Опишите пошагово процесс работы с отчетом GRAD.

В выходной директора к вам пришел уволившийся сотрудник Миша Иванов. Дата увольнения - 7 дней назад. Миша требует выплатить ему оставшийся бонус, иначе он грозит обратиться в трудовую инспекцию. Как вы поступите в данной ситуации?

1. Store visit pack «пакет отчетов для посещения магазинов» - Это полноценный и всесторонний анализ показателей магазина – финансовых и операционных, а также показателей продаж категорий/продукта.

Какие показатели охватывает данный пакет отчетов?

· Финансовые показатели магазина;

· Информация по трафику/конвертации/среднему чеку и пр.

· Показатели продаж категорий товара;

· Артикулы с лучшими продажами, артикулы с нулевыми показателями;

· Space Management;

Как получить данный пакет отчетов?

Менеджер должен отправить письмо на Assortment_group, RU Assortment_group@adidas-group.com с темой " #опм” (Например для европейского: " #опм Р99140”), в ответ приходит письмо с отчетом. Так же каждый вторник приходит письмо от Assortment group с данным отчетом для вашего магазина.

Что показывает этот отчет?

1) 1ая вкладка: Ключевые показатели с начала года:

Данная часть отчета отражает финансовые KPI магазина за прошлую неделю, а также показатели с начала года, как по магазину, так и показатели по стране:

Показатели продаж категорий. Эта часть отчета показывает продажи категорий за прошлую неделю, а также показатели с начала года, на уровне дивизиона/пола:

2) 2ая вкладка: space management - инструмент измерения доли площади каждой категории, коллекции, представленных в торговом зале магазина по отношению к продажам данной категории, коллекции/

3) вкладка 8/9: Артикулы с лучшими продажами(bestsellers). Эта часть отчета охватывает показатели продаж по лучшим 20 артикулам за прошлую неделю и с начала года

4) Последняя вкладка: Артикулы с нулевыми продажами(Blackholes - инструмент для работы на артикулярном уровне с рекомендациями Space Management для каждой категории, коллекции). эта часть отчета показывает артикулы с нулевыми продажами за последние 4 недели, но по которым остатков в магазине больше 5.

P.S. Для лучшего понимания, стоит ознакомится с данным отчетом по вашему магазину вместе с Директором/Менеджером.

2. «Привет, Миша. Я прекрасно понимаю твое переживание по поводу выплат. Не переживай, я помогу тебе разобраться в данной ситуации. Смотри: Работнику при увольнении должны быть выплачены: 1) заработная плата за время, фактически отработанное в месяце увольнения; 2) компенсация за неиспользованный отпуск (за все неиспользованные отпуска); (согласно ТК РФ).

Но как я понял(а), тебе не доплатили именно бонусы, а они в соответствии с ТК РФ и не должны выплачиваться в день увольнения, их выплатят тебе 24 числа.

Поэтому тебе незачем переживать, деньги тебе придут 24 числа, и если вдруг возникнут еще какие-нибудь вопросы, то ты можешь обратиться ко мне или нашему директору.»

Если же вы столкнулись с ситуацией, когда произошел не верный расчет, то необходимо: успокоить сотрудника, показать, то что его проблема важна, запросить у HRспециалиста расчетный лист и вместе с сотрудником пересчитать его ЗП, поставить в известность директора о данной проблеме, обратится к HRспециалисту, ответственному за ваш магазин, в установленной форме, и предоставить правильный расчет, а далее поставить в известность сотрудника о сроках пересчета и доплаты.

Кейс2.

1. Опишите пошагово процесс формирования отчета " Нули" и " ОПМХ". Расскажите, как вы применяете в работе функию Excel VLOOKUP. 2. Вы планируете встречу с сотрудником, ситуация выглядит следующим образом: Петр - лидер среди продавцов-консультантов вашего магазина, но Петр работает не стабильно - за 7 месяцев выполнение его плана колебалось от 65% до 150%. Как вы поступите в данной ситуации, как построите беседу с сотрудником.

1.

1. ОПМХ (Остатки По Местам Хранения) – инструмент, который позволяет узнать актуальную информацию, по зонам хранения товара в магазине.

Что бы его сформировать: 1С-> Отчет и обмен-> Управленческая отчетность-> Остатки по местам хранения

Далее: Выбрать нужные места хранения и нажать сформировать отчет.

В данном отчете есть возможность сформировать остатки по артикулам и по продажам, затем также нажать «Сформирова отчет».

При помощи вкладки фильтр можно выбрать нужный вам фильтр, затем также нажать «Сформировать отчет».

2. Процесс формирования «Нулей»

Способ 1: В операции формирования отчета ОПМХ(см. Пункт.1) есть функция – презентационный минимум, если в поле ввода информации поставить цифру 0, то в сформированном отчете

будут отображены поразмерныу нули в торговой зоне вашего магазина.

Способ 2: Требуется сформировать отчет – «Наличие товаров»

Как его формировать: 1С-> Отчет и обмен-> Управленческая отчетность-> Наличие товаров

Далее: При помощи фильтром выбрать нужные места хранения и тд., нажать «сформировать»

Затем сохранить отчет в формате «xls», для этого: Файл-> Сохранить как

Затем выбрать формат файла – «xls» и нажать «Сохранить»

Далее открываете сохраненный файл и «подготавливаете» его, удаляя не нужные строки, до вида указанного на картинке ниже

При помощи функции Фильтр, программы Excel (Вкладка Data-> Filter), выставляете значение Blanks в колонке «Торговый зал» и получаете список артикулярных нулей в торговой зоне вашего магазина.

3.Функция VLOOKUP - позволяет находить значения, точно соответствующие искомому значению, без сортировки таблицы поиска.

Для вызова данной функции: нажимаете на символ функции, возле строки ввода, выбераете, из списка, фукцию VLOOKUP и нажимаете ok

Как ей пользоваться: Функция Lookup_value – вы выбераете значение, по которому будет произведен поиск соответствий из указанной таблицы данных.

Функция Table_array – целиком выбираете таблицу в которой будет произведен поиск соответствий

Функция Col_index_num – указываете номер столбца из которого вы хотите вывести значения, по результатам поиска

Строка Range_lookup – указывает точность поиска (требуется указать значение - 0)

2. Сотруднику необходимо дать обратную связь(сначало позитивную, затем конструктивную или развивающую) и поставить перед ним цели и контролировать их достижение. Перед разговором подготовьте и проанализируйте KPI сотрудника по итогам нескольких месяцев, отчет SA-rating. Пример развивающей ОС:

-Привет, Петя. Ты сейчас можешь со мной побеседовать, не чем не занят?

Петь, ты так здорово закрыл этот месяц – выполнил 150% личного плана, что безусловно помогло и магазину выполнить план на 105%. Я вижу, что ребята часто берут с тебя пример, ты являешься для них настоящим лидером.

Но твои результаты не стабильны: в прошлом месяце феврале ты выполнил только 65% личного плана, а в январе на 80%. Как ты думаешь почему твои результаты так разнятся?

-………

- Да, я согласен(на) с тобой, возможно именно это повлияло на твой результат. Но я так же заметил(а)….(перечислите несколько фактов, которые повлияли на его результативность). Как ты думаешь, что могло бы помочь тебе в этом месяце выполнить план, какие действия ты собираешься предпринять?

-………

- Да, я думаю, это действительно тебе поможет. Так же я бы посоветовал(а) тебе на свои показатели эффективности, такие как CPH и CONW. Тебе следует чаще подходить к покупателям, потому что как ты видишь по последним итогам отчета Sa-rating промежуток между чеками у тебя 80 минут, тогда как цель – 60 минут. И твоя личная конвертация 5%, в то время, когда у магазина – 8%. Почему, как ты думаешь у тебя такой результат?

-……..

- Хорошо, давай договоримся с тобой о целях по данным показателям, которые помогут тебе в достижении твоего плана в этом месяце……….(указываете конкретные цели и сроки контроля, как промежуточные так и финальные, проговорите все действия, которые).

Ты согласен с такими целями? тебе все понятно?

- …

- тогда удачи в выполнении плана продаж и достижении целей! Если возникнут вопросы, можешь смело ко мне обращаться.

Кейс3.

1. Опишите пошагово процесс выравнивания товарных остатков между магазинными зонами хранения товара " Склад" и " Торговый зал". Опишите действия, которые необходимо предпринять в системе для организации данной операции. 2. Вы планируете встречу с сотрудником, ситуация выглядит следующим образом: кассир вашего магазина хорошо справляется с функциональными обязанностями, всегда выполняет свой личный план, показывает стабильно высокий средний чек, но у него постоянно возникают конфликтные ситуации с коллегами. Сотрудники постоянно жалуются на него. Как вы поступите в данной ситуации, как построите беседу с сотрудником?

1. Для выравнивания товарных остатков мы проводим утреннее сканирование в Понедельник. Для этого мы заранее планируем в расписание доп персонал, для того, чтобы успеть отсканировать весь товар в зале до открытия магазина.

После того как весь товар отсканирован на ТСД, мы сливаем информацию в буфер сканера в 1С.

Затем формируем инвентаризацию по Торговому залу и на ее основании создаем перемещение с Торгового зала на Основной склад. Перед тем как мы учитываем перемещение, необходимо удалить инвентаризацию. После учета перемещения весь товар числится на Основном складе.

Далее Создаем перемещения на основании буфера сканера, в который залили отсканированный товар с зала. Перемещение с Основного зала на Торговый зал.

После данной процедуры мы получаем выравненные тов. остатки между зонами Торговый зал и Основной склад.

2. Сотруднику необходимо дать ОС (позитивную + конструктивную/развивающую), так же можно составить на него ИПР(индивидуальный план развития) на компетенции Коммуникабельность и Работа в команде. Пример ОС:

- Привет, Петя. Ты сейчас можешь со мной побеседовать, не чем не занят?

- …..

- Петя, ты отлично справляешься со всем своими обязанностями, выполняешь мои поручения. В прошлом месяце закрыл свой план на 100% и показал самый высокий результат по ср чеку 1, 9 – это отличные результаты. Но единственное я заметил(а), что ты не ладишь с остальными членами команды. Вчера я был(а) свидетелем твоего конфликта с Васей……Расскажи какие трудности у тебя возникают в взаимодействии с другими ребятами?

-…….

- Петя, тебе стоит быть более коммуникабельным и не забывать, что мы должны работать в команде. Это поможет нам быть более эффективной командой и достигать общих целей. Какие ты видишь пути решения этой проблемы?

-…..

- Да, я так же хотела бы продилегировать на тебя проведение фокуса дня сотрудникам на этой неделе. Зная какой ты ответственный сотрудник, я думаю, у тебя так же получится провести обучение по новым технологиям для сотрудников магазина на общем собрании в субботу. Как ты думаешь, у тебя получится?

-…..

-Отлично, тогда я предоставлю для тебя всю необходимую информацию, которая тебе поможет в выполнении этого задания. А так же ты можешь обращаться ко мне за помощью.

Кейс4

Опишите пошагово процесс работы с отчетом " GRAD".

2.Ты работаешь администратором 2 месяца, спланируй свою рабочую неделю, расставь приоритеты, выдели 3 наиболее важных задачи?

1. GRAD – отчет по контролю размеров.

Отчеты в новом формате находятся по ссылкам:

«Retail_Grad» - информация по каждому магазину

«Retail_Grad_Cubes» - информация по ТОМам/РОМам

GRAD делится по дивизионам Текстиль и Обувь.

В качестве инструмента по отслеживанию представления артикулов используются красные, синие, черные, фиолетовые кубы-индикаторы.

Черный куб – Нулевка. Артикула нет в зале.

Красный куб - не все размеры в зале

Синий куб не достаточно артикулов на складе магазина для представления (есть на центральном складе)

Фиолетовый куб не достаточно артикулов на складе магазина для представления (нет на центральном складе.

Отчет обновляется каждый день в 7 утра.

2. Проанализируйте ситуацию в вашем магазине по персоналу (возможно у вас нехватка, есть новички или таланты, которые надо развивать), по товару (соответствие представления товара по Ритейл Стандартам VM, соответствие презентации Руководствам по VM, склад организован по стандартам), проанализируйте цели и текущие результаты по KPI, и составьте план конкретно на 3 основные направления. Например:

У Вас в магазине 1 новый сотрудник. Магазин отстает от плана на -5%, ср чек падает от неделе к неделе -5%. Необходимо организовать коммуникацию на складе.

План: 1. В Чт день работы с персоналом провести 2ой день Fast track для нового сотрудника(должен приходится на 2ой день работы сотрудника), ознакомить его с порталом обучения, расписать ему сроки по прохождению курсов на портале на 100%. 2. Необходимо показать рост в upt минимум на 5%, что как мы можем понять из формулы продаж поможет нам в выполнении плана (при неизменных прочих показателях ASP, CONW, Visitors). В Сб провести общее собрание с персоналом, обсудить цели по upt, поставить персональные цели по upt, на собрании провести тренинг по Максимизации возможностей. Согласовать с директором проведение внутримагазинного конкурса по UPT. Контролировать индивидуальные показатели upt на ежедневной основе, распечатывать промежуточные итоги. 3. В Вт день работы с товаром организовать кладовщиков на оформление коммуникации склада (для этого заранее спланировать расписание в чт предидущей недели).

Кейс5

Проанализируйте SA raiting (получите отчет в комисии). Сделайте ключевые выводы и опишити возможности, согласно вашему анализу. 2. Вы вновь назначенный администратор, директор магазина выходной. Единственный чемпион вашего магазина отказывается учавствовать в вечерней уборке, мотивируя это тем, что он больше всех продал сегодня и свою работу считает полностью выполненной. Как вы поступите в данной ситуации?

1. Sa-rating отчет, который помогает проанализировать в динамике от неделе к неделе показатели Интервал между чеками, Ср чек и Личная конвертация по вашей команде, и далее дать ОС каждому сотруднику, поставить вместе с ними цели на новую неделю.

Столбцы SA-rating:

Продажи - суммарные продажи NET без учета подарочных карт;

Средний интервал между чеками - средняя длительность паузы между продажами данного сотрудника;

UPT - количество штук в чеке;

Персональная конвертация - персональная конвертация (почасовой трафик распределяется равномерно между всеми торгующими должностями и рассчитывается, какую часть из пришедшихся на него посетителей конвертировал сотрудник);

% выполнения плана - процент выполнения персонального плана за неделю;

Во всех столбцах красным выделены худшие показатели, зеленым - лучшие.

Если у одного или нескольких сотрудников в таблице нет среднего интервала между чеками и персональной конвертации - по данному сотруднику не выгружено расписание из TIME KEEPING (нет данных в офисной системе); также данных по конвертации может не быть, если не работали счетчики посетителей. Пример:

Рассмотрим сотрудника Шаталова Д., у нее за неделю улучшился результат по Промежутку между чеками – на 1%, теперь он составляет 92минуты. В связи, с чем и увеличилась личная конвертация на 8% и стала лучшей по магазину. Но ср чек упал на 10%, т.е. Дарья не прорабатывает до конца со всеми покупателями все этапы продаж и это в итоге повлияло на процент выполнения плана 98%. Дарье необходимо дать ОС, в которой вы осветите положительные моменты (интервал между чеками, Конвертацию), а потом поговорить о отрицательной динамике по Ср чеку, выяснить в чем была проблема, какие упущенные возможности видит сотрудник. Рассказать о том как ср чек повлиял на выполнение личного плана(формула продаж). И поставить цели на следующую неделю.

2. необходимо провести личную беседу наедине с сотрудником:

- Привет, Петя. Я заметил, что ты сегодня продал больше всех, и у тебя к тому же самый высокий ср чек. Это отличный результат, как ты его добился?

-……..

- Просто здорово, но Я слышал, ты не хочешь участвовать в вечерней уборке? Расскажи так ли это?

- Да, я больше всех продал, больше всех отработал, почему я еще и убираться должен?

- Петя, расскажи, а помнишь ли ты такой документ как Должностная Инструкция, который ты подписывал при приеме на работу?

- Ну помню, а что?

- Чтобы освежить в твоей памяти твои Должностные обязанности, прописанные в данном документе, я специально для тебя его распечатал. Обрати внимание, что наряду с пунктом Обслуживание покупателей, есть и такой пункт «5.2.9Осуществляет поддержание чистоты и порядка во всем магазине, в том числе осуществляет уборку магазина до открытия и после закрытия магазина». Поэтому, Петя, я думаю тебе, как профессиональному продавцу, с которого вся команда берет пример в области обслуживания покупателей, будет совсем не сложно справиться еще и с уборкой. И показать своим коллегам, как ты справляешься со всеми должностными обязанностями на «отлично». Ты согласен со мной?

- ……

Кейс6

1. Опишите пошагово процесс выгрузки и отправки данных из 1С магазина в офисную систему. Опишите действия, которые необходимо предпринять в системе для организации данной операции. На что влияет данный процесс? 2. Вы планируете встречу с сотрудником, ситуация выглядит следующим образом: В вашей команде работает продавец-кассир, полностью готовый занять позицию администратора, но на данный момент у вас нет открытых позиций и вы не можете сделать предложение сотруднику. Однозначно эта ситуация демотивирует сотрудника. Как вы поступите в данной ситуации, как построите беседу?

1. В конце дня, после закрытия кассовой смены, мы осуществляем выгрузку данных: в 1С заходим в Отчет и обмен – Обмен информацией - Отправка данных. Далее проверяем, что стоит сегодняшняя дата и нажимаем Выгрузить данные. Если у вас не работает интернет в магазине, то выгрузка может не пройти. Тогда следует выгрузить данные в папку M: \Dat\ToOffice\92231, убрав галочку из окна Удалять файлы после отправки. Перекинуть архив данных из этой папки на флешку и дома или с другого магазина отправить вечером файл на адрес 1С-sap по почте, если файл будет обработан успешно, вам придёт отбивка.

Выполнение данной процедуры влияет на подсортировку вашего магазина, на формирование поставок для магазина, на проверку учета в бухгалтерии инкассаций. Так же на статистические данные в отчетах, которыми пользуетесь не только вы, но и ваши руководители.

2. – привет, Маша. Ты у нас уже давно работаешь, показываешь отличные результаты по личным KPI. Исполняешь все свои должностные обязанности и инициируешь получение новых заданий для своего развития. Я очень доволен твоей работой, ты положительно влияешь на результаты магазина и ты для нас ценный сотрудник. Ты хотела бы развиваться дальше в нашей компании?

- Да, конечно. Я хочу быть Администратором, но у нас в магазине нет такой вакансии.

- Да, конкретно у нас в магазине сейчас такой вакансии нет. но я бы посоветовала тебе все таки не опускать руки, а подготовится к ЦО и сдать его на Администратора. Как ты знаешь у нас на территории не мало магазинов, и сейчас есть свободные места на должность администратор ТЗ. Даже конкретно в нашем торговом центре в других магазинах есть такая вакансия. Твои усердная работа заметна не только мне, но и нашему ТОМу, и я могу тебя уверить, что после сдачи ЦО тебе обязательно предложат вакансию. Тем более для твоего развития и расширения кругозора тебе не мешало бы поработать и в других магазинах нашей компании, это был бы незаменимый опыт для тебя. Поэтому давай с тобой вместе составим план твоей подготовке к ЦО?

-……..

Кейс7.