Определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа

Несмотря на все преимущества электронного способа согласования, максимальный эффект от него можно получить только в случае правильного определения и регламентирования срока, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить свою визу согласования. Так, если срок, отведенный на согласование, будет завышен, то это увеличит длительность согласования. Если он будет слишком мал, то это приведет к некачественному анализу проекта документа или к игнорированию согласующими установленного срока согласования. А так как объем документов одного вида может сильно различаться⁶, то устанавливать единый срок согласования проектов организационно-распорядительных документов или отдельных видов организационно-распорядительных документов не оптимально.

Для повышения эффективности процесса согласования проектов документов Управление документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» предложило определять сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов в зависимости от их объема. Другими словами, срок, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить визу, рассчитывается в зависимости от количества страниц проекта документа и его приложений.

Мы установили 3 срока согласования в зависимости от объема проекта организационно-распорядительного документа и всех его приложений:

• до 20 страниц – 3 рабочих дня;
• от 20 до 50 страниц – 4 рабочих дня;
• свыше 50 страниц – 6 рабочих дней.

Начало исчисления срока согласования зависит от вида маршрута согласования:

• при параллельном маршруте согласования срок согласования исчисляется для всех согласующих с момента направления проекта документа;
• при последовательном маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждого согласующего с момента направления ему проекта документа;
• при комбинированном (параллельно-последовательном) маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждой очереди⁷ согласования с момента направления проекта документа согласующим, включенным в данную очередь.

В локальном нормативном акте организации могут быть приведены исключения из правила определения сроков согласования, связанные, например, с «наполнением» проекта документа. Так, в локальном нормативном акте Госкорпорации «Росатом» установлено, что срок проектов документов, созданных во исполнение поручений Президента РФ, Правительства РФ, других государственных органов, может быть сокращен.

Маршрут движения проекта документа, включая срок согласования, указывается в ЕОСДО при создании проекта. Когда проект документа поступает согласующему, он видит период времени, который отведен ему на согласование. Согласующий может согласовать проект документа раньше установленного срока. После внесения согласующим визы в ЕОСДО (или всеми согласующими, включенными в одну очередь) проект документа автоматически переходит на следующую очередь согласования, а при отсутствии следующей очереди согласования направляется на подписание⁸.

В ЕОСДО, кроме срока согласования, также автоматически фиксируется время ввода визы в систему. На основании этих данных можно построить отчеты, позволяющие контролировать соблюдение сроков согласования.

Отметим, что определение сроков согласования в зависимости от объема проекта документа – это «ноу-хау» нашей корпорации, т.к. подобный подход мы не встречали ни в нормативно-методических документах, ни в учебных пособиях по делопроизводству. Однако в настоящее время во многих СЭД срок согласования проектов документов может задаваться в зависимости от объема проекта. С точки зрения авторов статьи, использование данного решения позволит более эффективно осуществлять согласование, оптимизировав сроки его проведения.

Вы тоже можете использовать в своей СЭД данное решение. Для этого нужно определить и указать в локальном нормативном акте сроки согласования и соответствующие им объемы проектов документов, а также при необходимости произвести донастройки СЭД.

См. статью «Юридические аспекты работы с протоколами разногласий». Из № 11' 2010 вы узнаете об особенностях оформления протокола разногласий к гражданско-правовым договорам; чем он отличается от приложения к договору, допсоглашения, протокола о намерениях, протокола переговоров и от протокола урегулирования разногласий (с которым его чаще всего путают). Опубликованы 6 подробных образцов документов, которые пригодятся вам в договорной работе. В № 12' 2010: Как направить протокол разногласий контрагенту (с подписанным договором или без и др.)? Последствия игнорирования вашей организацией полученного протокола разногласий. Опубликованы образцы нескольких документов с комментариями относительно оптимальных формулировок