Р. 1. Контроль выполнения и экспедирования заказов

ЛЕКЦИИ ПМ 04. Оценка эффективности работы логистических систем и контроль логистических операций

Р.1. КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ И ЭКСПЕДИРОВАНИЯ ЗАКАЗОВ

Тема 1 Отношения между складом и транспортной службой

п.1. ПриемкаТМЦ на складах

Четкая организация обслуживания клиентов складом предполагает своевременное и правильное планирование завоза материалов, то есть надлежащие организацию и порядок выполнения работ по завозу, выгрузке, рассортировке и приемке поступающих на склад материалов и изделий. Планы завоза составляются заготовительными группами в отделе снабжения при участии завскладом. Благодаря таким планам появляется возможность уточнить время разгрузки, выделить рабочих и машины, укомплектовать необходимую документацию.

В нынешних условиях товарно-материальные ценность поступают в складское хозяйство компании как от местных, так и – все чаще – от иногородних поставщиков, причем в обоих случаях доставка производится обычно автомобильным транспортом. Однако от иногородних доставка может также осуществляться (при больших партиях товара) по железной дороге или водным транспортом, что необходимо учитывать в работе.

Выгруженные материалы сортируются, распаковываются, принимаются по количеству и качеству, формируются в тару (например пакетоформирующей машиной) с последующей укладкой на места хранения. При выгрузке и укладке ценностей следует обращать внимание на надписи «Осторожно», «Не бросать», «Не кантовать», «Верх» и т. д. Если на таре нет таких надписей, но ответственное за погрузку лицо знает об их необходимости, оно должно велеть грузчикам соблюдать осторожность, а по завершении основного блока работ дать указание кладовщикам нанести надписи соответствующего содержания.

Приемка ТМЦ на складах включает в свой состав следующие операции:

1) проверку количества и качества поступивших материалов и изделий (причем проверка количества поступившего материала должна предшествовать проверке качества);

2) оформление приемки соответствующими документами, которые после сдаются в бухгалтерию;

3) принятие материальных ценностей на учет – складской и бухгалтерский.

Приемку материалов на складе обычно осуществляет завскладом либо кладовщик, при необходимости – совместно с представителями отдела технического контроля или технического отдела. Приемку материалов особо ответственного назначения и наиболее ценных осуществляет специальная комиссия, причем номенклатура таких материалов и состав приемной комиссии устанавливается отделом снабжения (иногда – по согласованию с отделом технического контроля) и утверждается главным инженером на промышленных предприятиях, а в торговых компаниях – руководителем.

Факт приемки оформляется соответствующим актом. В целях складского и бухгалтерского учета за начало приемки принимается день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов нужна не единственно как фактор правильного ведения учета и отчетности, но она также обеспечивает своевременное предъявление претензий поставщикам (в случаях, когда поступившие материалы ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам). Вдобавок быстрое принятие поступивших ТМЦ на учет сокращает возможности для его порчи и хищений.

Качество и количество материалов определяется в процессе приемки в соответствии с особыми условиями договора поставки, сопроводительной документацией, а также указаниями соответствующих ГОСТов и технических условий, утвержденными законодательно. Количество поступивших ТМЦ определяется путем пересчета, обмера, взвешивания и т. д. Качество устанавливается путем внешнего осмотра и лабораторных испытаний отобранных образцов. При обнаружении несоответствия веса нетто, количества товарных единиц и т. д. с данными, указанными в сопроводительных документах (договоре, ГОСТе) получатель обязан приостановить вскрытие остальных мест, с тем чтобы вызвать представителей поставщика. В случае неявки их в установленные сроки завскладом продолжает проверку прибывшей партии, но на сей раз в присутствии представителей незаинтересованной организации. По итогам проверки составляется акт, который подписывается присутствующими.

Документом от поставщика, играющим важнейшую роль при приемке материалов и изделий на складе, является сертификат или паспорт, которым удостоверяется качество материала. (Отметим, что сертификаты принято выдавать на сырье, материалы и полуфабрикаты, а паспорта – на изделия и оборудование. Разновидностью сертификата является кипная карта, выдаваемая на ткани производителем – текстильным предприятием – либо его полномочным торговым представителем.)

Материалы, от приемки которых склад отказался в силу тех или иных причин, надлежит хранить и учитывать обособленно. Таковые считаются принятыми на ответственное хранение.

п.2. Подъемно-транспортные машины

Рост производительности труда и удешевление стоимости складских работ на промышленных предприятиях и в торговых компаниях зависит во многом от внедрения новых средств механизации, с одной стороны, и улучшения использования имеющихся подъемно-транспортных машин, с другой. Ранее уже были рассмотрены некоторые принципы эксплуатации погрузочно-разгрузочной техники и основные виды подобных машин. Сейчас стоит остановиться на этом вопросе и рассмотреть его в аспекте взаимодействия склада и транспортной службы, поскольку взаимодействие это тем интенсивнее и результативнее, чем более рационально организовано использование в складском хозяйстве подобных механизмов.

Классификация подъемно-транспортных машин. Для начала ознакомимся с классификацией подъемно-транспортных машин и устройств. Существует несколько классификаций подъемно-транспортных машин и устройств, смотря по их признакам: (1) по характеру и направлению движения перемещаемого груза, (2) по роду перемещаемого груза, (3) роду движущей силы, (4) типам конструкций и т. д.

По характеру движения перемещаемого груза подъемно-транспортные машины принято подразделять на две группы: машины периодического (прерывного) и непрерывного действия. К подъемно-транспортным машинам периодического (прерывного) действия относят машины, перемещающие различные материалы преимущественно отдельными порциями, процесс их работы цикличен. К подъемно-транспортным машинам непрерывного действия относят устройства, перемещающие различные материалы преимущественно непрерывным потоком.

По характеру работы и способу перемещения материалов подъемно-транспортные машины (как периодического, так и непрерывного действия) различаются на три базовые группы: (1) перемещающие материалы в горизонтальном и слегка наклонном направлении; (2) перемещающие материалы в вертикальном и резко наклонном направлении; (3) перемещающие материалы в смешанном направлении (горизонтальном, вертикальном и наклонном).

Подъемно-транспортные машины периодического действия, перемещающие материалы в горизонтальном и слегка наклонном направлении, включают в себя следующие виды техники: различные ручные и механические тележки, механические лопаты, скреперы и т. д. Машины периодического действия, перемещающие материалы в вертикальном и резко наклонном направлении, включают в себя следующие виды техники: тали, штабелеукладчики, грузовые лифты, ковшовые подъемники и т. д. Машины периодического действия, перемещающие материалы в смешанном направлении, включают в себя следующие виды техники: самоходные погрузчики, электротали, различные краны и т. д.

Подъемно-транспортные машины непрерывного действия, перемещающие материалы в горизонтальном и слегка наклонном направлении, включают в себя следующие виды техники: различные конвейеры, наземные дороги с механической тягой и т. д. Машины непрерывного действия, перемещающие материалы в вертикальном и резко наклонном направлении, включают в себя следующие виды техники: элеваторы, многолюлечные подъемники и т. д. Машины непрерывного действия, перемещающие материалы в смешанном направлении, включают в себя следующие виды техники: пространственные конвейеры, подвесные канатные дороги и т. д.

Наряду с указанными классами техники существуют специальные вспомогательные устройства, служащие для погрузочно-разгрузочных работ. К технике этого класса относят разгрузочные эстакады, бункерные и полубункерные устройства, вагоноопрокидыватели и т. д.

Технико-эксплуатационные требования к подъемно-транспортным машинам. Теперь обратим наше внимание на технико-эксплуатационные требования, предъявляемые к подъемно-транспортным машинам. Даже поверхностное знакомство с машинами и устройствами для складской переработки различных материалов показало, что с данной целью могут свободно применяться самые разнообразные типы подъемно-транспортных машин и устройств. Скажем, для работы с затаренными и штучными грузами могут применяться всевозможные тележки, конвейеры, краны, погрузчики и т. д. Естественно, возникает вопрос о том, как найти из всего этого разнообразия именно то средство, которое окажется удобным и экономически выгодным применительно к переработке конкретного вида материалов. Удобство и экономическая эффективность применения тех или иных механизмом зависит от специфики грузооборота, а также – в немалой степени! – от характера перерабатываемых материалов, их веса, габаритных размеров, иных условий.

Установить и выбрать наиболее выгодный для данного склада тип подъемно-транспортной машины позволяет тщательный экономический анализ, основанный на инженерно-математических расчетах. В первую очередь выбор подъемно-транспортных машин и устройств определяется следующими факторами:

1) эксплуатационная надежность в работе машин и устройств, необходимая прочность и устойчивость, небольшой собственный вес;

2) безопасность машин и устройств для обслуживающего персонала;

3) соответствие производительной мощности машин и устройств условиям и объему работ;

4) максимальная однотипность машин и устройств для погрузочно-разгрузочных и внутрискладских работ на конкретном участке или на конкретной стадии технологического процесса (за счет чего достигаются взаимозамена, комплексная механизация, автоматизация, удобство обслуживания техники);

5) обеспечение машинами и устройствами качественной и количественной сохранности перерабатываемых материалов;

6) соответствие машин и устройств наличию местных энергетических ресурсов;

7) учет вида габаритных размеров и веса перерабатываемых материалов при выборе типа подъемно-транспортных машин;

8) экономичность применяемых машин и устройств при высоком КПД.

Перерабатывающая способность подъемно-транспортных машин. В экономическом анализе эффективности применения всевозможных машин и устройств при производстве складских работ в ходе взаимодействия с транспортной службой немалое значение для прогнозирования простоев грузового транспорта имеет значение перерабатывающей способности складской техники. Производительность подъемно-транспортных машин вычисляется с применением таких показателей, как техническая норма производительности, производственная норма выработки и фактическая выработка.

Техническая норма представляет собой величину, которая показывает проектную, то есть паспортную производительность машины или устройства в случае ее/его полной загрузки (при правильной организации работ). Техническая норма периодически перепроверяется, так как ее значение повышается по мере усовершенствования техники и методов организации работ.

Производственная норма представляет собой величину, которая служит характеристикой производительности машины или устройства в конкретных производственных условиях, а также с учетом использования ее на переработке определенных видов материалов (по времени и загрузке) в течение рабочей смены. Производственная норма выступает основанием для установления производственного задания на планируемый период (сутки, месяц, квартал, год).

Фактическая выработка машины или устройства представляет собой величину, которая равна количеству материала (штуки, центнеры, кубометры), перерабатываемого в среднем за одну смену работы в течение установленного периода времени.

А теперь познакомимся с несколькими рабочими формулами. Производительность Q машины периодического действия выражается в центнерах в час и находится следующим образом:

Q = qna,

или

Q = qгрn

где q – грузоподъемность машины (в тоннах или центнерах); а – коэффициент использования машины по грузоподъемности; qгр – количество груза, перемещаемого машиной за один цикл (в тоннах или центнерах); n – количество сделанных циклов (или рейсов) за час, причем n = 3600/Т (Т – это время, расходуемое на один цикл и записываемое в секундах).

Совет: выбор системы величин (метры или километры, секунды или часы, центнеры или тонны) зависит от специфики конкретных технологических процессов и операций. Единожды выбранный комплекс единиц должен применяться и впоследствии, иначе в результатах вычислений возникнет существенное расхождение. При подсчете циклов через выражение 3600/Т длительность Т может выражаться исключительно в секундах; если процесс слишком длительный, то применять секунды неудобно – им стоит предпочесть минуты и выражение примет вид 480/Т (где 480 – число минут в 8-часовой смене).

Заметим, что полным циклом называется комплекс операций, которые выполняет машина при перемещении материала с одного места на другое. Время полного цикла при последовательном выполнении данных операций определяется по формуле:

T = tп + tр + – tt,

где tп – время, расходуемое на погрузку или захват материала; tр – время, расходуемое на разгрузку или освобождение материала от захвата; tt – время, расходуемое на соответствующие операции работы машины.

Возможны более трудные случаи, когда комплекс операций в составе цикла не является последовательностью. Так, в работе некоторых погрузочно-разгрузочных машин (в особенности кранов и т. д.) имеет место совмещение движений. Тогда Т рассчитывается как Т = Т?. Здесь? – коэффициент совмещения движений или операций. Он принимается равным 0, 8 для мостовых кранов и 0, 7 – для передвижных стреловых.

Производительность Q подъемно-транспортных машин непрерывного действия находится следующим образом:

Q = 3, 6q1v

где q1 – средняя интенсивность нагрузки (полезный груз, приходящийся на 1 погрузочный метр длины загруженной части машины), v – скорость, обычно выражаемая в метрах в секунду.

п.3 Грузоперевозка со склада клиенту

Документы, сопровождающие договор поставки

Успешное осуществление коммерческой деятельности во многом зависит от своевременного исполнения сторонами договора. Поэтому важной частью коммерческой работы является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставки товаров. Это позволяет обеспе­чить своевременное и бесперебойное поступление товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и в предусмотренном количестве. Исполнение договоров поставки товаров контролирует­ся по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству и комплектности поставляемых това­ров, соблюдению транспортных условий, расчетной дис­циплины. Отслеживаются также вопросы организации оборота тары и средств пакетирования, выполнения усло­вий отгрузки, порядка согласования цены. Контролируют наличие и правильное оформление сопроводительных до­кументов.

Исполнение договоров поставки сопровождается подго­товкой и оформлением большого количества документов. Так, обслуживание продвижения товаров осуществляют различные звенья: производственные, транспортные, по­среднические и торговые предприятия.

Большое значение имеют документы, содержащие сведения об ассортименте, количестве и стоимости това­ров, их основных отличительных признаках (размеры, сорта и т. д.).

Одним из основных документов этой группы является счет-фактура, который выписывается продавцом на имя покупателя при отгрузке товаров и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в нем сумму. В счете-фактуре указывают:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование, идентификационный номер и почтовый адрес поставщика товара;

- наименование и почтовый адрес получателя товара;

- наименование товара;

- страну происхождения товара;

- номер грузовой таможенной декларации (при реализа­ции товара отечественного производства в соответствую­щей графе ставится прочерк);

- стоимость (цену) товара;

- сумму налога на добавленную стоимость;

- дату составления счет-фактуры и др.

В спецификации, прилагаемой к договору и являющейся его неотъемлемой частью, указывается в развернутом виде ассортимент товаров, подлежащих поставке, их количест­во, цена, сумма и сроки поставки. В соответствии со спе­цификацией должна осуществляться отгрузка товаров.

Очень важную роль играют документы, удостоверяю­щие качество товаров. Стороны, заключая договор, долж­ны определить вид документа, которым будет удостове­ряться качество товара.

При поставке товаров, подлежащих обязательной сер­тификации, в наличии обязательно должны быть сертифи­каты соответствия, являющиеся определенной гарантией доброкачественности товаров, их безопасности для окру­жающей среды, жизни и здоровья потребителей.

В левом верхнем углу сертификата соответствия наносится знак соответствия на продукцию, которая про­шла сертификацию и имеет стабильное качество.

Сертификат должен иметь регистрационный номер. Под номером указывается срок действия сертификата.

Далее следует название органа по сертификации с ука­занием адреса и номера телефона, а также его регистраци­онного номера по Государственному реестру.

Затем указываются наименование, тип, вид, марка, тех­нические условия или другой нормативный документ, по которому выпускается товар, а также информация о том, что это — «серийный выпуск», «партия» или «единичное из­делие» (в последних двух случаях проставляется номер и размер партии или номер самого изделия).

Обязателен номер товарно-транспортной накладной, до­говора, контракта или документа о качестве продукции.

В тех случаях, когда партия товаров достаточно велика, и в отведенном на бланке сертификата месте нельзя уме­стить наименование всех товаров, к нему дается приложе­ние — перечень продукции, на которую распространяется его действие.

В сертификате указывается также информация о про­изводителе или продавце (полное наименование, юридиче­ский адрес и т. д.), перечисляются нормативные докумен­ты, на соответствие которым проводились испытания, предшествующие выдаче сертификата, документы, кото­рые были учтены органом по сертификации при выдаче сертификата (например, протоколы испытаний, ветери­нарные свидетельства, гигиенические заключения и др.). Все подписи на сертификате удостоверяются печатью ор­гана сертификации установленного образца. После этого декларируется, что «Сертификат имеет юридическую силу на всей территории Российской Федерации».

Кроме того, если товары поставлены по внешнеэконо­мическим связям, то дополнительно потребуются докумен­ты, оформляющие пропуск грузов через границу, и доку­менты, необходимые при прохождении товаров через таможни.

Учет исполнения договоров поставки может осуществ­ляться с помощью специальных карточек или журналов. В них на основании сопроводительных документов фикси­руются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения Поставщиками договоров. Полученная информация о ходе выполнения договора поставки позволяет получателю товаров принять своевременные меры воздействия на поставщика, в том числе и предъявить претензию.

Более прогрессивным и оперативным является автомати­зированный учет выполнения договоров поставки товаров с помощью компьютерной техники. При этом предоставляется возможность контролировать выполнение договоров постав­ки в более детализированном виде, обрабатывать большие объемы коммерческой информации и оперативно использо­вать ее в коммерческой деятельности.

Договор поставки. Транспортировка грузов заказчику осуществляется в соответствии с договором поставки. Этот документ является организационно-распорядительным, от него зависит обоснованность и правомерность действий всех работников складского хозяйства, участвующих в обслуживании транспортной экспедиции.

Образец договора поставки в приложении 1. Фирма, располагающая развитым складским хозяйством, имеет возможность вкладывать денежные средства в развитие именно складов и баз, сокращая при этом автопарк. Проблема доставки грузов со склада заказчику решается путем аутсорсинга, то есть – в данном случае – путем переложения заданий по транспортировке товарно-материальных ценностей клиентуре на предприятие-посредник, специализирующееся на грузоперевозках. Такое предприятие называется автотранспортным. Образец договора на оказание услуг автотранспортным предприятием в приложении 2.

п.4. Расчет максимальной емкости резервуаров для транспортировки груза.

В завершение темы закроем вопрос о расчете вместимости грузового транспорта для нужд текущих вычислений. Предельно возможная вместимость транспорта для формул складского грузооборота находится через максимальную емкость единичного резервуара для транспортировки груза заданной формы. При этом используются тривиальные формулы стереометрии, известные каждому со школы. Напомним их.

Наиболее типичны следующие типы резервуаров: 1) цилиндрический вертикальный резервуар с плоскими днищами; 2) цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически вогнутыми днищами; 3) цилиндрический вертикальный резервуар со сферически выпуклым днищем; 4) прямоугольный резервуар, то есть емкость в форме прямоугольного параллелепипеда; 5) цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически выпуклыми днищами; 6) резервуар конической формы с основанием в виде круга (фигура – усеченный конус); 7) резервуар-бочка. Удобные формулы для вычисления объема указанных резервуаров следующие.

Цилиндрический вертикальный резервуар с плоскими днищами (цилиндр):

Цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически вогнутыми днищами:

где коэффициент.

Цилиндрический вертикальный резервуар со сферическим днищем:

Прямоугольный резервуар (прямоугольный параллелепипед):

V = abh.(24)

Цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически выпуклыми днищами:

Резервуар конической формы с основанием в виде круга (усеченный конус):

Резервуар-бочка:

или – в упрощенном виде:

Однако первая формула более наглядна, она позволяет вывести другую формулу, основанную на неравенстве оснований бочки. В первом случае оба днища равны, теперь же рассмотрим случай, когда одно днище больше другого:

При этом используемые символы означают следующие геометрические величины (см. тж. рис. 5): V – объем, a и b – длина и ширина, h – высота, r – малый радиус, R – большой радиус, f – линейная длина (например при измерении глубины выпуклости), d (также d1, d2) – диаметр (диаметры).

Величины для определения емкости резервуаров для транспортировки груза: а) цилиндрический резервуар с плоскими днищами; б) цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически вогнутыми днищами; в) цилиндрический вертикальный резервуар со сферически выпуклым днищем; г) прямоугольный резервуар; д) цилиндрический горизонтальный резервуар со сферически выпуклыми днищами; е) резервуар в виде усеченного конуса; ж) резервуар-бочка.