Рекомендации по выполнению практического задания.

Для создания шаблона документа в Word можно воспользоваться командой Создать в меню Файл и в появившемся окне активизировать селективную кнопку “Шаблон”. При помощи команды Параметры страницы из меню Файл выполняется настройка размеров полей документа.

Формирование колонтитулов документа происходит через команду Колонтитулы из меню Вид. При выборе этой команды раскрывается верхний колонтитул и активизируется панель инструментов “Колонтитулы”. Переход из верхнего колонтитула в нижний выполняется нажатием кнопки “Верхний/нижний колонтитул” на этой панели. “Водяной знак” (рисунок, располагающийся за текстом и отображающийся на каждой странице документа) помещается в область колонтитулов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

§ активизировать колонтитулы документа;

§ для скрытия основного текста нажать на панели инструментов “Колонтитулы” кнопку “Основной текст”;

§ при помощи команды Рисунок из меню Вставка вставить рисунок;

§ отформатировать рисунок, придав ему соответствующие размеры и вид обтекания текстом (выделить рисунок, в контекстном меню выбрать команду Формат рисунка, затем во вкладках установить нужные параметры);

§ закрыть колонтитулы.

Сохранять шаблон нужно так же как и документ, но указывается тип файла “Шаблон документа”. Следует помнить, что по умолчанию шаблоны сохраняются в папку “Шаблоны”, которая обычно находится на диске С: \Program Files\Microsoft Office.

Создание документа на основании специального шаблона выполняется при помощи команды Создать из меню Файл. В появившемся окне выбирается имя требуемого (созданного пользователем и сохраненного так, как указано выше) шаблона и активизируется кнопка “Документ”. Кроме того, двойной щелчок мыши на пиктограмме шаблона так же приводит к созданию документа на основании этого шаблона.

В текстовом редакторе Microsoft Word установки по умолчанию имеют следующие значения: шрифт – Times New Roman / 10, выравнивание – по левому краю, межстрочный интервал – одинарный. Перед изменением шрифта абзаца его необходимо выделить. Для быстрого выделения абзаца достаточно трехкратного щелчка на нем левой клавишей мыши. Форматирование набранного текста выполняется при помощи команд Шрифт и Абзац из меню Формат, а также можно воспользоваться кнопками на панели инструментов “Форматирование”. При указании межстрочного интервала, красной строки, отступов и других параметров абзаца, его можно не выделять. Достаточно установить курсор в любую строку абзаца и выбрать нужные опции в диалоговом окне команды Абзац из меню Формат. Для быстрого форматирования абзаца можно также воспользоваться кнопками панели инструментов и маркерами на верхней линейке.

Для создания списка выделяется фрагмент текста (каждый элемент списка должен заканчиваться символом конца абзаца, т.е. при вводе текста необходимо нажимать клавишу Enter после каждого элемента) и на панели инструментов “Форматирование” нажимается кнопка “Нумерация” (для нумерованного списка) или “Маркеры” (для маркированного списка). В качестве маркера пользователь может выбрать любой символ. Выбор символа и форматирование списка выполняется также командой Список из меню Формат.

Слияние документов в редакторе Word выполняется в три этапа:

§ создание или использование основного документа;

§ создание или открытие документа данных;

§ объединение документов.

Все действия по слиянию выполняются в окне, которое раскрывается командой Слияние из меню Сервис. Это окно разделено на три части в соответствии с шагами слияния. Перед началом слияния необходимо создать бланк документа на основании сформированного шаблона, поместить в него неизменяемый текст, оставив места (по одному пробелу) для вставки полей слияния и полей Word.

На первом шаге в окне Слияние требуется выбрать кнопку “Создать – Документ на бланке”. Затем системой будет предложено использовать активное окно созданного документа в качестве основного.

На втором шаге в окне Слияние необходимо выбрать кнопку “Получить данные – Создать источник данных”. Системой будет предложено создать структуру таблицы данных, сохранить ее на диске и ввести необходимую информацию. Затем пользователь должен вернуться к корректировке основного документа и поместить в него поля слияния. Для этого требуется установить курсор в нужное место документа и, используя кнопку - раскрывающийся список “Добавить поле слияния” на панели инструментов, выбрать требуемое название поля данных. Такие действия необходимо выполнить для каждого поля слияния. Проверить вид документа, который будет получен после объединения, можно при помощи кнопки “Поля/данные” на панели инструментов “Слияние”. Также на этой панели имеется кнопка “Правка источника данных”, позволяющая переключиться в документ – источник данных и исправить содержимое таблицы и ее структуру. Для возврата в основной документ можно воспользоваться кнопкой “Основной документ слияния”.

На третьем шаге выполняется объединение документов, т.е. для каждой строки таблицы данных создается новый документ, где неизменяемая часть из основного документа всегда повторяется, а вместо полей слияния подставляются их значения из источника данных. На этом шаге требуется выбрать кнопку “Объединить” в окне Слияние, затем указать назначение слияния (на принтер или в новый документ), диапазон записей из источника данных и, при необходимости, условие отбора и порядок сортировки.

Excel предлагает специальные средства расчетов, которые называются формулами и позволяют во многих случаях почти полностью автоматизировать составление таблицы.

Создание формул предусматривает общие правила:

§ ввод формулы начинается со знака равенства;

§ в формулу могут входить числовые величины, арифметические знаки, адреса ячеек или блоков, а также функции;

§ в ячейке обычно виден результат вычислении, а сама формула отражается в строке ввода (для отображения в ячейках самих формул в меню Сервис выбирается команда Параметры, вкладка Вид, переключатель Формулы);

§ Excel по умолчанию пересчитывает формулу каждый раз, когда изменяется содержимое ячеек, на которые ссылается эта формула.

С формулами наиболее удобно работать используя Мастер функций. В этом случае аргументы задаются в диалоговом окне. При работе с Мастером функций сначала выбирается функция, а затем указываются ее аргументы. Запуск Мастера функций можно осуществлять несколькими способами:

§ выбором команды Функция из меню Вставка;

§ нажатием кнопки Вставка функции (символ fx) на панели инструментов Стандартная.

Кроме предложенных способов функцию с ее аргументами можно ввести вручную с клавиатуры, точно соблюдая ее название и формат.

Excel предоставляет возможность копировать данные или формулы из одних ячеек в другие. Для этого выполняются следующие действия: выделяется ячейка или блок; выбирается команда Копировать; указывается ячейка для вставки и выбирается команда Вставить (после чего выделение блока снимается нажатием клавиши ESC) или нажимается клавиша Enter. При копировании Excel автоматически корректирует адреса ячеек. Для перемещения блока используются аналогичные действия, только вместо команды копирования выбирается команда Вырезать.

С помощью мыши блок можно выделить следующим образом. Отметить первую ячейку блока, предназначенного для выделения. При нажатой левой кнопке мыши протащить указатель по всем оставшимся ячейкам блока. При этом выделенная область будет заключена в рамку и помечена цветом. В Excel можно выделить целиком столбец (блок столбцов), строку (блок строк) и весь лист целиком. Для выделения столбца или строки следует выполнить щелчок на соответствующем идентификаторе столбца или строки (то есть букве — для столбцов и цифре — для строк). Для выделения целого листа нажимается кнопка, расположенная слева в строке заголовков столбцов.

Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его размером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изображения цифровых данных и т.п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командамименю Формат. Кроме того, часто использующиеся операции форматирования вынесены в качестве кнопок на панель инструментов Форматирование.

Для создания диаграммы можно выполнить щелчок на кнопке Мастер диаграмм в панели инструментов Стандартная и далее осуществлять необходимый выбор в соответствии с шагами мастера. Чтобы создать диаграмму другим способом, используют команду Диаграмма из меню Вставка.

Функция ВПР (рис.1) ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из указанного столбца таблицы. Используется вместо функции ГПР, когда сравниваемые значения расположены в столбце слева от искомых данных. Функция ГПР ищет значение в верхней строке таблицы или массива значений и возвращает значение в том же столбце из заданной строки таблицы или массива. Используется, когда сравниваемые значения расположены в верхней строке таблицы данных, а возвращаемые значения расположены на несколько срок ниже.

Синтаксис функции ВПР:

ВПР (искомое_значение; табл_массив; номер_индекса_столбца; диапазон_просмотра)

“Искомое_значение” - это значение, которое должно быть найдено в первом столбце табл_массива. Искомое_значение может быть числовым, логическим значением, ссылкой или текстовой строкой.

“Табл_массив” - это таблица с информацией, в которой ищется строка, где содержимое первого поля соответствует Искомому_значению. Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала. “Табл_массив“ должен быть упорядочен по первому столбцу. Данные можно упорядочить следующим образом: в меню Данные выбрать команду Сортировка и установить переключатель По Возрастанию. Регистр не учитывается (т. е. строчные и заглавные буквы не различаются).

“Номер_индекса_столбца” - это номер столбца в “табл_массиве”, из которого должно быть возвращено соответствующее значение. Если “номер_индекса_столбца” равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента “табл_массив”; если “номер_индекса_столбца” равен 2, то возвращается значение из второго столбца аргумента “табл_массива” и так далее. Если “номер_индекса_столбца” меньше 1, то функция ВПР возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!; если “номер_индекса_столбца” больше, чем количество столбцов в аргументе “табл_массив”, то функция ВПР возвращает значение ошибки #ССЫЛ!.

“Диапазон _просмотра” - это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы ВПР искала точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА (1) или опущен, то возвращается приблизительно соответствующее значение; другими словами, если точное соответствие не найдено, то возвращается наибольшее значение, которое меньше, чем “искомое_значение”. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ (0), то функция ВПР ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.