их историческое развитие (2 часа)

Цель занятия: расширить понятие «юридическая сила» оригинала, копии документа; дать определения терминам «оригинал», «беловик», «черновик» «копия» документа; ознакомить разновидностями копий.

После изучения данной темы студенты должны:

· дать определение понятиям «подлинник» и «ориганал» документа;

· получить представление об оригиналах технических документов;

· выявить различия между черновым и беловым вариантами документа;

· описать дифференцирующие признаки копий;

· определить специфические особенности копии конкретного документа;

· ознакомиться с основынми технологиями копирования и размножения документов; с их достоинствами и недостатками.

Основное содержание занятия

11.1. Подлинность документа. Понятия «подлинник» документа и «оригинал» документа. Оригиналы технических документов.

11.2. Понятия «копия документа».Дифференциация видов копий.

11.3. Основные технологии и средства копирования и размножения документов.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Дайте определение понятию «подлинник документа» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

2) Что является подлинником документа на машинном носителе? Что необходимо для придания такому документу юридической силы.

3) Приведите примеры двукратных оригиналов документа. Как они появляется?

4) Дайте определение понятию «черновой документ» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

5) Когда черновой вариант документа становится беловиком? Дайте определение понятию «беловой документ» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

6) Что такое «копия» документа? Дайте определение термину в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

7) В каких случаях выдается архивная копия?

8) Определите значение слова «факсимиле» в широком и узком смыслах.

9) В чем заключается отличие копии документа на машинном носителе от дубликата документа на машинном носителе?

10) Расскажите об основных средствах копирования и тиражирования документов.

Литература

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50-613-86.).

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998. - 424 с.

· Василевский Ю.А Носители магнитной записи. - М.: Искусство, 1989. - 287 с.

· Василевский Ю.А. Цифровая фотография. - М., 1998. - 32 с.

· Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Оргтехника в делопроизводстве //Делопроизводство. 1998. №2. С. 56-60.

· Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Изд. центр «МарТ», 2004. - 288 с.

Тема 12. Формуляр современного управленческого документа

(2 часа)

Цель занятия: изучение современных требований государственных стандартов и нормативно-методических актов к оформлению служебных документов.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о тенденциях развития документа и принципах построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов;

· знать состав реквизитов и требования государственного стандарта к оформлению документов.

Основное содержание занятия

12.1. Основные современные нормативно-методические материалы по делопроизводству. Государственные стандарты на документы.

12.2. Назначение управленческих (деловых) документов. Виды и область применения организационно- распорядительных документов.

12.3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Ознакомьтесь с нормативно-методическими актами и государственными стандартами по оформлению формуляра документа.

2) Самостоятельно подготовьте формуляры двух-трех документов.

Литература

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1986. - 85 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

Тема 13. Бланк управленческих документов (4 часа)

Цель занятия: изучение современных требований государственных стандартов и нормативно-методических актов к оформлению бланков служебных документов.

После изучения данной темы студенты должны:

· уметь проектировать бланки документов учреждений и иметь навыки работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению и применению;

· анализировать бланки конкретных документов, определять ошибки в оформлении и расположении реквизитов;

· выбрать наиболее целесообразный вид бланка (с продольным или угловым расположением реквизитов) для конкретного документа.

Основное содержание занятия

13.1. Требования к форматированию бланка. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом.

13.2. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов. Бланки с угловым и продольным расположением реквизитов.

13.3. Типичные ошибки в бланках документов.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Какие требования предъявляются к изготовлению, использованию, хранению и уничтожению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации?

2) Изучить требования государственного стандарта к бланкам документов, определить различия между общим бланком и бланком для письма, варианты расположения реквизитов в бланке (угловое, продольное).

3) Выяснить, в соответствии с требованиями каких нормативных документов проектируются бланки государственных организаций и организаций и предприятий нового типа.

4) Изучить предложенную коллекцию (3-5 документов) и, анализируя документы, выявить недостатки в оформлении бланка (отсутствие необходимых реквизитов и правильность оформления имеющихся).

5) На основе раздаточного материала спроектировать бланки документов конкретных организаций в соответствии с требованиями ГОСТ, на формате бумаги А4: общий и для письма с продольным и угловым расположением реквизитов.

Литература

· Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. №2-Фз «О государственном гербе Российской Федерации» //Собрание законодательства РФ. 2000. №52. Ч. 1. Ст. 5025.

· Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 16 с.

Тема 14. Заголовочная часть управленческого документа (6 часов)

Цель занятия: изучение правил, предъявляемых нормативно-методическими документами и государственными стандартами к оформлению заголовочных реквизитов.

После изучения данной темы студенты должны:

· уметь оформлять заголовочные реквизиты любого вида служебного документа;

· приобрести навыки анализа документа с точки зрения целесообразности выбора того или иного вида бланка; правильности оформления заголовочных реквизитов документов конкретных учреждений;

· самостоятельно оформлять заголовочные реквизиты на бланке документов конкретного учреждения.

Основное содержание занятия

14.1. Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа.

14.2. Оформление заголовочных реквизитов.

14.3. Заголовочные реквизиты внутренних и внешних документов. Способы расположения реквизитов заголовочной части документа.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Какие реквизиты могут вноситься в документ типографским способом?

2) Какие документы должны оформляться на бланках со справочными данными об организации?

3) Как оформляется реквизит «адресат»? Подготовьте варианты его оформления на документах?

4) Проанализируйте предложенную коллекцию документов (3-5 документов), определите заголовочные реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

5) Составьте на основании раздаточного материала бланки документов (общий, для письма) организаций и предприятий различных форм собственности с вариантами продольного и углового расположения реквизитов.

Литература

· Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

· Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 16 с.

Тема 15. Оформляющая часть управленческого документа (4 часа)

Цель занятия: изучение правил, предъявляемых нормативно-методическими документами и государственными стандартами к оформлению послетекстовых реквизитов.

После изучения данной темы студенты должны:

· уметь оформлять послетекстовые реквизиты любого вида служебного документа;

· приобрести навыки анализа документа с точки зрения правильности оформления послетекстовых реквизитов документов конкретных учреждений;

· самостоятельно оформлять реквизиты оформляющей части документа конкретного учреждения.

Основное содержание занятия

15.1. Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа.

15.2. Оформление послетекстовых реквизитов.

15.3. Оформляющие реквизиты внутренних и внешних документов.

15.4. Варианты оформления подписи, отметок на документе.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Проанализируйте предложенную коллекцию документов (3-5 документов), определите оформляющие реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

2) Для чего на документах проставляется печать?

3) В каком реквизите фамилия может указываться без инициалов, почему?

4) Как оформляется реквизит «подпись»? Когда на документах необходимо проставление двух подписей?

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 16 с

Тема 16. Текстовая содержательная часть документа (4 часа)

Цель занятия: получение навыков составления текстов документов по заданным ситуациям, рубрицирования текстов, лингвистического анализа и редактирования текстов документов разных видов.

После изучения данной темы студенты должны:

· уметь грамотно, логично, в соответствии с ситуацией и требованиями официально-делового стиля построить текст конкретного документа;

· уметь редактировать тексты документов конкретных учреждений.

Основное содержание занятия

16.1. Критерии точности, краткости и ясности изложения текста документа.

16.2. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Форма представления текста. Линейная и нелинейная формы представления текста.

16.3. Элементы текста. Заголовок как элемент текста служебного документа, его назначение и место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.

16.4.Содержание простых и сложных документов. Рубрикация текста документа. Абзацное членение текста. Функции абзаца. Оформление абзацев. Внутренние заголовки и подзаголовки как форма рубрикации.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Раскройте специфические признаки официально-делового стиля. Чем они обусловлены?

2) Из каких элементов состоят тексты служебных документов?

3) Проанализируйте предложенную коллекцию документов (3-5 документов), определите элементы текста, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

4) Какие виды правки применяются при редактировании текстов документов?

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов //Секретарское дело. 1988. N 4. С.84-90.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Диденко С.А., Диденко Л.В. Деловые бумаги и особенности делового общения. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. - 128 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. - 480 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М.: Высшая школа, 1997.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

· Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. - М.: МЦФЭР, 2004. - 256 с.

Тема 17. Унификация текста документа (2 часа)

Цель занятия: дать представление об унификации и стандартизации документов; ознакомить со сборниками типовых и трафаретных текстов документов.

После изучения данной темы студенты должны:

· знать основные нормативные акты по унификации и стандартизации документов;

· быть ознакомлены с основными унифицированными формами организационно-распорядительных документов.

Основное содержание занятия

17.1. Методы унификации.Унификация документа как одно из направлений его совершенствования.

17.2. Унификация структуры текста документа. Элементы формализации. Унификация языковых средств.

17.3.Формы унификации текста документа: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Какие задачи решает унификация текстов документов? Назовите основные ее виды.

2) Какие существуют типы унифицированных текстов?

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

Тема 18. Система организационно-правовой документации (4 часа)

Цель занятия: изучение требований государственных стандартоы и нормативно-методических актов к составлению и оформлению организационно-правовых документов, получение навыков их составления и оформления по заданным ситуациям.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о ситуациях, требующих издания организационно-правовых документов;

· знать виды организационно-правовых документов, состав реквизитов формуляра организационного документа и требования к их составлению и оформлению;

· уметь составлять и оформлять организационно-правовые документы по заданным ситуациям и иметь навыки их оформления на компьютере.

Основное содержание занятия

18.1. Согласование, подписание и утверждение организационно-правовых документов. Особенности составления текстов организационно-правовых документов. Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы.

18.2. Правила составления и оформления организационно-правовых документов: устав, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность организации, штатное расписание, инструкции (должностная инструкция и др.), правила внутреннего распорядка.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Изучите требования, предъявляемые к составлению и оформлению организационно-правовых документов.

2) Уточните состав реквизитов, входящих в формуляр должностной инструкции и подготовьте формуляр должностной инструкции на общем бланке.

3) Проанализируйте предложенную коллекцию организационно-правовых документов (3-5 документов), определите реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

Тема 19. Система распорядительной документации (8 часов)

Цель занятия: изучение требований государственных стандартоы и нормативно-методических актов к составлению и оформлению распорядительных документов, получение навыков их составления и оформления по заданным ситуациям.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о ситуациях, требующих издания распорядительных документов;

· знать виды распорядительных документов, состав реквизитов формуляра распорядительного документа и требования к их составлению и оформлению;

· уметь составлять и оформлять распорядительные документы по заданным ситуациям и иметь навыки их оформления на компьютере.

Основное содержание занятия

19.1. Фиксация управленческих решений в форме распорядительных документов.

19.2. Структура текста распорядительного документа.

19.3. Правила составления и оформления распорядительных документов: постановления, решения, распоряжения, приказа, указания.

19.4. Формуляры и образцы распорядительных документов

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Изучите требования, предъявляемые к составлению и оформлению распорядительных документов.

2) Уточните состав реквизитов, входящих в формуляр приказа и подготовьте формуляр приказа на бланках с угловым и продольным расположением реквизитов.

3) Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия, в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов?

4) В чем проявляются различия в составлении приказа по основной деятельности и приказа по личному составу?

5) Проанализируйте предложенную коллекцию распорядительных документов (3-5 документов), определите реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

6) Составьте и оформите приказ (по основной деятельности; по личному составу: о зачислении на работу, об увольнении, о переводе и др.; по кадрам: о предоставлении отпуска, о командировании, о поощрении и пр.).

7) Составьте и оформите распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание) на основе предложенных преподавателем ситуаций.

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. №418.

· Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2003. - 128 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, 2003. - 448 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Дзгоева В.Ф. Образцы приказов по кадрам. - М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2003. - 312 с.

· Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. - 320 с.

· Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающим документам. - М.: Книга сервис, 2004. - 144 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студ. сред. проф. заведений. - 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 176 с.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2003. - 496 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. - М.: Изд. РДЛ, 2003. - 400 с.

Тема 20. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации (8 часов)

Цель занятия: изучение назначения информационно-справочных документов и особенностей оформления каждого вида документа.

После изучения данной темы студенты должны:

· иметь представление о типовых ситуациях, оформляемых унифицированными формами информационно-справочных документов;

· знать виды информационно-справочных документов, требования к оформлению каждого вида;

· уметь составлять все виды информационно-справочных документов и иметь навыки их оформления на компьютере.

Основное содержание занятия

20.1. Процедура подготовки, составление и оформление докладных и объяснительных записок, справок, актов, заявлений, представлений, списков, перечней и др.

20.2. Служебная переписка. Правила составления и оформления служебных писем.

20.3. Правила составления и оформления телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.

20.4. Типичные ошибки при оформлении информационно-справочных документов.

20.5. Оформление документов коллегиальных органов. Протокол, его разновидности правила составления и оформления.

Формуляры и образцы информационно-справочных документов.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки

1) Уточните виды информационно-справочных документов, при каких управленческих ситуациях они создаются. В чем их отличие от распорядительных документов?

2) Выявите особенности каждого вида информационно-справочного документа (справки, акта, докладной записки, объяснительной записки и др.).

3) Какие реквизиты входят в состав формуляра протокола? Какова структура текста протокола?

4) Составьте и оформите варианты полного и краткого протокола совещания. Подготовьте выписку из протокола.

5) Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма? Подготовьте формуляр служебного письма на бланках с продольным и угловым расположением реквизитов.

6) Укажите особенности составления и оформления служебных писем. Назовите разновидности служебных писем.

7) Составьте и оформите служебное письмо (письмо-извещение, письмо-просьбу, письмо-приглашение, письмо-отказ и др.) на основе предложенных преподавателем ситуаций.

8) Проанализируйте предложенную коллекцию документов (3-5 документов), определите реквизиты, укажите недостатки в их расположении и оформлении.

Литература

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизв