Применение методов дальнейшей автоматизации заполнения журнала регистрации

Несмотря на то, что журнал формируется относительно просто, наличие в нем формул может вызвать его " сбой" при случайном изменении или удалении одной из формул, сортировке списка. Кроме того, пользователю необходимо постоянно вводить дату проведения операции. Устраним эти недостатки.

Для этого разработайте последовательность ввода данных. Пример будет описан на примере заполнения строки 16 по вводу данных расходного ордера №4.

Главное условие - автоматизация этого процесса должна уменьшить трудоемкость операции ввода данных и уменьшить возможность ввода ошибки. Далее предполагаем, что заполнение журнала и формирование ордеров происходит не задним числом, а день в день.

Приемы автоматизации заполнения журнала кассовых документов

Автоматизация заполнения журнала кассовых документов будет разделена на несколько этапов:

• запись макросов ввода отдельных формул и последующая замена формул на определенные ими значения;
• создание кода VBA поиска первой пустой строки в списке и перемещения по этой строке;
• соединение всего кода VBA созданных макросов в одну подпрограмму, выполняющую всю последовательность действий в автоматическом режиме.

Изменение параметров Excel перед записью макросов

Завершить ввод данных в ячейки, если это не редактирование их содержимого, можно нажатием на самые различные клавиши: клавиши перемещения на одну ячейку (вниз, вверх, влево, вправо), Home, End, Page Up или Page Down. Самый же классический способ завершения ввода данных в Excel - нажатие на клавишу Enter, после чего, как правило, табличный курсор перемещается на ячейку ниже. И это довольно удобно. Большинство пользователей полагают, что это неизменяемое свойство Excel. На самом же деле этот параметр устанавливается при инсталляции Excel по умолчанию и при желании может быть изменен.

И если при работе по вводу данных непосредственно на рабочем листе, перемещение табличного курсора на ячейку ниже после фиксации ввода клавишей Enter - удобство, то при записи макроса - недостаток.

Недостаток заключается в том, что либо перед остановкой записи макроса или при проведении каких-либо других операций после ввода данных в ячейку (диапазон ячеек), адрес ячейки, в которой окажется табличный курсор, будет зафиксирован отдельной строкой кода VBA (см. рис. 5.5.).

В последующем, при выполнении записанного макроса, эта операция будет выполняться, как один из переходов на зафиксированную ячейку. Это увеличивает продолжительность выполнения макроса и " утяжеляет" файл Excel на количество символов этой строки. А при редактировании кода макроса в Редакторе Microsoft Visual Basic будет потрачено время на удаление этих строк.

Поэтому, прежде чем записывать макросы, связанные с операциями ввода данных, с помощью команды Сервис/Параметры откройте диалоговое окно Параметры и на вкладке Правка (рис. 5.2.) удалите флажок с опции Переход к другой ячейке после ввода. Иначе при записи макроса, перемещение табличного курсора после нажатия на клавишу [Enter] на ячейку, по заданному этой опцией в направлении, выбранном в раскрывающемся списке В направлении, будет отражено в сгенерированном коде макроса.

Рис. 5.2. Диалоговое окно Параметры вкладке Правка с открытым раскрывающимся списком В направлении при активизированной опции Переход к другой ячейке после ввода

Запись кода VBA при вводе формул в процессе записи макроса

Автоматизация процесса будет основана на написании четырех макросов и последующем их объединении с последовательностью выполнения операций, приведенных на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Последовательность предстоящих операций, подлежащих автоматизации при формировании записи расходного кассового ордера в журнале