Как доказать, что Инструкция по делопроизводству является главным нормативным документом, регламентирующим технологию работы с документами?

• Рейтинг 4
• 1 комментарий
• 9176 просмотров

Автор вопроса:

• Колядина Елена Васильевна | начальник управления общими вопросами

Автор ответа:

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт Гильдии Управляющих Документацией

На некоторых крупных предприятиях, там, где существует подразделение менеджмента качества, пытаются заменить Инструкцию по делопроизводству на стандарт предприятия по управлению документацией, где также описываются процессы работы с документами, хранение и передача их в архив, виды документов, требования к их оформлению. Какие аргументы должны быть выдвинуты, чтобы доказать, что Инструкция по делопроизводству является главным нормативным документом, регламентирующим технологию работы с документами?

Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» установлено, что на основе утвержденных Правил федеральные органы исполнительной власти издают инструкции по делопроизводству (п. 2 и 3 Постановления и п. 3 Правил). В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» данное требование должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления (п. 2 ст. 11). Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. данное требование для них необязательно.

Традиционно основным внутренним нормативным документом организации, устанавливающим требования к созданию документов и технологиям их обработки, является инструкция по делопроизводству. В ней устанавливаются:

• принципы организации делопроизводства,
• правила составления и оформления основных видов документов,
• общие правила предварительного рассмотрения и маршрутизации документов и особенности их обработки в зависимости от документопотоков, деятельность руководства по рассмотрению документов, проставлению резолюций и установлению сроков исполнения, работа исполнителя с документами и т.п.

К инструкции прилагаются:

• образцы и формы документов,
• учетно-регистрационные формы (все виды карточек),
• справочники и классификаторы,
• схемы документопотоков и др.

В процессе разработки инструкций по делопроизводству советуем руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Но модернизация коснулась и регламентации делопроизводства. Рекомендуем обратить внимание на лучшие практики некоторых организаций, в которых за образец разработки и оформления инструкции по делопроизводству взяты Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция создается как краткий технологический документ самого высокого уровня в данной предметной области, в структуре которого пять основных тематических разделов. Как и в Правилах делопроизводства, в данных разделах закрепляются принципиальные организационные основы, на которых разрабатываются четкие технологические требования к выполнению конкретных делопроизводственных операций на различных участках работы с документами.

В развитие инструкции по делопроизводству разрабатывается система регламентов, правил и даже стандартов (СтП), например:

• регламент/правила издания распорядительных документов на основе единоначалия;
• общие правила согласования документов;
• регламент/правила договорной работы;
• правила регистрации поступающих и отправляемых документов;
• правила/регламент приема и отправки корреспонденции через отделения почтовой связи;
• стандарт (СтП) «Составление и оформление служебных записок» и т.п.

Структура подобной системы регламентации может устанавливаться в политике управления документами в соответствие с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007 или в соответствующем стандарте предприятия (СтП).

В процессе разработки регламентирующих документов по делопроизводству необходимо также учесть, что официальный управленческий документ находится в сфере регулирования трех систем стандартов:

• стандарты серии ИСО 27000 – информационная безопасность;
• стандарты будущей серии 30300, основанной на требованиях к управлению документами на базе ИСО 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007);
• стандарты серии ИСО 9000 – система менеджмента качества (ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Каждая система (семейство) стандартов имеет свою предметную область регулирования и свою собственную сферу применения. Стандарты системы менеджмента качества направлены на регламентацию и управление п роцессами создания продукции в любом секторе промышленности или экономики (не устанавливаются требования к самой продукции) и обеспечение благодаря этому устойчивости качества продукции в соответствии с обещаниями бренда и требованиями потребителей. В системе менеджмента качества большую роль играют документы как средство фиксации информации о продукции. Политика организации в области управления качеством документируется, аудит проводится на основе действующих регламентов и стандартов, технологические процедуры документируются в спецификациях, схемах, чертежах и т.п., но сами документы не являются предметом непосредственного регулирования в данной системе стандартов, к документам не может быть применено в прямом смысле слова понятие «продукт» и не могут быть установлены потребительские свойства в аспекте качества документа. Отдел менеджмента качества не может проверять оформление распорядительных документов или устанавливать какие-либо требования к их форме, но вот отдел делопроизводства может разработать единую унифицированную форму для издания распоряжений, которыми начальники цехов устанавливают производственные режимы, вносят в них изменения или как-то иначе регулируют производственные процессы, определяющие качество продукции.

Во взаимодействии с отделом менеджмента качества рекомендуем разработать политику управления документами в соответствии с требованиями ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007, политику информационной безопасности, политику в области качества продукции. На основе этих политик далее можно будет разрабатывать уже систему регламентирующих технологических, производственных, научно-технических и организационных документов.

• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2014