Виды документов по личному составу

Лекция 8. Документирование трудовой деятельности

Виды документов по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате;

· личные карточки формы Т-2.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника

При приеме на постоянную работу оформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:

1) заявление;

2) трудовой контракт (договор) с работником;

3) приказ о приеме;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказ о приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1) заявление (представление);

2) контракт;

3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.