Теоретические сведения. «Определение характеристик объекта автоматизации путем проведения функционально-стоимостного анализа диаграммы IDEF0».

Лабораторная работа № 2

«Определение характеристик объекта автоматизации путем проведения функционально-стоимостного анализа диаграммы IDEF0».

Цель работы: получить навыки использования функционально-стоимостного анализа для определения характеристик объекта автоматизации, научиться определять новые свойства для работ и потоков, создавать и определять источники затрат, выбирать единицы измерения для стоимости и времени, определять взнос деятельности к источнику затрат, определять общую стоимость процесса, генерировать и анализировать отчеты ценовых характеристик модели.

Теоретические сведения

1.1. Метод функционально-стоимостного анализа.

При исследовании и анализе объекта автоматизации сначала строится функциональная модель существующей организации работы – AS-IS. После построения модели AS-IS проводится анализ бизнес-процессов, перенаправляются и улучшаются материальные и информационные потоки и, наконец, строится модель ТО-ВЕ. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Проблема состоит в том, что таких критериев много и непросто определить важнейший. Для того чтобы определить качество созданных моделей с точки зрения эффективности бизнес-процессов, необходима система метрики. Одним из способов получения характеристик объекта автоматизации и оценки построенных моделей является функционально-стоимостной анализ (ФСА) (Activity Based Costing, ABC).

ФСА – метод определения стоимости и других характеристик изделий, услуг и потребителей, использующих в качестве основы функции и ресурсы, задействованные в производстве, маркетинге, продаже, доставке, технической поддержке, оказании услуг, обслуживании клиентов, а также обеспечении качества. ФСА представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора сведений о затратах, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. ФСА основан на модели работ, поскольку количественная оценка невозможна без детального понимания функциональности предприятия. Обычно ФСА применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ, а, соответственно, моделей функциональной и организационной структур объектов автоматизации, при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Reengineering, BPR). С помощью ФСА можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (и которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой предлагаемых изменений т. д.

ФСА позволяет выполнить следующие виды работ:

- определение и проведение общего анализа себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, сбыт, менеджмент качества, техническое и гарантийное обслуживание и др.);

- проведение функционального анализа, связанного с установлением и обоснованием функций, выполняемых структурными подразделениями предприятий, с целью обеспечения выпуска продукции и оказания услуг высокого качества;

- определение и анализ основных и дополнительных функциональных затрат;

- сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счет упорядочения функций структурных подразделений предприятия;

- анализ предложений по интегрированному улучшению результатов деятельности предприятия.

Метод ФСА разработан как «операционно-ориентированная» альтернатива традиционным финансовым подходам. В частности, в отличие от традиционных финансовых подходов метод ФСА:

- предоставляет информацию в форме, понятной для персонала предприятия, непосредственно участвующего в бизнес-процессе;

- распределяет накладные расходы в соответствии с детальным просчетом использования ресурсов, подробным представлением о процессах и их влиянием на себестоимость, а не на основании прямых затрат или учета полного объема выпускаемой продукции.

Цель создания ФСA-модели для совершенствования деятельности предприятий – достичь улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Проведение расчетов по ФСА-модели позволяет получить большой объем ФСА-информации для принятия решения.

Концепция ФСА позволяет представить управленческую информацию в виде финансовых показателей. Используя в качестве единиц измерения финансовых показателей условные единицы или выбранную валюту, ФСА-метод отображает финансовое состояние компании лучше, чем это делает традиционный бухгалтерский учет. Это происходит потому, что ФСА-метод физически отражает функции людей, машин и оборудования. ФСА-метод отображает уровень потребления ресурсов функциями, а также причины, по которым эти ресурсы используются.

ФСА-информацию можно использовать как для оперативного управления, так и для принятия стратегических решений. На уровне тактического управления информацию из ФСА-модели можно использовать для формирования рекомендаций по увеличению прибыли и повышению эффективности деятельности организации. На стратегическом – как помощь в принятии решений относительно реорганизации предприятия, изменения ассортимента продуктов и услуг, выхода на новые рынки, диверсификации и т.д. ФСА-информация показывает, как можно перераспределить ресурсы с максимальной стратегической выгодой, помогает выявить возможности тех факторов (качество, обслуживание, снижение стоимости, уменьшение трудоемкости), которые имеют наибольшее значение, а также определить наилучшие варианты капиталовложений.

Основные направления использования ФСА-модели для реорганизации бизнес-процессов – это повышение производительности, снижение стоимости, трудоемкости, времени и повышение качества.

Повышение производительности включает в себя три этапа. На первом этапе осуществляется анализ функций для определения возможностей повышения эффективности их выполнения. На втором – выявляются причины непроизводительных расходов и пути их устранения. И, наконец, на третьем этапе осуществляется мониторинг и ускорение нужных изменений с помощью измерения основных параметров производительности.

Что касается снижения стоимости, трудоемкости и времени, то с помощью ФСА-метода можно так реорганизовать деятельность, чтобы было достигнуто устойчивое их сокращение. Для этого необходимо сделать следующее:

- сократить время, необходимое для выполнения функций;

- устранить ненужные функции;

- сформировать ранжированный перечень функций по стоимости, трудоемкости или времени;

- выбрать функции с низкой стоимостью, трудоемкостью и временем;

- организовать совместное использование всех возможных функций;

- перераспределить ресурсы, высвободившиеся в результате усовершенствований.

Очевидно, что перечисленные выше действия улучшают качество бизнес-процессов. Повышение качества бизнес-процессов осуществляется за счет проведения сравнительной оценки и выбора рациональных (по стоимостному или временному критерию) технологий выполнения операций или процедур.

В основе управления, основанного на функциях, лежат несколько аналитических методов, использующих ФСА-информацию. Это – стратегический анализ, стоимостной анализ, временной анализ, анализ трудоемкости, определение целевой стоимости и исчисление стоимости, исходя из жизненного цикла продукта или услуги.

Одним из направлений использования принципов, средств и методов ФСА является планирование бюджета, основанное на функциях. Планирование бюджета использует ФСА-модель для определения объема работ и потребности в ресурсах. Можно выделить два пути использования:

выбор приоритетных направлений деятельности, увязанных со стратегическими целями;

разработка реалистичного бюджета.

ФСА-информация позволяет принимать осознанные и целенаправленные решения о распределении ресурсов, опирающиеся на понимание взаимосвязей функций и стоимостных объектов, стоимостных факторов и объема работ.

Связанность методов IDEF0 и ФСА заключается в том, что оба метода рассматривают предприятие, как множество последовательно выполняемых функций, а дуги входов, выходов, управления и механизмов IDEF0-модели соответствуют стоимостным объектам и ресурсам ФСА-модели. На рис. 1 представлена концептуальная модель ФСА-метода, из которой четко видно, что Ресурсы (Затраты) в ФСА-модели - это входные дуги, дуги управления и механизмов в IDEF0-модели (Рис. 2), Продукты (Стоимостные объекты) ФСА-модели - это выходные дуги IDEF0-модели, а Действия ФСА-метода - это Функции в IDEF0-модели [4].

Рис. 1. Концептуальная схема ФСА-метода.

Рис. 2. Функциональный блок и интерфейсные дуги.

На более низком уровне, а именно, уровне функционального блока связь IDEF0- и ФСА-моделей базируется на трех принципах:

- функция характеризуется числом, которое представляет собой стоимость или время выполнения этой функции;

- стоимость или время функции, которая не имеет декомпозиции, определяется разработчиком системы;

- стоимость или время функции, которая имеет декомпозицию, определяется, как сумма стоимостей (времен) всех подфункций на данном уровне декомпозиции.

Описанная методология предусматривает выявление источников затрат ресурсов и их распределение между соответствующими работами.

1.2. Проведение функционально-стоимостного анализа с использованием инструментального средства BPWin

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели – стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP) [4].

Элементы ФСА в BPwin базируются на таких ключевых понятиях [4].

Источник затрат (центр затрат) – отдельная статья затрат организации. Например: закупка нового оборудования или профилактический и текущий ремонты существующего, переквалификация сотрудников, сопровождение автоматизированной системы управления и тому подобное.

Частота работы – сколько раз выполняется данная работа на протяжении одного выполнения соответствующей родительской работы.

Продолжительность работы – продолжительность одного выполнения работы.

Присоединение (связывание) работы к источнику затрат означает, что выполнение деятельности вносит определенную сумму к статье затрат соответствующего источника.

Общая стоимость – сумма затрат для всех источников, связанных с работой.

Между источниками затрат и работами установлено отношение «многие – ко многим», которое означает, что каждой деятельности может принадлежать до нескольких источников затрат и каждый источник затрат может формироваться несколькими работами.

При проведении стоимостного анализа в BPwin сначала задаются единицы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties (меню Edit/Model Properties), закладка АВС Units (рис. 3).

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например, гривна), ее можно добавить. Символ валюты по умолчанию берется из настроек Windows. Диапазон измерения времени в списке Unit of measurment достаточен для большинства случаев - от секунд до лет.

Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Editor (меню Edit/ABC Cost Centers (рис. 4).

Рис. 3 Диалог настройки единиц измерения и времени

Рис 4. Диалог Cost Center Editor

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition. Список центров затрат упорядочен. Порядок в списке можно менять при помощи стрелок, расположенных справа от списка. Задание определенной последовательности центров затрат в списке, во-первых, облегчает последующую работу при присвоении стоимости работам, а во-вторых, имеет значение при использовании единых стандартных отчетов в разных моделях. BPwin сохраняет информацию о центрах затрат и UDP в виде указателей, т. е. хранятся не названия центров затрат, а их номера. Поэтому, если нужно использовать один и тот же стандартный отчет в разных моделях, списки центров затрат должны быть в них одинаковы.

Рис 5 Диалог задания стоимости работы.

Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сначала вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх.

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если работы выполняются последовательно. Встроенные возможности BPWin позволяют разрабатывать упрощенные ФСА-модели, которые тем не менее оказываются чрезвычайно полезными при предварительной оценке затрат. Если схема выполнения более сложная (например, работы производятся альтернативно), можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы для каждой работы вручную (Override Decompositions). В этом случае результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнорироваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбранного режима, поэтому при выключении опции Override Decompositions расчет снизу вверх производится обычным образом.

Рис 6. Диалог настройки отчета по стоимостям работ.

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость (по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения работы. Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню Edit/Model Properties), закладка Display, ABC Data, ABC Units.