По подотчетным суммам

Одним из направлений расходования средств из кассы организации, связанных с осуществлением ее деятельности, является выдача наличных денег подотчетным лицам на:

– командировочные и представительские расходы;

– приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет (например, канцелярских товаров, ГСМ);

– хозяйственные нужды.

Денежные средства под отчет выдаются:

– только работникам организации, т.е. лицам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем;

– по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Суточные не являются подотчетными деньгами, основание их выплаты – приказ о командировке;

– при отсутствии задолженности подотчетного лица по ранее полученной сумме наличных денег.

Сроки выдачи денежных средств под отчет устанавливаются приказом (распоряжением) руководителя организации. В этом документе указывается цель выдачи денег и срок отчета в календарных или в рабочих днях со дня выдачи (например, может быть установлено, что подотчетные суммы на приобретение горюче-смазочных материалов выдаются работникам на месяц, тогда отчитываться о расходовании этих средств сотрудники смогут один раз в месяц – по его истечении, а не после каждого факта приобретения топлива).

При отсутствии в организации приказа, предусматривающего срок выдачи средств под отчет, срок считается не установленным. Поэтому расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

На основании письменного заявления работника составляется расходный кассовый ордер, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу.

Отчет по израсходованным суммам производится путем составления авансового отчета (АО-1), представляемого подотчетным лицом не позднее 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Составленный подотчетным лицом авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю организации для проверки и последующего утверждения. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, счета гостиницы и др.)

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер также указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), дебетуемые на эти суммы.

Утвержденный руководителем организации авансовый отчет является основанием для отражения произведенных расходов в учете и проведения окончательного расчета с работником по подотчетным суммам. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.