Тема 5. Сбор информации о бизнес-процессах.

Первым этапом анализа процессов является сбор информации о них. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования.

Удобным инструментом для сбора информации, необходимой для моделирования и анализа процессов, является информационная таблица и другие формы, разработанная специалистами Государственного университета управления. Они предлагают следующие рабочие формы, в которых фиксируется деятельность организационной единицы (подразделения или сотрудника) (см. таблицу 2). В колонку 1 выписываются виды деятельности (работы, задачи, функции и прочее) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документации. В колонке 2 ставится отметка об актуальности такой информации. В случае если подразделение или работник действительно выполняют данную работу, то актуальность обозначается «галочкой». Если данная работа не выполняется, то в колонке 2 напротив работы ставиться «нолик». В колонке 3 проставляется периодичность осуществления данной деятельности – ежедневно, еженедельно, ежеквартально или иное. В результате решения любой управленческой задачи должен рождаться документ. Название такого документа заносится в колонку 4, где так же может быть приведена ссылка на код формы документа. В колонке 5 фиксируется исполнитель данной работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то данная графа отсутствует, но над шапкой таблицы должно быть указано, кто является исполнителем данных работ. В колонке 6 оценивается трудоемкость выполнения данного вида деятельности в человеко-часах. В качестве примечаний (колонка 7) обычно указываются предложения по оптимизации выполнения работы, проблемы, возникающие при решении данной задачи, и прочее. После того как список всех работ, указанных в документации, исчерпан, в таблице проводится красная (или двойная) черта, после которой в том же порядке указываются работы не отраженные в документации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.

Более подробное описание процессов можно получить, используя информационную таблицу 3.

Порядок заполнения ее таков:

1. В общем случае работа имеет несколько входящих документов и несколько исходящих документов. Количество входящих и выходящих документов в общем случае не равно.

2. Каждый документ заносится в отдельную ячейку. Один документ может рассылаться в несколько подразделений / организаций и по различным видам связи.

Процесс сбора информации должен быть обязательно административно подкреплен приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.

Формы всех рабочих документов, упомянутых в информационной таблице, так же должны быть представлены исследователям. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и составить опись по форме таблицы 4.

Порядок формирования перечня:

1. Все пересылаемые документы заносятся в опись. Сама опись пересылается как лист файла *.xls в виде вложенного документа в основное сообщение по электронной почте.

2. В случае передачи документов в бумажном виде создается подшивка, в которой все документы нумеруются в верхнем правом углу. На всю подшивку создается опись, которая подшивается первым листом к другим документам в одну подшивку.

3. В случае если одна часть документации передается в бумажном виде, а другая часть – в электронном, в опись заносятся пронумерованные бумажные документы, а затем перечисляются документы, передаваемые в электронном виде.

Таблица 2-Анализ деятельности организационной единицы

Таблица 3 -Информационная таблица

Таблица 4 -Форма описи документов.

Также полезной информацией является описание самим сотрудником своих должностных обязанностей. Описанные выше формы можно использовать как для анкетирования, так для интервьюирования. На основе полученной информации (при необходимости своевременно пополняя и актуализируя ее путем проведения дополнительных интервью) можно начать моделировать процессы