Назначение и классификация учётных регистров

Учётные регистры – таблицы, приспособленные для регистрации и группировки в них необходимой информации о фактах хозяйственной деятельности, отражённых в первичных бухгалтерских документах. В регистры из документа переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в учётных регистрах для каждого показателя отводится отдельная графа – порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

Простейшей формой учётного регистра является журнал регистрации хозяйственных операций.

Классификация учётных регистров:

1. По назначению регистры делятся на:

- хронологические (хронос - время) – это регистры, в которых записи операций производятся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления. Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций и т.д.;

- систематические – это регистры, в которых запись операций производится по определённой системе. Например, по дебету или кредиту счетов. Систематическими регистрами является Главная книга счетов, журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам и другие;

- комбинированные – сочетают в себе и хронологические и систематические признаки. Например, кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией по дебету счёта 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счёта (расход).

2. По видам учёта регистры делятся на:

- аналитические – это регистры, отражающие данные аналитического учёта. Например, карточки складского учёта по каждому наименованию материалов, пофамильные лицевые счета работников организации и т.д.;

- синтетические – это регистры, отражающие данные синтетического учёта. Например, Главная книга счетов, оборотная ведомость по этим же счетам, журналы-ордера и другие;

- комбинированные – это регистры, отражающие данные аналитического и синтетического учёта. Например, журнал-ордер № 6 – в его строках приводятся аналитические данные в разрезе отдельных поставщиков, а по графам и итоговым строкам – данные по дебету синтетических счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др. с кредита счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (общий итог записей по журналу).

3. По внешнему виду регистры делятся на:

- книги – представляют собой листы бумаги прочно скрепленные (сброшюрованные) и пронумерованные. Как правило, книга открывается на 1 год. На первой странице указывается бухгалтерский счёт, записи по которому будут осуществляться. На счетах, открываемых в книге, записываются остатки на начало года, которые переносятся из книги предыдущего года. На последней странице книги делается запись: «В настоящей книге пронумеровано… страниц». Книга подписываются руководителем, главным бухгалтером и ставится печать организации. Например, кассовая книга, Главная книга счетов и т.д.;

- карточки – это регистр в виде таблицы, выполненный на листе плотной бумаги определенного, как правило, небольшого формата. Карточки обычно открываются на каждый объект учёта и содержат наименование объекта, количество, сумму в денежном выражении и т.д. Карточки должны быть зарегистрированы в описи карточек и храниться в картотеке. Например, инвентарные карточки учёта основных средств и т.д.;

- свободные листы – это те же карточки, но большего размера, которые хранятся в папках- накопителях. Например, журналы-ордера, справки и т.д.

4. По продолжительности ведения записей (по отчётным периодам) регистры делятся на:

- годовые;

- квартальные;

- месячные.

5. По уровню использования техники регистры делятся на:

- автоматизированного ведения;

- ручного ведения.

6. В зависимости от вида носителя информации регистры делятся на:

- бумажные;

- безбумажные.