Связывание документов Word

Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Правка | Специальная вставка или командой Вставка | Файл. В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.

Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приёмника в поле списка Как диалогового окна Специальная вставка необходимо выбрать опцию Неформатированный текст. Для того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо вставлять его как Текст в формате RTF.

Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приёмнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует.

Если область связи не подсвечена, выберите команду Сервис | Параметры и на вкладке Вид в раскрывающемся списке Затенение полей выберите опцию При выделении или Всегда. Для того чтобы увидеть в документе-приёмнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, вкладке Вид активизируйте флажок Коды полей. При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Правка | Связи), показанном на рис. 13.

Рис. 13. Диалоговое окно Связи

Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит при открытии или распечатке файла документа-приёмника, при нажатии клавиши обновления полей F9.