Создание писем и рассылок с помощью Microsoft WORD

Лекция 16. Дополнительные возможности Word. Финансовые функции Excel. Обмен данными между приложениями MS Office

Создание писем и рассылок с помощью Microsoft WORD

Средство слияния, встроенное в Microsoft Word 2003, позволяет объединять основной документ со списком получателей рассылки, в результате создавая набор составных документов.

Основной документ – это документ Word, специально предназначенный для формирования составных документов. Он содержит базовый текст, который будет находиться в каждом составном документе, – например, заголовок письма, текст или подпись – инструкции (называемые полями слияния), куда вставляется текст, различный для каждого составного документа, – это могут быть имена и адреса получателей письма.

Список получателей представляет собой базу данных, например файл Microsoft Access 2003 или Microsoft Excel 2003, содержащий сведения, которые добавляются в составные документы. Обычно в нём хранятся имена получателей, их электронные адреса, почтовые адреса, номера факсов и т.п.

Результатом процесса слияния является набор составных документов. Часть текста является одинаковой Word всех составных документах, часть различается. Слияние можно использовать для создания следующих типов документов:

4 стандартных писем;

4 электронных сообщений;

4 факсов;

4 конвертов;

4 наклеек;

4 каталогов, то есть списков имён и адресов или другой информации, которую нужно напечатать или сохранить в одном документе Word.

Рисунок 1 демонстрирует процесс слияния при создании набора стандартных писем.

Рис.1. Объединение основного документа со списком получателей